1. Tổng quan
Khi phụ huynh nộp học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp (không qua cổng thanh toán online), anh/chị cần ghi nhận thủ công trên phần mềm để đảm bảo số liệu thu khớp với thực tế
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách xác nhận thu tiền nhanh, hoặc điều chỉnh chi tiết số liệu (nộp thiếu/thừa, hủy khoản thu) cho từng cá nhân học sinh và in chứng từ.
Nội dung bao gồm các bước thu tiền, hướng dẫn thu chi tiết theo học sinh, in chứng từ và báo cáo liên quan.
2. Các bước thực hiện
Trường hợp 1. Thu tiền nhanh
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền. Chọn Thu theo Học sinh.
Bước 2: Nhập Tên/Lớp/Mã học sinh hoặc quét mã của học sinh cần thu tiền. Chọn học sinh trong danh sách.
Phần mềm hiển thị danh sách các đợt thu của học sinh đó:
- Đợt thu có số còn phải thu bằng 0 là những đợt thu đã thu tiền.
- Đợt thu có số còn phải thu lớn hơn 0 là những đợt thu chưa thu tiền.
Bước 3: Tích chọn đợt thu muốn thu tiền, chọn Hình thức thu và Ngày thu.
Bước 4: Nhấn Thu tiền ghi nhận thu tiền cho học sinh.
- Trường hợp xảy ra sai sót và anh/chị muốn hủy thu tiền, chọn đợt thu và nhấn Hủy thu tiền, hướng dẫn chi tiết tại đây.
Trường hợp 2. Thu tiền chi tiết
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/nhấn tab Thu tiền. Chọn Thu theo Học sinh.
Bước 2: Nhập Tên/Lớp/Mã học sinh hoặc quét mã của học sinh cần thu tiền. Chọn học sinh trong danh sách.
Phần mềm hiển thị danh sách các đợt thu của học sinh đó:
- Đợt thu có số còn phải thu bằng 0 là những đợt thu đã thu tiền.
- Đợt thu có số còn phải thu lớn hơn 0 là những đợt thu chưa thu tiền.
Bước 3: Tích chọn đợt thu muốn thu tiền/ nhấn Xem chi tiết.
Chọn Đợt thu, Lớp, Ngày thu, Hình thức thu.
Chỉnh sửa các thay đổi trong chi tiết đợt thu của học sinh:
- Phần mềm tự động sử dụng số tiền thu thừa tháng trước (Số dư đầu kỳ) (nếu có) để thanh toán số phải thu tháng này.
- Trường hợp phụ huynh thay đổi số lượng đăng ký, nhập lại số lượng tại cột SL. Phần mềm tự động tính lại số tiền Thực thu, Số còn phải thu.
- Trường hợp phụ huynh thông báo đăng ký/không đăng ký khoản thu tự nguyện bất kỳ trong quá trình thu tiền, thay đổi trạng thái đăng ký đối với những khoản thu đó và nhập lại số lượng đăng ký tại cột SL.
- Lưu ý: Nếu phụ huynh không tiếp tục đăng ký khoản thu đó thì nhập số lượng đăng ký tại cột số lượng là 0
- Nhập số tiền thực nhận của phụ huynh, phần mềm tự động tính số tiền cần trả lại hoặc còn thiếu.
- Tích chọn Trả lại tiền thừa/Số dư cuối kỳ (nếu có) nếu không muốn/muốn sử dụng tiền thừa tháng này để thanh toán cho tháng sau.
- Trường hợp cùng khoản thu nhưng có nhiều mức thu khác nhau (tùy vào số buổi sử dụng thực tế của học sinh), nhập lại đơn giá khoản thu theo số lượng thực tế học sinh sử dụng tại cột Đơn giá.
- Nhấn Thu tiền (hoặc F8) hoặc Thu tiền và In (F9) để thu tiền đồng thời in chứng từ thu tiền.
Lưu ý: Với những học sinh thanh toán tiền học qua SISAP, phần mềm tự động ghi nhận đã thu tiền học sinh đó với hình thức thanh toán tương ứng.
2.1. In chứng từ thu tiền cho từng học sinh.
Bước 1: Lựa chọn đợt thu cần in chứng từ, nhấn vào biểu tượng máy in và chọn Chứng từ thu tiền.
Bước 2: Chọn mẫu chứng từ cần in, nhập thông tin Người thu tiền, nhấn Lấy dữ liệu.
2.2. In chứng từ thu tiền cho nhiều học sinh.
- Trường hợp kế toán/thủ quỹ đã thu tiền hàng loạt cho nhiều học sinh, sử dụng tính năng In chứng từ cho nhiều học sinh để in chứng từ cho những học sinh vừa thu tiền.
- Chọn đợt thu cần in chứng từ, nhấn vào biểu tượng máy in và chọn Chứng từ thu tiền cho nhiều học sinh:
- Lựa chọn mẫu chứng từ cần in, chọn Thời gian thu tiền (Theo ngày/Theo tuần). Phần mềm tự động lấy lên danh sách học sinh đã xác nhận thu tiền trong ngày đã nhập.
- Tích chọn các học sinh muốn in chứng từ và nhấn Lấy dữ liệu.
Lưu ý: Nhập nhanh tên học sinh tại cột Họ tên để tìm kiếm nhanh học sinh cần in.
3. Câu hỏi thường gặp
Khi thu tiền thủ công bằng hình thức chuyển khoản khi lưu phần mềm thông báo” Bạn vui lòng khai báo thông tin tài khoản ngân hàng để giúp cho việc hạch toán kế toán trên Mimosa chính xác.”
Nguyên nhân: Do chưa khai báo tài khoản ngân hàng
Giải pháp: Khai báo thêm tài khoản ngân hàng
Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong mục Thiết lập, chọn Hình thức thanh toán.
Bước 2: Khai báo tài khoản ngân hàng
- Thêm thông tin tài khoản ngân hàng cần sử dụng.
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
Sau khi khai báo tài khoản ngân hàng, anh/chị thực hiện lại thao tác thu tiền thủ công bằng hình thức chuyển khoản, phần mềm sẽ cho phép lưu giao dịch bình thường.
