Câu hỏi thường gặp liên quan đến HP-BC06: Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng

Trả lời: Ghi chú trên báo cáo thể hiện tháng phát sinh khoản hoàn trả, không phải tháng đang xem báo cáo.

Ví dụ: Khi xem báo cáo của tháng 7, nếu học sinh được hoàn trả cho khoản thu của tháng 6 thì cột Ghi chú sẽ hiển thị: “Tháng 6 đã trả … buổi”.

Để kiểm tra chi tiết khoản hoàn trả, anh/chị thực hiện:

•  Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả.
• Chọn tab Danh sách hoàn trả.
• Tìm đến học sinh cần kiểm tra.

=> Phần mềm sẽ hiển thị thông tin hoàn trả của học sinh, bao gồm khoản thu được hoàn trả và tháng phát sinh khoản hoàn trả, giúp đối chiếu với nội dung ghi chú trên báo cáo.

Vấn đề: Khi xem Báo cáo tổng hợp hoàn trả, cột Số tồn lũy kế cuối tháng không hiển thị số liệu.

Nguyên nhân: Các khoản tiền tồn chưa được sử dụng mà không hiển thị trên cột tồn lũy kế thì khi xem báo cáo, anh/chị chưa tích chọn tùy chọn Lấy lên tồn lũy kế trong phần tham số báo cáo. Vì vậy, phần mềm chỉ hiển thị số liệu phát sinh trong kỳ và không lấy số tiền hoặc số buổi còn tồn từ các tháng trước chuyển sang, dẫn đến cột Số tồn lũy kế cuối tháng không có dữ liệu.

Cách khắc phục, Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Báo cáo và mở Báo cáo tổng hợp hoàn trả.

Bước 2: Chọn các tham số cần xem báo cáo như thời gian, đợt thu, lớp… theo nhu cầu.

Bước 3: Tại phần tham số báo cáo, tích chọn ô Lấy lên tồn lũy kế.

Bước 4: Nhấn Đồng ý hoặc Xem báo cáo để phần mềm tải lại dữ liệu.

Sau khi tích chọn tùy chọn này, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ số liệu tại cột Số tồn lũy kế cuối tháng, bao gồm cả số tồn được chuyển từ các kỳ trước sang (nếu có).

Vấn đề: Khi xem báo cáo, tại cột Ghi chú của một số học sinh hiển thị nội dung “Không có đợt thu nhưng có số tồn”.

Nguyên nhân: Học sinh không được lập trong đợt thu đang xem báo cáo, nhưng vẫn còn số dư hoặc số buổi tồn từ các kỳ trước chuyển sang.

Giải pháp:

Bước 1: Kiểm tra danh sách học sinh trong đợt thu hiện tại.

• Vào Quản lý thu → Đợt thu.
• Chọn đợt thu và khoản thu tương ứng.
• Kiểm tra số lượng học sinh đã đăng ký.

Bước 2: Kiểm tra học sinh có còn số tồn từ các tháng trước hay không.

• Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.
• Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần xem và nhấn Xem chi tiết.
• Tại danh sách học sinh, kéo thanh cuộn ngang sang phải để hiển thị đầy đủ cột, sau đó nhấn biểu tượng đồng hồ (lịch sử) ở cuối dòng để xem lịch sử sử dụng số tồn của học sinh chi tiết tại đây.

Nếu học sinh không phát sinh khoản thu trong tháng hiện tại nhưng vẫn còn số tồn từ tháng trước, thì ghi chú “Không có đợt thu nhưng có số tồn” trên báo cáo HP-BC06 là đúng với dữ liệu thực tế.

Ví dụ:

• Học sinh còn dư tiền hoặc còn tồn buổi ăn từ tháng trước.

• Tháng hiện tại nhà trường không lập đợt thu cho học sinh đó (do nghỉ học, chuyển lớp, không tham gia khoản thu…), nhưng số tồn của kỳ trước vẫn được theo dõi trên báo cáo.

Do đó, phần mềm hiển thị ghi chú “Không có đợt thu nhưng có số tồn” để thông báo rằng học sinh không thuộc đợt thu hiện tại nhưng vẫn còn số tồn cần theo dõi.