Câu hỏi thường gặp liên quan đến HP-BC06: Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả hàng tháng

Trả lời: Ghi chú trên báo cáo thể hiện tháng phát sinh khoản hoàn trả, không phải tháng đang xem báo cáo.

Ví dụ: Khi xem báo cáo của tháng 7, nếu học sinh được hoàn trả cho khoản thu của tháng 6 thì cột Ghi chú sẽ hiển thị: “Tháng 6 đã trả … buổi”.

Để kiểm tra chi tiết khoản hoàn trả, anh/chị thực hiện:

•  Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả.
• Chọn tab Danh sách hoàn trả.
• Tìm đến học sinh cần kiểm tra.

=> Phần mềm sẽ hiển thị thông tin hoàn trả của học sinh, bao gồm khoản thu được hoàn trả và tháng phát sinh khoản hoàn trả, giúp đối chiếu với nội dung ghi chú trên báo cáo.

Vấn đề: Khi xem Báo cáo tổng hợp hoàn trả, cột Số tồn lũy kế cuối tháng không hiển thị số liệu.

Nguyên nhân: Các khoản tiền tồn chưa được sử dụng mà không hiển thị trên cột tồn lũy kế thì khi xem báo cáo, anh/chị chưa tích chọn tùy chọn Lấy lên tồn lũy kế trong phần tham số báo cáo. Vì vậy, phần mềm chỉ hiển thị số liệu phát sinh trong kỳ và không lấy số tiền hoặc số buổi còn tồn từ các tháng trước chuyển sang, dẫn đến cột Số tồn lũy kế cuối tháng không có dữ liệu.

Cách khắc phục, Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Báo cáo và mở Báo cáo tổng hợp hoàn trả.

Bước 2: Chọn các tham số cần xem báo cáo như thời gian, đợt thu, lớp… theo nhu cầu.

Bước 3: Tại phần tham số báo cáo, tích chọn ô Lấy lên tồn lũy kế.

Bước 4: Nhấn Đồng ý hoặc Xem báo cáo để phần mềm tải lại dữ liệu.

Sau khi tích chọn tùy chọn này, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ số liệu tại cột Số tồn lũy kế cuối tháng, bao gồm cả số tồn được chuyển từ các kỳ trước sang (nếu có).

Vấn đề: Khi xem báo cáo, tại cột Ghi chú của một số học sinh hiển thị nội dung “Không có đợt thu nhưng có số tồn”.

Nguyên nhân: Học sinh không được lập trong đợt thu đang xem báo cáo, nhưng vẫn còn số dư hoặc số buổi tồn từ các kỳ trước chuyển sang.

Giải pháp:

Bước 1: Kiểm tra danh sách học sinh trong đợt thu hiện tại.

• Vào Quản lý thu → Đợt thu.
• Chọn đợt thu và khoản thu tương ứng.
• Kiểm tra số lượng học sinh đã đăng ký.

Bước 2: Kiểm tra học sinh có còn số tồn từ các tháng trước hay không.

• Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.
• Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần xem và nhấn Xem chi tiết.
• Tại danh sách học sinh, kéo thanh cuộn ngang sang phải để hiển thị đầy đủ cột, sau đó nhấn biểu tượng đồng hồ (lịch sử) ở cuối dòng để xem lịch sử sử dụng số tồn của học sinh chi tiết tại đây.

Nếu học sinh không phát sinh khoản thu trong tháng hiện tại nhưng vẫn còn số tồn từ tháng trước, thì ghi chú “Không có đợt thu nhưng có số tồn” trên báo cáo HP-BC06 là đúng với dữ liệu thực tế.

Ví dụ:

• Học sinh còn dư tiền hoặc còn tồn buổi ăn từ tháng trước.

• Tháng hiện tại nhà trường không lập đợt thu cho học sinh đó (do nghỉ học, chuyển lớp, không tham gia khoản thu…), nhưng số tồn của kỳ trước vẫn được theo dõi trên báo cáo.

Do đó, phần mềm hiển thị ghi chú “Không có đợt thu nhưng có số tồn” để thông báo rằng học sinh không thuộc đợt thu hiện tại nhưng vẫn còn số tồn cần theo dõi.

Vấn đề: Số liệu trên Danh sách hoàn trả và Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả không khớp nhau.

Trường hợp 1: Học sinh đã bị xóa khỏi đợt thu

Nguyên nhân: Học sinh đã bị xóa khỏi đợt thu nhưng vẫn có bản ghi hoàn trả. Danh sách hoàn trả vẫn hiển thị bản ghi đã ghi nhận, nhưng Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả lấy dữ liệu theo học sinh trong đợt thu nên không tính số liệu của học sinh đã bị xóa.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện:

1. Xóa bản ghi hoàn trả của học sinh.
2. Thêm lại bản ghi hoàn trả.
3. Chốt lại đợt thu.
4. Ghi nhận hoàn trả lại.

Sau đó, kiểm tra lại Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả.

Trường hợp 2: Bản ghi hoàn trả lấy từ số tồn của kỳ khác

Nguyên nhân: Bản ghi hoàn trả được lấy từ số tồn của kỳ khác. Danh sách hoàn trả lấy dữ liệu theo ngày ghi nhận nên vẫn hiển thị bản ghi, trong khi Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả lấy dữ liệu theo kỳ của đợt thu nên không tính số liệu có nguồn từ kỳ khác.

Ví dụ: Học sinh Mạc Quỳnh Chi, lớp 5 tuổi E có số lượng hoàn trả được lấy từ số tồn tháng 9. Khi in báo cáo tháng 12, số lượng này không được tính vào Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả.

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra kỳ số tồn được sử dụng trong bản ghi hoàn trả. Nếu số tồn được lấy từ kỳ khác với kỳ đang xem báo cáo thì số liệu trên Danh sách hoàn trả và Bảng tổng hợp số lượng hoàn trả có thể không khớp. Anh/chị căn cứ vào kỳ số tồn để đối chiếu và xác định phần chênh lệch.

Vấn đề: Số liệu tồn cuối tháng và lũy kế trên Bảng tổng hợp hoàn trả không đúng với số liệu thực tế trên đợt thu.

Nguyên nhân: Khoản thu được lập với số lượng đăng ký ban đầu bằng 0, sau đó anh/chị đã chốt đợt thu. Sau khi chốt, anh/chị thực hiện sửa thông tin chi tiết đợt thu, cập nhật số lượng đăng ký  và tiếp tục thu tiền. Tuy nhiên, dữ liệu tồn đã được ghi nhận theo số đăng ký 0 tại thời điểm chốt đợt thu nên không được cập nhật theo số lượng mới.

Ví dụ: Ban đầu, khoản thu được lập với số lượng đăng ký là 0 và anh/chị thực hiện chốt đợt thu. Sau đó, anh/chị quay lại đợt thu sửa thông tin chi tiết đợt thu, cập nhật số lượng đăng ký thành 21 khi đó chốt đợt thu đang không cập nhật được số lượng đăng ký mới nhất

Giải pháp: Anh/chị thực hiện:

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần chốt và nhấn Xem chi tiết.

Bước 3: Tích chọn học sinh cần cập nhật.  Chọn Xóa dữ liệu để xóa dữ liệu tồn đã chốt trước đó.

• Sau khi xóa dữ liệu tồn xong phần mềm sẽ cập nhật lại dữ liệu tồn theo thông tin mới nhất về số lượng đăng ký trên đợt thu.