1. Tổng quan
Anh/chị sử dụng tính năng này khi bắt đầu năm học mới để chuyển số dư hoặc tồn từ năm học trước sang đối với các khoản thu theo tháng, hoặc khi chốt sổ cuối đợt thu và cần hoàn trả tiền thừa cho học sinh.
2. Các bước thực hiện
Lưu ý: Nếu không muốn xem danh sách học sinh có số dư cuối bằng 0 thì anh/chị bỏ tích chọn Theo dõi tất cả học sinh có số dư cuối bằng 0.
2.1. Thiết lập số dư
Cách 1: Khai báo số dư ban đầu
Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Quản lý số dư, nhấn Khai báo số dư ban đầu.
Bước 2: Phần mềm tự động hiển thị danh sách học sinh, nhập số dư đầu kỳ theo từng học sinh tương ứng. Nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Khi nhập số dư đầu kỳ lớn hơn 0 thì phần mềm tự động cập nhật lại số học sinh thu thừa và số tiền thu thừa. Trong trường hợp đã phát sinh số sử dụng số dư đầu kỳ thì không được phép sửa số dư đầu kỳ đó.
Cách 2: Lấy số dư từ năm trước
Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Quản lý số dư, nhấn Lấy số dư từ năm trước để lấy lên số dư chưa sử dụng của năm cũ lên dữ liệu năm mới.
Bước 2: Lựa chọn phạm vi lấy số dư từ năm học trước: Toàn trường; Khối; Lớp; Học sinh. Nhấn Xác nhận để xác nhận lấy số dư từ năm trước.
Cách 3. Nhập khẩu số dư ban đầu
Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Quản lý số dư, nhấn Nhập khẩu số dư ban đầu.
Bước 2: Chọn Tải tệp mẫu để tải về tệp nhập khẩu số dư ban đầu. Sau đó tải lên tệp excel bằng cách nhấn vào biểu tượng bên dưới để nhập khẩu vào phần mềm. Nhấn Tiếp tục.
Bước 3: Phần mềm chuyển sang bước Xác nhận và nhập khẩu. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông tin và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
- Nếu Hợp lệ: Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu bản ghi thông tin học sinh hợp lệ vào phần mềm.
- Nếu Không hợp lệ: Nhấn tải tệp dữ liệu không hợp lệ để chỉnh sửa và nhập khẩu lại.
2.2. Xóa số dư lấy từ năm trước
Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Quản lý số dư, nhấn vào biểu tượng ba chấm ⋯ , chọn Xóa số dư lấy từ năm trước.
Bước 2: Tích chọn các số dư cần xóa, nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Trường hợp số dư lấy từ năm trước đã được sử dụng thì sẽ không xóa được.
2.3. Ghi nhận hoàn trả
Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Quản lý số dư, nhấn Ghi nhận chi trả.
Bước 2: Anh/chị có thể hoàn trả theo tháng ghi nhận số dư và theo từng lớp bằng cách chọn Tháng ghi sổ và Phạm vi. Nhập Ngày ghi nhận và Ngày hoàn trả cho học sinh. Nhấn Lưu.
Bước 3: Sau khi hoàn trả lại số tiền thừa cho học sinh có thể in Danh sách hoàn trả và Chứng từ hoàn trả bằng cách nhấn biểu tượng máy in 🖨️ .
