Câu hỏi thường gặp liên quan đến HP-BC01: Danh sách thu tiền

Vấn đề: Anh/chị muốn xem báo cáo hiển thị số tồn tháng trước và số được chuyển sang tháng sau.

Cách thực hiện: Anh/chị vào mẫu báo cáo HP-BC01: Danh sách thu tiền.

Trên báo cáo sẽ hiển thị các thông tin:

• Tên khoản thu
• Số lượng đăng ký
• Số tồn sử dụng

Giúp anh/chị theo dõi được số lượng đăng ký trong tháng và số tồn từ tháng trước được chuyển sang tháng hiện tại.

Lưu ý:
Khi chọn tham số báo cáo, anh/chị nên chọn đúng khoản thu cần xem. Trường hợp chọn toàn bộ các khoản thu phát sinh trong kỳ, báo cáo có thể hiển thị nhiều dữ liệu, dẫn đến khó theo dõi và kiểm tra.

Vấn đề: Khi xem hoặc in báo cáo, anh/chị không muốn hiển thị dòng Ngày … tháng … năm … ở cuối trang báo cáo.

Cách xử lý, Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Menu góc bên trái chọn Báo cáo và mở báo cáo cần xem

Bước 2: Tại màn hình Chọn tham số báo cáo, tìm đến ô Ngày, tháng, năm ở phần cuối tham số.

Bước 3: Xóa nội dung đang hiển thị trong ô Ngày, tháng, năm.

Bước 4: Nhấn Xem báo cáo hoặc In báo cáo.

Sau khi thực hiện, báo cáo sẽ không hiển thị dòng Ngày, tháng, năm ở cuối trang.

Vấn đề:

Anh/chị muốn không hiển thị tên người lập trên báo cáo HP-BC01: Danh sách thu tiền nhưng vẫn giữ phần chân chữ ký để in báo cáo.

Cách thực hiện:

Bước 1: Vào Báo cáo, mở báo cáo HP-BC01: Danh sách thu tiền. Tại màn hình Chọn tham số báo cáo, kéo thanh cuộn xuống cuối màn hình để hiển thị các thiết lập ở phần cuối, nhấn Tùy chỉnh hiển thị chữ ký.

Bước 2: Tại màn hình thiết lập chữ ký, anh/chị có thể thực hiện các thao tác sau:

• Kéo thả để thay đổi vị trí hiển thị của các chân chữ ký trên báo cáo.
• Chỉnh sửa tiêu đề người ký (ví dụ: Người lập biểu, Kế toán, Hiệu trưởng…).
• Chỉnh sửa hoặc xóa nội dung Tên người ký nếu không muốn hiển thị tên.
• Tích chọn hoặc bỏ tích để hiển thị/ẩn từng vị trí chữ ký.

Bước 3: Nhấn Đồng ý, sau đó Lấy dữ liệu và in lại báo cáo.

Kết quả:
Báo cáo vẫn hiển thị chân chữ ký theo thiết lập nhưng không hiển thị tên người lập, nếu anh/chị đã xóa nội dung tại ô Tên người ký.

Lưu ý: Chức năng Tùy chỉnh hiển thị chữ ký cho phép tùy chỉnh riêng từng báo cáo. Anh/chị có thể thay đổi tiêu đề, tên người ký, vị trí hiển thị hoặc ẩn/hiện từng chân chữ ký theo nhu cầu sử dụng.

Biểu hiện:

• Khi xem báo cáo HP-BC01 – Danh sách thu tiền, cột Số lượng đăng ký hiển thị lớn hơn thực tế.

• Khi xem tại Lập đợt thu, khoản thu Học hè có Số lượng đăng ký ít hơn so với Số lượng đăng ký hiển thị trên báo cáo HP-BC01 – Danh sách thu tiền.

Nguyên nhân: Anh/chị đang lập báo cáo chọn tham số theo Nhóm khoản thu. Khi đó, phần mềm sẽ tổng hợp Số lượng đăng ký của tất cả các khoản thu thuộc nhóm khoản thu đã chọn.

Ví dụ: Nhóm khoản thu Học hè bao gồm 2 khoản thu là Học hè và Học vẽ. Khi lập báo cáo theo nhóm khoản thu Học hè, cột Số lượng đăng ký sẽ là tổng số lượng đăng ký của cả Học hè và Học vẽ, nên có thể khác với số lượng của từng khoản thu riêng lẻ.

Giải pháp: Nếu muốn xem Số lượng đăng ký của một khoản thu cụ thể, khi lập báo cáo anh/chị chọn Khoản thu thay vì Nhóm khoản thu. Khi đó, báo cáo sẽ chỉ hiển thị số lượng đăng ký của khoản thu được chọn.

Biểu hiện: In HP-BC01 Danh sách thu tiền chọn tham số theo Nhóm Khoản thu nhưng phần mềm chỉ hiển thị danh sách khoản thu chi tiết.

Nguyên nhân: Đối với Nhóm khoản thu có đồng thời khoản thu cho phép hoàn trả và khoản thu không cho phép hoàn trả, phần mềm sẽ không hiển thị theo nhóm khoản thu mà tách thành từng khoản thu chi tiết để đảm bảo hiển thị chính xác thông tin.

Ví dụ: Nhóm khoản thu Học hè gồm 3 khoản thu: Học hè, Học vẽ và Học phí hè NT. Do Học hè và Học vẽ được tích Cho phép hoàn trả, còn Học phí hè NT không được tích Cho phép hoàn trả, nên báo cáo sẽ hiển thị từng khoản thu chi tiết thay vì gộp theo nhóm khoản thu.

Giải pháp: Đây là cách lấy số liệu báo cáo của phần mềm để đảm bảo dữ liệu báo cáo chính xác khi trong cùng một nhóm khoản thu có các khoản thu với thiết lập hoàn trả khác nhau.

• Nếu muốn xem báo cáo của từng khoản thu, anh/chị tiếp tục sử dụng báo cáo theo danh sách khoản thu chi tiết.
• Nếu muốn xem báo cáo theo Nhóm khoản thu, anh/chị kiểm tra lại các khoản thu trong nhóm có được thiết lập thống nhất về tùy chọn Cho phép hoàn trả hay không. Trường hợp có khoản thu không cần hoàn trả nhưng đang được tích Cho phép hoàn trả (hoặc ngược lại), anh/chị chỉnh sửa lại thiết lập của khoản thu, sau đó lập lại báo cáo.

Khi đối chiếu trên đợt thu, anh/chị lấy Tổng số lượng × Đơn giá thì kết quả không bằng Thành tiền hiển thị trên phần mềm.

Ví dụ: Tổng số lượng: 301, Đơn giá: 1.905,93 đồng,

• Tính trực tiếp: 301 × 1.905,93 = 573.684,93 đồng
• Tổng thành tiền trên phần mềm: 573.687 đồng

Nguyên nhân: Do đơn giá có số lẻ, phần mềm tính thành tiền cho từng học sinh theo công thức:

• Số lượng × Đơn giá → Làm tròn đến đồng → Cộng tổng thành tiền của tất cả học sinh.

Vì phần mềm thực hiện làm tròn trên từng học sinh trước khi cộng tổng, nên kết quả có thể chênh lệch vài đồng so với cách tính Tổng số lượng × Đơn giá rồi mới làm tròn một lần.

Giải pháp: Đây là cơ chế tính toán để đảm bảo số tiền phải thu của từng học sinh là chính xác.

Khi kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu, anh/chị thực hiện đối chiếu thành tiền của từng học sinh hoặc tổng thành tiền trên phần mềm, thay vì lấy Tổng số lượng × Đơn giá để tính lại. Với các khoản thu có đơn giá lẻ, việc chênh lệch từ 1–vài đồng là bình thường do quy tắc làm tròn trên từng học sinh.

Nguyên nhân: Khi Tiền tồn sử dụng (tiền thu thừa được chuyển từ các đợt thu trước) lớn hơn Số phải thu của khoản thu trong đợt hiện tại.

• Phần mềm tự động bù trừ tiền tồn vào khoản phải thu. Sau khi bù trừ, Số còn phải thu sẽ là số âm nên trên Báo cáo Danh sách thu tiền (HP-BC01) sẽ hiển thị số tiền âm tương ứng.

Ví dụ: Khoản thu kỳ này có Số phải thu là 720.000 đồng, Tiền tồn sử dụng là 800.000 đồng thì Số còn phải thu sẽ là -80.000 đồng, vì vậy báo cáo sẽ hiển thị -80.000 đồng.

Giải pháp: Để kiểm tra dữ liệu, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Quản lý thu > Đợt thu.

Bước 2: Chọn đợt thu và học sinh cần kiểm tra.

Bước 3: Kiểm tra các thông tin của khoản thu: Số phải thu, Tiền tồn sử dụng, Số còn phải thu.

• Nếu Tiền tồn sử dụng lớn hơn Số phải thu thì Số còn phải thu sẽ hiển thị là số âm. Vì vậy, Báo cáo Danh sách thu tiền (HP-BC01) hiển thị số tiền âm là đúng theo dữ liệu, không phải lỗi phần mềm.
• Nếu đơn vị không muốn tiếp tục chuyển số tiền thu thừa sang các đợt thu sau, anh/chị thực hiện ghi nhận thu thừa, thiếu để hoàn trả số tiền thu thừa cho phụ huynh. Sau khi hoàn trả, số tiền âm sẽ không còn được bù trừ vào các đợt thu tiếp theo.

Vấn đề: Khi đối chiếu số liệu giữa Báo cáo Danh sách thu tiền (HP-BC01) và màn hình Tổng quan đợt thu, anh/chị thấy số học sinh đã nộp trên báo cáo ít hơn số học sinh đã thu hiển thị trên giao diện Tổng quan.

Nguyên nhân: Báo cáo HP-BC01 và màn hình Tổng quan đợt thu cách lấy số liệu khác nhau.

• Báo cáo HP-BC01: Danh sách thu tiền chỉ hiển thị những học sinh thực tế phát sinh giao dịch thu tiền trong đợt thu (nhà trường đã ghi nhận thu tiền).
• Màn hình Tổng quan đợt thu thống kê tất cả học sinh có trạng thái Đã thu đủ, bao gồm cả những học sinh không phát sinh giao dịch thu tiền do đã được cấn trừ bằng số dư hoặc số tồn từ các đợt thu trước.

Ví dụ: Trong một đợt thu có 3 học sinh ở trạng thái Đã thu đủ

• 2 học sinh được nhà trường ghi nhận thu tiền trong đợt.
• 1 học sinh được sử dụng toàn bộ số tồn/số dư từ tháng trước để cấn trừ, nên Số còn phải thu = 0 và không phát sinh giao dịch thu tiền.

Do không phát sinh giao dịch thu tiền, học sinh này vẫn được tính là Đã thu đủ trên màn hình Tổng quan nhưng không hiển thị trên Báo cáo HP-BC01.

• Báo cáo HP-BC01 hiển thị 2 học sinh.
• Màn hình Tổng quan hiển thị 3 học sinh đã thu đủ

Đây là cách lấy số liệu báo cáo của phần mềm không phải lỗi số liệu. Nếu có chênh lệch giữa hai màn hình, anh/chị vui lòng kiểm tra các học sinh đã được cấn trừ bằng số dư hoặc số tồn, vì các học sinh này vẫn được tính là Đã thu đủ trên màn hình Tổng quan nhưng sẽ không hiển thị trên Báo cáo HP-BC01 nếu không phát sinh giao dịch thu tiền trong đợt.

Cách xử lý:

Nếu số học sinh Đã thu đủ trên màn hình Tổng quan nhiều hơn số học sinh trên Báo cáo HP-BC01, anh/chị kiểm tra trong đợt thu xem có học sinh nào đang sử dụng số tồn từ kỳ trước hay không.

• Vào Quản lý thu → Đợt thu.
• Chọn đợt thu cần kiểm tra.
• Kiểm tra các cột SL tồn lũy kế, Tiền tồn sử dụng hoặc Số còn phải thu của học sinh.

Nếu học sinh được cấn trừ bằng số tồn/số dư từ kỳ trước thì:

• Học sinh không phát sinh giao dịch thu tiền trong đợt hiện tại.
• Số còn phải thu = 0, nên trạng thái thu là Đã thu đủ.
• Học sinh được thống kê trên màn hình Tổng quan nhưng không hiển thị trên Báo cáo HP-BC01.

Ví dụ: Học sinh Tô Huy Hoàng đăng ký 01 buổi học trong tháng. Tuy nhiên, học sinh còn 01 buổi tồn từ tháng trước nên phần mềm tự động sử dụng số tồn để cấn trừ.