Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Lấy số tồn từ năm trước

Vấn đề: Khi thực hiện Lấy số tồn đầu năm sang năm học mới, anh/chị nhấn Lưu nhưng phần mềm báo “Dữ liệu không thay đổi, vui lòng kiểm tra lại” nên không thể lưu.

Nguyên nhân: Trước đó anh/chị đã thực hiện Lấy số tồn đầu năm và lưu thành công. Khi thực hiện lại, số liệu tồn được lấy sang không có thay đổi so với dữ liệu đã lưu trước đó nên phần mềm thông báo “Dữ liệu không thay đổi, vui lòng kiểm tra lại”.

Giải pháp:

• Nếu kiểm tra thấy số tồn đã chuyển sang năm học mới là đúng, anh/chị không cần thực hiện lại thao tác lấy tồn.
• Nếu kiểm tra thấy số tồn chuyển sang chưa đúng, anh/chị thực hiện xóa dữ liệu tồn đã lấy, sau đó thực hiện Lấy số tồn đầu năm lại.

Cách kiểm tra số tồn năm trước chuyển sang năm học mới:

Bước 1: Vào năm học cũ, chọn Chốt đợt thu → xem danh sách các đợt thu đã chốt.

Bước 2: Chọn đợt thu của tháng cuối cùng trong năm học. Số tồn lũy kế tại đợt thu này sẽ được chuyển sang làm số tồn đầu năm của năm học mới.

Bước 3: Sau khi lấy tồn sang năm học mới, kiểm tra số tồn đầu năm của học sinh.

Ví dụ: Học sinh A có số tồn lũy kế tại đợt thu tháng cuối cùng của năm học (tháng 7 – học hè) là 100.000 đồng. Sau khi lấy số tồn sang năm học mới, nếu kiểm tra thấy số tồn đầu năm của học sinh A tại khoản Học hè là 100.000 đồng thì số tồn đã được chuyển đúng. Thực hiện kiểm tra tương tự với các học sinh khác.

Vấn đề: Khi lập đợt thu trong năm học mới, đơn vị có số tồn lũy kế âm từ năm học trước nhưng phần mềm không hiển thị số tiền tồn sử dụng âm trên đợt thu.

Nguyên nhân:

• Chưa thực hiện Lấy số tồn đầu năm từ năm học trước.
• Đã thực hiện lấy số tồn đầu năm nhưng lập đợt thu trước khi lấy số tồn, nên đợt thu chưa cập nhật số tồn mới.

Giải pháp:

Bước 1: Anh/chị vào năm học cũ, kiểm tra đợt thu đã chốt đợt thu và kiểm tra xem đợt thu đã có số tồn lũy kế hay chưa.

Bước 2: Nếu năm học cũ đã có số tồn lũy kế, anh/chị chuyển sang năm học mới và thực hiện Lấy số tồn đầu năm chi tiết tại đây.

Bước 3: Quay lại đợt thu đã lập, chọn Cập nhật thay đổi tồn để phần mềm cập nhật lại số tồn chi tiết tại đây.

Sau khi cập nhật, phần mềm sẽ hiển thị số tồn âm của năm học trước trên đợt thu năm học mới.

Nguyên nhân 1: Học sinh chưa được xếp lớp trong năm học mới.

Khi tạo dữ liệu năm học mới, nếu chưa thực hiện xếp lớp cho học sinh thì hệ thống không xác định được lớp hiện tại của học sinh để lấy số tồn từ năm học trước sang.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Hệ thống > học sinh.

• Kiểm tra học sinh đang được xếp ở lớp nào trong năm học hiện tại.

Bước 2: Nếu học sinh chưa được xếp lớp, thực hiện xếp học sinh vào đúng lớp chi tiết tại đây.

Bước 3: Quay lại Chốt đợt thu, chọn Lấy số tồn từ năm trước để thực hiện lại thao tác.

Lưu ý: Sau khi học sinh được xếp lớp đúng trong năm học mới, hệ thống sẽ lấy được số tồn từ năm học trước sang.

Nguyên nhân 2: Tạo mã học sinh mới trong năm học mới thay vì lấy mã học sinh từ năm học trước.

Khi tạo dữ liệu năm học mới, nếu anh/chị thêm mới học sinh thay vì lấy học sinh từ năm học trước sang, phần mềm không xác định được học sinh mới với học sinh ở năm học trước là cùng một học sinh nên không lấy được số tồn từ năm học trước sang.

Trường hợp học sinh trùng họ tên nhưng khác mã học sinh, phần mềm cũng không lấy số tồn của học sinh năm trước sang học sinh được thêm mới.

Giải pháp: Khi tạo dữ liệu năm học mới, anh/chị thực hiện xếp lớp đầu năm và lấy học sinh từ năm học trước sang, thay vì thêm mới học sinh

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống, chọn Danh sách học sinh. Nhấn biểu tượng 3 chấm góc trên cùng tay phải ⋯, nhấn Xếp lớp đầu năm chi tiết tại đây.

Bước 2: Nếu học sinh chưa được xếp lớp, thực hiện xếp học sinh vào đúng lớp chi tiết tại đây.

Bước 3: Quay lại Chốt đợt thu, chọn Lấy số tồn từ năm trước để thực hiện lại thao tác.

Lưu ý: Để lấy được số tồn từ năm học trước, học sinh cần được lấy từ dữ liệu năm học trước sang và được xếp vào lớp trong năm học mới.