I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách gửi thông báo đợt thu qua email cho học sinh sinh viên (HSSV). Nội dung bao gồm các bước thao tác gửi thông báo cho nhiều lớp. Hướng dẫn áp dụng cho người dùng quản lý thu trong hệ thống.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tại màn hình Quản lý thu\Đợt thu\Thông báo thu tiền:
Bước 2: Để thực hiện gửi thông báo, trước tiên anh/chị cần thiết lập các thông tin cơ bản tại màn hình Gửi thông báo. Tại mục Hình thức thông báo, chọn Email (đây là chế độ mặc định).
Bước 3: Nhấn vào Cài đặt Email. Tại đây, anh/chị thực hiện các thao tác tại các tab tương ứng để cấu hình thông tin người gửi:
1. Thiết lập email gửi:
Anh/chị thiết lập các thông tin: Máy chủ mail, cổng, tên đăng nhập và mật khẩu để gửi email tới HSSV.
2. Nội dung email
- Tùy chỉnh nội dung: Loại emai, Tiêu đề email thông báo, Nội dung email thông báo và Chân chữ ký:
- Nhấn Xem trước để kiểm tra hiển thị của email dựa trên dữ liệu mẫu:
- Chọn Lấy lại mặc định để khôi phục nội dung mẫu.
3. Thông tin liên hệ: Anh/chị thiết lập thông tin liên hệ dùng cho nội dung gửi email:
Nhấn Lưu để ghi nhận các thiết lập.
Bước 4: Anh/chị thực hiện gửi thông báo theo các bước sau:
- Chọn Loại thông báo là Thông báo thu tiền.
- Chọn các thông tin nghiệp vụ:
- Đợt thu: Chọn đợt thu tương ứng (mặc định là đợt gần nhất).
- Phạm vi: Chọn đối tượng nhận thông báo (Toàn trường, Bậc đào tạo, Khối/Niên khóa, Lớp, hoặc HSSV cụ thể).
- Dự kiến thu từ ngày – Đến ngày: Thiết lập khoảng thời gian thông báo.
- Tại mục Tùy chọn, tích chọn các điều kiện cần thiết:
- Chỉ được nộp tiền trong thời gian đã thông báo
- Chỉ gửi cho HSSV chưa gửi thông báo
- Chỉ gửi cho HSSV đăng ký hình thức thanh toán chuyển khoản
Bước 5: Để gửi cho nhiều lớp trong một lần, tích chọn các lớp cần gửi thông báo, sau đó nhấn Gửi.
Email của phụ huynh sẽ nhận được thông báo về đợt thu:
III. Lưu ý
Phần mềm chỉ gửi email thông báo cho những HSSV đã cập nhật email. Với những HSSV chưa điền địa chỉ email, anh/chị cần yêu cầu HSSV cập nhật email trước khi thực hiện gửi để đảm bảo thông báo đến đúng đối tượng.
