1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý khi số lượng học sinh trên Danh sách học sinh và Ghi nhận số lượng thực tế không khớp nhau.
Một số biểu hiện thường gặp:
- Danh sách học sinh của lớp có 30 học sinh nhưng khi ghi nhận số lượng thực tế chỉ hiển thị 29 học sinh.
- Học sinh xuất hiện ở lớp này trên Danh sách học sinh nhưng lại xuất hiện ở lớp khác khi ghi nhận số lượng thực tế.
- Một lớp bị thừa học sinh, lớp khác lại bị thiếu học sinh so với thực tế.
2. Cách xử lý
2.1. Nguyên nhân
Trường hợp 1: Học sinh chưa được đăng ký khoản thu
- Học sinh đã có trên Danh sách học sinh nhưng chưa được đăng ký khoản thu tương ứng.
- Do đó khi vào màn hình Ghi nhận số lượng thực tế, hệ thống sẽ không hiển thị học sinh này trong danh sách cần ghi nhận.
Trường hợp 2: Khai báo thời điểm chuyển lớp chưa đúng
Khi học sinh chuyển từ lớp này sang lớp khác, hệ thống sẽ căn cứ vào thời điểm chuyển lớp để xác định học sinh thuộc lớp nào tại từng tháng.
Ví dụ:
- Học sinh Nguyễn Văn A chuyển từ lớp 1A sang lớp 1B vào tháng 02.
- Khi xem Danh sách học sinh hiện tại, học sinh sẽ thuộc lớp 1B.
- Tuy nhiên khi xem Ghi nhận số lượng thực tế của tháng 01, học sinh vẫn thuộc lớp 1A.
Nếu ngày chuyển lớp được khai báo không đúng thực tế, học sinh có thể hiển thị sai lớp, dẫn đến tình trạng lớp bị thừa hoặc thiếu học sinh.
2.2. Cách kiểm tra và điều chỉnh thời điểm chuyển lớp
Bước 1: Mở danh sách học sinh
- Đăng nhập vào phần mềm.
- Tại menu bên trái màn hình, chọn Hệ thống.
- Chọn Danh sách học sinh.
Bước 2: Tìm học sinh hiển thị sai lớp
- Tại danh sách học sinh, tìm đến học sinh đang bị hiển thị sai lớp.
- Kéo sang cột cuối cùng của dòng học sinh.
- Nhấn vào biểu tượng hình cây bút (Sửa).
Bước 3: Kiểm tra quá trình chuyển lớp
- Trên màn hình thông tin học sinh, chọn Quá trình chuyển lớp.
- Kiểm tra các thông tin: Lớp chuyển đi, Lớp chuyển đến, Thời điểm chuyển lớp.
Bước 4: Điều chỉnh lại thời điểm chuyển lớp
Nếu phát hiện ngày chuyển lớp chưa đúng với thực tế:
- Chỉnh sửa lại thời điểm chuyển lớp.
- Nhấn Cất/Lưu để ghi nhận thay đổi.
Bước 5: Kiểm tra lại kết quả
- Quay lại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế.
- Chọn đúng tháng cần kiểm tra.
- Kiểm tra lại danh sách học sinh của lớp.
Sau khi điều chỉnh đúng thời điểm chuyển lớp, học sinh sẽ được hiển thị tại lớp phù hợp với thực tế của từng thời điểm và số lượng học sinh giữa các màn hình sẽ khớp nhau.
3. Lưu ý
3.1. Khi chỉnh sửa hoặc xóa quá trình chuyển lớp
Đối với những học sinh đã phát sinh thu tiền trên đợt thu, khi anh/chị chỉnh sửa hoặc xóa quá trình chuyển lớp:
- Số lượng học sinh trên màn hình Ghi nhận số lượng thực tế sẽ được cập nhật theo lớp mới.
- Tuy nhiên, thông tin lớp của học sinh trên các đợt thu đã phát sinh trước đó sẽ không tự động chuyển về lớp ban đầu.
Vì vậy, anh/chị không nên xếp lại lớp sau khi thu tiền vi đợt thu sẽ không khớp với ghi nhận số lượng thực tế
