Các câu hỏi thường gặp về tra cứu và quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Nguyên nhân: Do ứng dụng Itaxviewer không hỗ trợ đọc file xml hóa đơn điện tử.

Giải pháp:

• Để xem file hóa đơn định dạng xml, Anh/chị vào website tra cứu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn và tra cứu theo file xml.
• Ví dụ với hóa đơn MISA: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
• Ngoài ra có thể sử dụng website của Tổng cục Thuế, chọn chức năng Đọc hóa đơn xml để tải file lên và xem thông tin hóa đơn.

Trả lời: Hiện tại, MISA EMIS Khoản thu chỉ hỗ trợ lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đầu ra (hóa đơn xuất cho học sinh hoặc các đơn vị khác). Phần mềm không hỗ trợ tra cứu hoặc quản lý hóa đơn đầu vào của đơn vị.

Trường hợp anh/chị muốn tra cứu hóa đơn đầu vào (hóa đơn do nhà cung cấp hoặc đơn vị khác xuất cho đơn vị mình), anh/chị có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

• Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Nếu đơn vị sử dụng MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào, anh/chị đăng nhập hệ thống https://app3.meinvoice.vn/login/1 để đồng bộ và tra cứu hóa đơn đầu vào.

Lưu ý: MISA EMIS Khoản thu không có chức năng quản lý hóa đơn đầu vào, vì vậy việc không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên phần mềm là đúng theo chức năng của hệ thống.

Trả lời: Theo quy định, khi đơn vị thu học phí hoặc các khoản thu từ việc trực tiếp cung cấp dịch vụ (như học thêm, bán trú,…) thì phải lập và xuất hóa đơn điện tử cho người nộp. Việc xác định khoản thu có phải xuất hóa đơn hay không phụ thuộc vào mô hình hoạt động của đơn vị:

• Trường hợp đơn vị trực tiếp cung cấp dịch vụ (ví dụ: nhà trường tự tổ chức, thuê nhân sự để thực hiện dịch vụ và thu tiền của học sinh) thì phải xuất hóa đơn cho khoản thu đó.
• Trường hợp đơn vị chỉ thu hộ cho bên thứ ba (ví dụ: thuê đơn vị bên ngoài cung cấp dịch vụ và nhà trường chỉ thu tiền để thanh toán lại cho đơn vị đó) thì không xuất hóa đơn cho khoản thu hộ. Nếu đơn vị được bên thứ ba chi trả hoa hồng hoặc phí dịch vụ thu hộ thì đơn vị phải xuất hóa đơn đối với khoản hoa hồng hoặc phí dịch vụ này.

Anh/chị vui lòng căn cứ vào mô hình hoạt động thực tế của đơn vị để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với từng khoản thu tham khảo chi tiết tại đây.

Vấn đề: Khi thực hiện sáp nhập, cơ quan thuế yêu cầu đơn vị nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trong khi đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nguyên nhân: Hiện nay, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chỉ áp dụng trong một số trường hợp cụ thể, đặc biệt là trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Giải pháp: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dữ liệu hóa đơn đã được gửi lên hệ thống của cơ quan thuế.

Anh/chị liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hỏi lại và xác nhận:

• Đơn vị có thuộc trường hợp phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không.
• Cụ thể cần lập mẫu báo cáo nào.
• Báo cáo được lập và nộp trên HTKK, hệ thống thuế điện tử hay hình thức nào khác.

Vấn đề: Đơn vị sáp nhập, giải thể hoặc chấm dứt mã số thuế cần xử lý, hủy các số hóa đơn chưa sử dụng còn lại trên hệ thống.

Trả lời: Tùy theo trường hợp ngừng hoạt động của đơn vị, việc xử lý hóa đơn chưa sử dụng sẽ khác nhau:

• Trường hợp giải thể hoặc chấm dứt mã số thuế: Hiện chưa có quy định yêu cầu lập tờ khai ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Đơn vị có thể liên hệ Cơ quan Thuế (CQT) quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể về việc xử lý số hóa đơn chưa sử dụng.
• Trường hợp tạm ngừng kinh doanh và có xác định thời gian tạm ngừng: Thực hiện thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại đây.
• Trường hợp sáp nhập, ngừng hoạt động hoặc chấm dứt mã số thuế: Hiện chưa có quy định cụ thể về việc lập tờ khai ngừng sử dụng và hủy số hóa đơn chưa sử dụng trong trường hợp này. Đơn vị nên liên hệ CQT quản lý trực tiếp để được hướng dẫn trước khi thực hiện.

Lưu ý: Phần mềm không tự động hủy số hóa đơn chưa sử dụng để đóng mã số thuế. Việc xử lý hóa đơn trong các trường hợp ngừng hoạt động cần thực hiện theo hướng dẫn của CQT.

Trả lời: Hiện tại, phần mềm EMIS phát hành hóa đơn học phí cho học sinh nên thông tin người mua trên hóa đơn là thông tin của học sinh.

Theo Khoản 3 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ phục vụ giảm trừ chi phí giáo dục khi tính thuế TNCN phải thể hiện thông tin của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc của người nộp thuế. Vì vậy, trường hợp học sinh là người phụ thuộc của phụ huynh, hóa đơn có thể sử dụng thông tin của học sinh để làm căn cứ đề nghị giảm trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Anh/chị kiểm tra thông tin học sinh trên hóa đơn, đặc biệt là số định danh cá nhân và địa chỉ theo thông tin hộ khẩu. Trường hợp phụ huynh đề nghị bổ sung họ tên và mã số thuế của phụ huynh lên hóa đơn, nhà trường trao đổi lại với phụ huynh về quy định nêu trên để phụ huynh nắm được thông tin.