Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Hóa đơn trên phần mềm MISA EMIS Khoản thu

Nguyên nhân: Do ứng dụng Itaxviewer không hỗ trợ đọc file xml hóa đơn điện tử.

Giải pháp:

• Để xem file hóa đơn định dạng xml, Anh/chị vào website tra cứu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn và tra cứu theo file xml.
• Ví dụ với hóa đơn MISA: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
• Ngoài ra có thể sử dụng website của Tổng cục Thuế, chọn chức năng Đọc hóa đơn xml để tải file lên và xem thông tin hóa đơn.

Vấn đề: Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, một số đơn vị lập hóa đơn vào một ngày nhưng ký số và gửi cơ quan thuế vào ngày hôm sau. Do đó phát sinh thắc mắc liệu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn (chậm 1 ngày) có hợp lệ hay không và có vi phạm quy định về thời điểm lập, ký và gửi hóa đơn điện tử hay không.

Giải pháp:

Theo Khoản 7, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 9, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này)

=> Như vậy trường hợp Anh chị ký hóa đơn sau 1 ngày làm việc so với ngày lập hóa đơn thì vẫn hợp lệ.

Lưu ý: Quy định này không áp dụng đối với loại hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Giải pháp: Anh/chị có thể in/xuất khẩu danh sách hóa đơn đã phát hành hoặc xem tổng số tiền hóa đơn đã xuất theo các bước sau:

Bước 1: Trên phần mềm EMIS Khoản thu, tại thanh menu bên trái chọn Quản lý hóa đơn → chọn tab Quản lý HĐĐT → Danh sách hóa đơn. Phần mềm sẽ tự động điều hướng sang phần mềm Meinvoice

Hoặc anh/chị đăng nhập vào phần mềm Hóa đơn điện tử Meinvoice tại địa chỉ: https://app3.meinvoice.vn/v3/

Bước 2: Vào mục Báo cáo (Trên phần mềm Meinvoice) → Bảng kê → chọn Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian phát hành hóa đơn cần xem, sau đó nhấn Lọc.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đã phát hành theo điều kiện lọc.

• Anh/chị có thể xem tổng tiền thanh toán của các hóa đơn tại góc dưới bên phải màn hình.
• Trường hợp cần lưu trữ hoặc in danh sách hóa đơn, anh/chị nhấn Xuất khẩu để xuất dữ liệu ra Excel và thực hiện các thao tác in ấn theo nhu cầu.

Vấn đề: Anh/chị đã thực hiện thu tiền và vào phân hệ Hóa đơn để ký số hoặc phát hành hóa đơn nhưng không thấy hóa đơn hiển thị trong danh sách. Một số trường hợp khi vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn và lọc trạng thái Chưa phát hành cũng không tìm thấy hóa đơn cần xử lý.

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do hóa đơn chưa được cấp số hóa đơn. Khi vào menu Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn và lọc trạng thái Chưa phát hành, hệ thống sẽ không hiển thị dữ liệu nếu chưa thực hiện cấp số hóa đơn.

Giải pháp: Anh/chị cần thực hiện cấp số hóa đơn trước khi phát hành, ký số và gửi cơ quan thuế theo các bước sau:

Bước 1: Vào menu Quản lý thu → chọn tab Hóa đơn.

Bước 2: Sử dụng Bộ lọc để tìm học sinh cần cấp hóa đơn.

Bước 3: Tích chọn học sinh, nhấn Cấp hóa đơn.

Bước 4: Chọn Ký hiệu và điền Ngày hóa đơn. Nhấn Cập nhật để cập nhật Ký hiệu/Ngày hóa đơn cho tất cả học sinh.

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn thành việc cấp số hóa đơn.

Sau khi hoàn thành việc cấp số hóa đơn, anh/chị thực hiện Phát hành hóa đơn để ký số và gửi cơ quan thuế.

Lưu ý: Chỉ những hóa đơn đã được cấp số mới hiển thị trong danh sách để thực hiện phát hành và ký số.

Cách xử lý: 

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HDĐT → Thiết lập hồ sơ hóa đơn điện tử → Thực hiện. Hệ thống sẽ tự động chuyển sang MeInvoice.

Hoặc đăng nhập trực tiếp tại: https://app3.meinvoice.vn/login

Bước 2: Tại MeInvoice, chọn biểu tượng cây bút ở phần Thông tin đơn vị để sửa tên trường hoặc địa chỉ.

Bước 3: Vào mục Đăng ký phát hành, chọn dòng Lập tờ khai, nhấn nút Lập tờ khai.

• Tích chọn Thay đổi thông tin, khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế. Xem chi tiết tại đây.

Vấn đề: Khi thực hiện cấp hoặc phát hành hóa đơn, hệ thống hiển thị thông báo:

“Hệ thống ghi nhận còn học sinh chưa được lập hóa đơn ở các đợt thu trước. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc chậm trễ hoặc bỏ sót lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt hành chính. Thầy/cô có chắc chắn bỏ qua và đối mặt rủi ro không?”

Thông báo này xuất hiện do hệ thống phát hiện vẫn còn học sinh thuộc các đợt thu trước chưa được cấp hoặc phát hành hóa đơn.

Cách xử lý:

Anh/chị vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn, kiểm tra các hóa đơn thuộc các đợt thu trước.

• Nếu có hóa đơn ở trạng thái Chưa phát hành, anh/chị thực hiện phát hành hóa đơn.
• Nếu còn học sinh thuộc các đợt thu trước chưa được cấp hóa đơn, anh/chị thực hiện cấp hóa đơn và phát hành bổ sung theo quy định.

Sau khi xử lý hết các hóa đơn còn tồn đọng, hệ thống sẽ không còn hiển thị cảnh báo này.

Lưu ý: Thông báo chỉ mang tính chất cảnh báo để giúp đơn vị rà soát các hóa đơn chưa được lập hoặc phát hành đúng thời điểm theo quy định.

Vấn đề: Khi thực hiện phát hành hóa đơn, hệ thống hiển thị thông báo: “Xảy ra lỗi không xác định: InvalidSigningTime_24/04/2026 15:22:50_24/04/2026 15:20:43 – Ký hiệu: C26TYY, Ngày hóa đơn: 24/04/2026. Đã có lỗi xảy ra trong quá trình phát hành hóa đơn.” và không thể tiếp tục phát hành hóa đơn.

Nguyên nhân: Lỗi này thường xảy ra khi thời gian trên máy tính đang không đồng bộ với thời gian thực tế hoặc thời gian máy chủ ký số. Dẫn đến thời điểm ký số không hợp lệ so với thời điểm phát hành hóa đơn.

Cách xử lý:

Cách 1: Chỉnh sửa số phút & giờ trên hệ thống máy tính

Bước 1: Nhấn vào chức năng Windows, gõ tìm và mở ứng dụng Control Panel.

Bước 2: Chọn Clock and Region > Chọn Date and Time.

Bước 3: Nhấn Change Date and Time, Thực hiện sửa lại thời gian Giờ & phút (Giảm số phút đi 2-3 phút so với giờ & phút hiện tại) và nhấn OK.

Lưu ý: Nên kiểm tra lại múi giờ hệ thống để đảm bảo đồng bộ với múi giờ Việt Nam (UTC+7).

Bước 4: Thực hiện ấn F5 để nạp lại trang web và phát hành lại.

Cách 2: Đồng bộ múi giờ với thời gian trên Internet

Bước 1: Mở Date & Time Settings bằng cách:

• Nhấn Windows + I để mở Settings.
• Chọn Time & Language > Date & time.

Bước 2: Bật tùy chọn Set time automatically.

Bước 3: Nhấp vào Sync now để đồng bộ thời gian với máy chủ Internet.

Lưu ý: Nên kiểm tra lại múi giờ hệ thống để đảm bảo đồng bộ với múi giờ Việt Nam (UTC+7) nếu phần mềm cảnh báo lệch múi giờ.

Vấn đề: Xuất hóa đơn không thấy lên khoản thu và học sinh.

Nguyên nhân 1: Do khoản thu chưa được tích chọn “Cho phép xuất hóa đơn”

Cách xử lý:

Bước 1: Tại menu góc bên trái chọn Lập kế hoạch thu, danh sách khoản thu.

Bước 2: Kích chọn khoản thu chưa lên hóa đơn, tích chọn ô Cho phép xuất hóa đơn, bấm Lưu.

• Trường hợp ô này đã được tích mà hóa đơn không hiển thị, anh/chị bỏ tích ô này, sau đó tích lại và bấm Lưu để cập nhật thiết lập, sau đó thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 2: Khoản thu đang thiết lập thời điểm xuất hóa đơn là Đã thu đủ, nhưng học sinh chưa thanh toán đủ tiền.

Cách xử lý

Trường hợp 1: Muốn xuất hóa đơn khi đã thu đủ tiền

• Yêu cầu phụ huynh hoàn tất khoản thanh toán còn thiếu.
• Hoặc vào Quản lý thu → Thu tiền để ghi nhận số tiền đã thu cho học sinh.

Trường hợp 2: Muốn xuất hóa đơn ngay cả khi chưa thu đủ tiền

Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.

Bước 2: Chọn khoản thu cần chỉnh sửa.

Bước 3: Tại mục Thời điểm xuất hóa đơn, tích chọn đồng thời cả hai trạng thái:

• Đã thu đủ
• Chưa thu đủ

Bước 4: Nhấn Lưu.

Bước 5: Thực hiện cấp hóa đơn tích chọn trạng thái thu tiền: Hiển thị học sinh chưa thu tiền.

Nguyên nhân 1: Thông tin giữa EMIS Khoản thu và phần mềm hóa đơn điện tử chưa được đồng bộ

Vấn đề: Khi cấp hóa đơn, trường Ký hiệu hóa đơn hiển thị màu đỏ và không chọn được ký hiệu hóa đơn.

Cách xử lý

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.

Bước 2: Chọn Hủy kết nối.

Bước 3: Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:

• Mã số thuế
• Tên đăng nhập
• Mật khẩu

Bước 4: Lưu thông tin và thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 2: Phần mềm hoặc đường truyền mạng đang chậm

Cách xử lý

• Đăng xuất khỏi phần mềm.
• Đăng nhập lại hệ thống.
• Thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 3: Đã sử dụng hết số hóa đơn của ký hiệu hiện tại

Cách xử lý

Bước 1: Tại góc tay phải màn hình phần mềm hiển thị Số hóa đơn còn lại: 0 

Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT. Chọn Thiết lập hóa đơn điện tử. Nhấn Thực hiện.

Bước 2: Hệ thống sẽ tự động chuyển sang phần mềm meInvoice để kiểm tra tài nguyên hóa đơn chi tiết tại đây.

Bước 3: Kiểm tra số lượng hóa đơn còn được sử dụng trên Meinvoice.

• Trường hợp trên MeInvoice đã hết số hóa đơn, anh/chị cần mua thêm số hóa đơn tại đây.
• Trường hợp trên MeInvoice vẫn còn số hóa đơn có thể sử dụng nhưng tài nguyên trên EMIS chưa được cập nhật, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn tại Nguyên nhân 1.

Trường hợp đã mua thêm tài nguyên nhưng số hóa đơn còn lại trên phần mềm EMIS khoản thu vẫn = 0, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn tại Nguyên nhân 1.

Bước 4: Sau khi hoàn tất trên meInvoice, quay lại EMIS và thực hiện cấp hóa đơn lại.

Trả lời:

Giải pháp:
Để hiển thị thêm các thông tin như số tài khoản, số điện thoại của trường trên hóa đơn điện tử, anh/chị cần thiết lập trường thông tin mở rộng trên mẫu hóa đơn.

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn, chọn tab Quy trình, nhấn Khởi tạo mẫu.

Bước 2: Phần mềm sẽ chuyển qua phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice để sửa mẫu hóa đơn đang sử dụng.

Bước 3: Anh/chị nhấn vào hình chiếc bút cuối dòng mẫu hóa đơn để sửa bổ sung thông tin Có thể thiết lập hiển thị thêm các thông tin theo nhu cầu:

• Hiển thị thêm Thông tin đơn vị

• Hiển thị thêm Thông tin người mua hàng.

Tại bước Khởi tạo mẫu hóa đơn, chọn Hiển thị thêm thông tin đơn vị, sau đó nhấn Thêm mới để khai báo các trường thông tin cần hiển thị (ví dụ: Số tài khoản, Số điện thoại) và nhấn Đồng ý, sau đó Lưu mẫu hóa đơn.

Sau khi thiết lập, khi lập hóa đơn hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin đã khai báo và các thông tin này sẽ được in trên hóa đơn.

Lưu ý: Nếu tích chọn các trường nhưng khi xem mẫu hóa đơn vẫn không lên thông tin, anh/chị thực hiện vào menu Hệ thống > chọn Hồ sơ hóa đơn điện tử. Tại mục Thông tin đơn vị, nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ để sửa thông tin mới (Tên đơn vị, Địa chỉ, Ngành nghề kinh doanh…). Nhấn Lưu để lưu thay đổi.

Dạ, chị có thể in hóa đơn hàng loạt theo 2 cách sau:

Cách 1: In hóa đơn đã phát hành

• Vào menu Quản lý hóa đơn > Danh sách hóa đơn.
• Lọc trạng thái Đã cấp mã, tích chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn cần in.

• Nhấn Xem hóa đơn, sau đó chọn biểu tượng máy in hoặc tải xuống (PDF) ở góc trên bên phải.

Cách 2: In danh sách tổng hợp (Bảng kê)

• Vào Quản lý hóa đơn > Quản lý HĐĐT > Danh sách hóa đơn.

• Chọn Báo cáo > Bảng kê > Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

• Lọc khoảng thời gian, nhấn Lọc.

• Nhấn Xuất khẩu để in danh sách hoặc lưu Excel.

Khi khoản thu đã được thanh toán và hóa đơn đã phát hành, nhưng cần thu thêm do trước đó thu thiếu, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn\Danh sách hóa đơn\Biểu tượng ba chấm\Điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Anh/chị nhập số hóa đơn, tên học sinh hoặc tên khách hàng sau đó nhấn tìm kiếm.

Bước 3: Thực hiện điều chỉnh hóa đơn

• Anh/chị có thể nhập các thông tin sau: SL điều chỉnh, đơn giá điều chỉnh.

• Tại trường Số lượng điều chỉnh: Nhập giá trị dương (số lượng hoặc số tiền cần điều chỉnh tăng).

• Nhấn Đồng ý.

Bước 4. Phát hành hóa đơn chi tiết tại đây.

Giải pháp: Có. Nếu anh/chị không muốn phát hành hóa đơn trực tiếp trên EMIS Khoản thu, anh/chị có thể thực hiện nhập khẩu danh sách hóa đơn từ excel và phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm meInovice:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm meInvoice tại link: https://app3.meinvoice.vn/login/

Bước 2: Nhập khẩu danh sách hóa đơn từ file Excel và thực hiện phát hành hóa đơn trên meInvoice theo hướng dẫn tại đây.

Cách xử lý: Sau khi xuất hóa đơn điện tử, phần mềm sẽ gửi hóa đơn đến địa chỉ email đã được khai báo trong Hồ sơ học sinh.

Để đảm bảo toàn bộ phụ huynh đều nhận được hóa đơn, nhà trường cần cập nhật đầy đủ email của học sinh/phụ huynh trước khi thực hiện gửi.

Cách xử lý: Nhà trường kiểm tra các nội dung sau:

• Địa chỉ email của học sinh/phụ huynh đã được khai báo đúng chưa.
• Phụ huynh kiểm tra hộp thư Spam/Junk.
• Thực hiện gửi lại hóa đơn nếu cần.

Cách xử lý: Để có thể gửi hóa đơn cho toàn bộ học sinh, nhà trường cần cập nhật email trong Hồ sơ học sinh.

Phần mềm hỗ trợ tải danh sách học sinh chưa cập nhật email, sau đó nhà trường bổ sung thông tin và nhập khẩu lại. Để có thể gửi hóa đơn cho toàn bộ học sinh, vui lòng tải về Danh sách học sinh chưa cập nhật email và nhập khẩu vào Hồ sơ học sinh.

Cách xử lý: Có. Nếu hóa đơn đã được xuất hợp lệ, nhà trường có thể thực hiện gửi lại hóa đơn đến email của phụ huynh.

• Hiện tại phần mềm đang hỗ trợ gửi lại hóa đơn theo toàn trường, khối, cả lớp

Cách xử lý: Nhà trường kiểm tra:

• Khoản thu đã được xuất hóa đơn hay chưa.
• Email của phụ huynh đã được cập nhật đúng chưa.
• Thực hiện gửi lại hóa đơn nếu cần.

Cách xử lý:  Hiện tại SISAP chưa hỗ trợ xem hoặc tải hóa đơn điện tử.

Nếu phụ huynh cần hóa đơn, nhà trường thực hiện gửi hóa đơn qua email hoặc cung cấp theo quy định.

Cách xử lý: Không bắt buộc để sử dụng phần mềm.

Tuy nhiên, nếu nhà trường muốn gửi hóa đơn điện tử tự động cho phụ huynh thì cần khai báo đầy đủ địa chỉ email trong Hồ sơ học sinh.

Cách xử lý: Trước khi gửi hóa đơn, nhà trường nên:

• Kiểm tra danh sách học sinh chưa có email.
• Bổ sung email của phụ huynh.
• Nhập khẩu lại thông tin vào Hồ sơ học sinh.
• Sau đó thực hiện gửi hóa đơn.

Cách xử lý: Giải thích với phụ huynh rằng SISAP hiện chưa hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử.

Nếu cần hóa đơn để lưu trữ hoặc phục vụ giảm trừ thuế TNCN, nhà trường vui lòng gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc hỗ trợ cung cấp lại theo yêu cầu.

Cách xử lý: Từ 01/7/2026, theo khoản 2 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân cư trú được giảm trừ chi phí giáo dục – đào tạo tối đa 24 triệu đồng/năm khi tính thuế TNCN nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Vì vậy, nhu cầu nhận hóa đơn học phí của phụ huynh tăng đáng kể để phục vụ quyết toán thuế.

Cách xử lý:

Bước 1: Tại menu góc bên trái Quản lý hóa đơn/ Danh sách hóa đơn

• Chọn Ngày hóa đơn 
• Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn cần gửi cho học sinh
• Trạng thái phát hành: Đã cấp mã

Bước 2: Kích chọn 2 lần vào hóa đơn của học sinh cần gửi, kéo con trỏ chuột xuống cuối trang hóa đơn.

• Chọn đường link tra cứu tại Website.

Bước 3: Phần mềm hiển thị hóa đơn của học sinh

• Cách 1: Nhấn Copy link hóa đơn trên thanh công cụ để sao chép đường dẫn hóa đơn, sau đó dán và gửi cho phụ huynh qua Zalo, Email hoặc các ứng dụng nhắn tin khác.
• Cách 2: Nhấn Tải hóa đơn để lưu file hóa đơn về máy tính, sau đó đính kèm file và gửi cho phụ huynh qua Zalo, Email hoặc theo hình thức nhà trường đang sử dụng.

Nguyên nhân: Ngày hóa đơn đang khác với ngày phát hành, nên khi phát hành phần mềm sẽ cảnh báo để đảm bảo đúng quy định.

Giải pháp: Tùy theo nhu cầu, anh/chị thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Nếu chỉ muốn phát hành hóa đơn với ngày hiện tại

Thực hiện:

• Vào Quản lý hóa đơn > Danh sách hóa đơn, tích chọn các hóa đơn có trạng thái Chưa phát hành cần phát hành, sau đó nhấn Phát hành để phát hành một hoặc nhiều hóa đơn cùng lúc.

• Nhấn biểu tượng “ba chấm” hóa đơn cần phát hành, chọn Phát hành hóa đơn.
• Trường hợp cần thay đổi ngày phát hành hóa đơn thì lựa chọn Ngày phát hành.
• Để tránh các lỗi sai sót về Ngày hóa đơn và ngày phát hành khi gửi hóa đơn lên CQT cấp mã, nên để 2 ngày giống nhau bằng cách nhấn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.

• Sau khi phát hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.

Trường hợp 2: Nếu muốn đổi ngày hóa đơn ngay trên Danh sách hóa đơn trước khi phát hành

Nếu anh/chị muốn ngày hóa đơn trên Danh sách hóa đơn được cập nhật thành ngày hiện tại (trước khi phát hành), anh/chị cần thực hiện:

1. Vào Quản lý thu > Hóa đơn.
2. Tích chọn hóa đơn có trạng thái Đã cấp, sau đó nhấn Hủy cấp hóa đơn.
3. Thực hiện Cấp hóa đơn lại.

Sau khi cấp lại hóa đơn, ngày hóa đơn sẽ được cập nhật theo ngày cấp mới. Khi đó, anh/chị có thể tiếp tục thực hiện phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Chỉ thực hiện hủy cấp và cấp lại hóa đơn khi anh/chị muốn thay đổi ngày hóa đơn trước thời điểm phát hành. Nếu chỉ cần phát hành hóa đơn với ngày hiện tại, anh/chị chỉ cần chọn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành tại bước phát hành, không cần hủy cấp hóa đơn.

Nguyên nhân: Thông tin giữa EMIS Khoản thu và phần mềm hóa đơn điện tử chưa được đồng bộ

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT. Chọn Thiết lập hóa đơn điện tử. Nhấn Thực hiện.

Bước 2: Hệ thống sẽ tự động chuyển sang phần mềm meInvoice để kiểm tra tài nguyên hóa đơn chi tiết tại đây.

Bước 3: Kiểm tra số lượng hóa đơn còn được sử dụng trên Meinvoice.

Trường hợp trên MeInvoice đã hết số hóa đơn, anh/chị cần mua thêm số hóa đơn tại đây.

Trường hợp trên MeInvoice vẫn còn số hóa đơn có thể sử dụng nhưng tài nguyên trên EMIS chưa được cập nhật, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.
•  Chọn Hủy kết nối.
• Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:
  • Mã số thuế
  • Tên đăng nhập
  • Mật khẩu
• Lưu thông tin và kiểm tra tài nguyên.

Nguyên nhân:

• Đường truyền internet không ổn định.
• Dịch vụ hóa đơn điện tử đang bảo trì hoặc quá tải tạm thời.

Giải pháp:

• Kiểm tra và đảm bảo kết nối internet ổn định.
• Chờ khoảng 15–30 phút rồi thực hiện xuất hóa đơn lại.
• Thử đăng nhập và thao tác trên cửa sổ trình duyệt ẩn danh .

Thường do lỗi kết nối giữa phần mềm ký số (MISA eSign/USB Token) với trình duyệt. Kế toán cần cài lại bộ công cụ MISA ký số bản mới nhất.

Bước 1: Gỡ và cài lại MISA KYSO

• Gỡ cài đặt: Nhấn Windows + R, gõ appwiz.cpl, nhấn enter.
• Tìm MISA Kyso trong danh sách chương trình đã cài đặt.
• Nhấn chuột phải vào MISA Kyso → chọn Gỡ cài đặt → nhấn OK để xác nhận.

Bước 2: Cài đặt lại MISA Kyso

• Tải bộ cài MISA Kyso phiên bản mới nhất theo hướng dẫn tại đây
• Thực hiện lần lượt các bước Tiếp tục → Cài đặt → Hoàn thành.

Sau khi cài đặt xong, anh/chị nên khởi động lại trình duyệt (hoặc máy tính nếu cần) rồi thực hiện phát hành hóa đơn lại.

Biểu hiện: Khi phát hành hóa đơn, phần mềm báo “Công cụ MISA KYSO đã có phiên bản mới. Vui lòng cài đặt lại trước khi phát hành. Vui lòng nhấn tại đây, cài đặt lại trước khi phát hành”. Anh/chị đã tải và cài lại MISA KYSO nhưng vẫn tiếp tục nhận được thông báo này.

Nguyên nhân: Nguyên nhân thường gặp là máy tính vẫn còn lưu phiên bản MISA KYSO cũ, nên việc cài đặt mới chưa ghi đè hoàn toàn.

Giải pháp: Anh/chi thực hiện gỡ MISA KYSO xong và cài đặt lại theo các bước sau:

Bước 1: Gỡ và cài lại MISA KYSO

• Gỡ cài đặt: Nhấn Windows + R, gõ appwiz.cpl, nhấn enter.
• Tìm MISA Kyso trong danh sách chương trình đã cài đặt.
• Nhấn chuột phải vào MISA Kyso → chọn Gỡ cài đặt → nhấn OK để xác nhận.

Bước 2: Cài đặt lại MISA Kyso

• Tải bộ cài MISA Kyso phiên bản mới nhất theo hướng dẫn tại đây
• Thực hiện lần lượt các bước Tiếp tục → Cài đặt → Hoàn thành.

Bước 3: Sau khi cài đặt xong, anh/chị nên khởi động lại trình duyệt (hoặc máy tính nếu cần) và rút chữ kys số ra cắm lại rồi thực hiện phát hành hóa đơn lại.

Để hiển thị Mã định danh học sinh, tên học sinh trên hóa đơn điện tử, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Chỉnh sửa mẫu hóa đơn trên MeInvoice, thêm trường CCCD người mua, Họ tên người mua hàng theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Trên phần mềm EMIS Khoản thu, vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.

Bước 3: Chọn Hủy kết nối.

Bước 4: Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:

• Mã số thuế.
• Tên đăng nhập.
• Mật khẩu.

Bước 5: Chọn Lưu thông tin, sau đó thực hiện cấp hóa đơn lại.

Sau khi cập nhật mẫu hóa đơn và kết nối lại

• Trường căn cước công dân trên hóa đơn sẽ hiển thị Mã định danh của học sinh.
• Trường Họ tên người mua hàng trên hóa đơn sẽ hiển thị Họ và tên học sinh.

Nguyên nhân: Đã chọn nhiều hơn 50 hóa đơn trong một lần xem.

Giải pháp:

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn > Danh sách hóa đơn

Bước 2: Tại góc dưới bên trái màn hình anh/chị kiểm tra  Số bản ghi đã chọn.

• Nếu số bản ghi đã chọn lớn hơn 50, anh/chị cần bỏ bớt các hóa đơn đã tích chọn.

Ví dụ: Hiển thị Số bản ghi đã chọn: 51/158 bản ghi nghĩa là hiện đang chọn 51 hóa đơn nên sẽ xuất hiện thông báo giới hạn.

Bước 3: Giảm số lượng hóa đơn được chọn.

• Bỏ tích bớt các hóa đơn để số lượng còn 50 hóa đơn hoặc ít hơn.
• Trường hợp đã chuyển sang trang khác và tổng số hóa đơn được chọn vượt quá 50, anh/chị có thể quay lại các trang trước để bỏ tích bớt hóa đơn đã chọn.

Sau khi số lượng hóa đơn được chọn không vượt quá 50, anh/chị thực hiện xem hóa đơn lại, phần mềm sẽ hoạt động bình thường và không còn hiển thị thông báo trên.

Trả lời: Hiện tại, MISA EMIS Khoản thu chỉ hỗ trợ lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đầu ra (hóa đơn xuất cho học sinh hoặc các đơn vị khác). Phần mềm không hỗ trợ tra cứu hoặc quản lý hóa đơn đầu vào của đơn vị.

Trường hợp anh/chị muốn tra cứu hóa đơn đầu vào (hóa đơn do nhà cung cấp hoặc đơn vị khác xuất cho đơn vị mình), anh/chị có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

• Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Nếu đơn vị sử dụng MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào, anh/chị đăng nhập hệ thống https://app3.meinvoice.vn/login/1 để đồng bộ và tra cứu hóa đơn đầu vào.

Lưu ý: MISA EMIS Khoản thu không có chức năng quản lý hóa đơn đầu vào, vì vậy việc không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên phần mềm là đúng theo chức năng của hệ thống.

Vấn đề: Xuất hóa đơn lỗi The request was aborted: The operation has timed out ?

Trả lời: Thực hiện hủy kết nối hóa đơn điện tử/ kết nối lại.

• Trên menu bên trái quản lý hóa đơn/ Chọn phân hệ quản lý HDĐT/ Tích hủy kết nối.

• Thực hiện điền mã số thuế, tên đăng nhập, mật khẩu để kết nối lại

• Sau khi kết nối thành công, quay lại và thực hiện phát hành hóa đơn.

Giải pháp: Để tra cứu hóa đơn đã phát hành theo đối tượng, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn khoảng thời gian cần tra cứu

• Vào Quản lý hóa đơn\Danh sách hóa đơn.
• Nhấn vào ô Ngày hóa đơn.
• Chọn khoảng Từ ngày – Đến ngày cần tra cứu, sau đó nhấn Đồng ý.

Ví dụ: Muốn xem các hóa đơn xuất trong ngày 23/06/2026, nhập:

• Từ ngày: 23/06/2026

• Đến ngày: 23/06/2026

Bước 2: Chọn Loại hóa đơn và Tình trạng hóa đơn

• Tại mục Loại hóa đơn: Chọn Tất cả.
• Tại mục Tình trạng hóa đơn: Chọn Tất cả hóa đơn hoặc Đã cấp mã.

Bước 3: Lọc theo đối tượng nhận hóa đơn

Trường hợp 1: Lọc hóa đơn xuất cho học sinh

• Tại cột Học sinh/Khách hàng, nhập tên học sinh vào ô tìm kiếm.
• Phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn của học sinh tương ứng.

Trường hợp 2: Lọc hóa đơn xuất cho công ty hoặc khách hàng ngoài học sinh

• Tại cột Học sinh/Khách hàng, nhấn biểu tượng Bộ lọc (hình phễu).
• Chọn điều kiện Trống.

Khi đó, phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn không gắn với học sinh, thường là hóa đơn xuất cho công ty, tổ chức hoặc khách hàng ngoài học sinh.

Lưu ý:

• Muốn xem toàn bộ hóa đơn trong khoảng thời gian đã chọn, không nhập tên học sinh và xóa các điều kiện lọc tại cột Học sinh/Khách hàng.
• Nếu không tìm thấy hóa đơn, kiểm tra lại khoảng Ngày hóa đơn đã chọn.

Biểu hiện: Khi vào màn hình Cấp hóa đơn, anh/chị không tìm thấy tên học sinh trong danh sách hoặc khi nhập tìm kiếm cũng không hiển thị kết quả.

Nguyên nhân 1: Chưa chọn được ký hiệu hóa đơn theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân 2: Thông thường, học sinh không hiển thị do bộ lọc trên màn hình chưa đúng với thông tin của học sinh cần cấp hóa đơn, như:

• Chưa chọn đúng Đợt thu.
• Chưa chọn đúng Thời gian thu tiền.
• Chưa chọn đúng Phạm vi (Khối/Lớp).
• Học sinh không thuộc phạm vi đang lọc.

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện kiểm tra và điều chỉnh lại các điều kiện lọc:

Bước 1: Chọn đúng Đợt thu mà học sinh đã phát sinh khoản thu hoặc đã thanh toán.

Bước 2: Kiểm tra lại Thời gian thu tiền để đảm bảo khoảng thời gian bao gồm giao dịch của học sinh.

Bước 3: Chọn đúng Phạm vi (Khối/Lớp) của học sinh.

Bước 4: Sau khi điều chỉnh các điều kiện lọc, danh sách học sinh sẽ hiển thị để anh/chị lựa chọn và thực hiện cấp hóa đơn.

Lưu ý: Nếu đã kiểm tra các điều kiện lọc nhưng vẫn không tìm thấy học sinh, anh/chị kiểm tra lại học sinh đã phát sinh giao dịch thuộc đợt thu cần cấp hóa đơn hay chưa.

Nguyên nhân: Thường do thông tin tài khoản MeInvoice khai báo trên phần mềm chưa chính xác, chẳng hạn như sai mã số thuế, sai tài khoản đăng nhập hoặc sai mật khẩu.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại các thông tin sau:

• Mã số thuế: Đảm bảo mã số thuế khai báo trên phần mềm trùng khớp với mã số thuế đang sử dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.
• Số điện thoại hoặc Email: Trường hợp đang nhập bằng số điện thoại nhưng kết nối không thành công, anh/chị thử đăng nhập bằng địa chỉ email đã đăng ký với MeInvoice hoặc ngược lại.
• Mật khẩu: Đảm bảo mật khẩu được nhập chính xác.
  • Nếu không nhớ mật khẩu hoặc nghi ngờ nhập sai mật khẩu, anh/chị vui lòng đăng nhập vào hệ thống MeInvoice và thực hiện chức năng Quên mật khẩu để đặt lại mật khẩu, sau đó thực hiện kết nối lại trên phần mềm.
  • Anh/ chị đăng nhập vào ứng dụng MEINVOICE  https://app3.meinvoice.vn/login/1 vẫn được nhưng không kết nối được với EMIS khoản thu thì liên hệ tư vấn MISA để được hỗ trợ.

Trả lời: Do cơ chế hoạt động và yêu cầu bảo mật của phần mềm hóa đơn Viettel và phần mềm quản lý thu MISA EMIS là khác nhau nên anh/chị không thể phát hành hóa đơn Viettel trực tiếp trên MISA EMIS. Anh/chị có thể sử dụng hết số hóa đơn Viettel hiện có, sau đó chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice để phát hành hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm quản lý thu MISA EMIS.

Trả lời: Theo quy định, khi đơn vị thu học phí hoặc các khoản thu từ việc trực tiếp cung cấp dịch vụ (như học thêm, bán trú,…) thì phải lập và xuất hóa đơn điện tử cho người nộp. Việc xác định khoản thu có phải xuất hóa đơn hay không phụ thuộc vào mô hình hoạt động của đơn vị:

• Trường hợp đơn vị trực tiếp cung cấp dịch vụ (ví dụ: nhà trường tự tổ chức, thuê nhân sự để thực hiện dịch vụ và thu tiền của học sinh) thì phải xuất hóa đơn cho khoản thu đó.
• Trường hợp đơn vị chỉ thu hộ cho bên thứ ba (ví dụ: thuê đơn vị bên ngoài cung cấp dịch vụ và nhà trường chỉ thu tiền để thanh toán lại cho đơn vị đó) thì không xuất hóa đơn cho khoản thu hộ. Nếu đơn vị được bên thứ ba chi trả hoa hồng hoặc phí dịch vụ thu hộ thì đơn vị phải xuất hóa đơn đối với khoản hoa hồng hoặc phí dịch vụ này.

Anh/chị vui lòng căn cứ vào mô hình hoạt động thực tế của đơn vị để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với từng khoản thu tham khảo chi tiết tại đây.