1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình Thu tiền trên phần mềm.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
- Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi Thu tiền.
- Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
2. Cách xử lý
2.1. Phụ huynh không đủ khả năng nộp đủ số tiền phải thu thì làm thế nào?
Vấn đề: Nhà trường thực hiện thu tiền cả năm cho khoản thu, nhưng phụ huynh không đủ khả năng (không có tiền) nộp đủ số tiền phải thu của khoản Bảo hiểm y tế (BHYT) hoặc một khoản thu khác và muốn nộp số tiền thấp hơn số tiền phần mềm đang tính.
Giải pháp: Phụ huynh cần liên hệ nhà trường để nhà trường kiểm tra và thực hiện thu theo số tiền thực tế phụ huynh có thể nộp. Nhà trường thực hiện thu tiền thủ công theo học sinh trên phần mềm như sau:
Thu tiền thủ công theo học sinh dùng khi cần thu chi tiết, điều chỉnh số lượng, đơn giá hoặc xử lý trường hợp nộp thừa/thiếu cho từng học sinh.
Bước 1: Vào menu Quản lý thu > chọn tab Thu tiền.
Bước 2: Nhập Tên học sinh hoặc Mã học sinh cần thu tiền trên thanh tìm kiếm, chọn học sinh trong danh sách. Chọn đợt thu, nhấn Sửa chi tiết.
Bước 3: Chọn Hình thức thu và Ngày thu.
Bước 4: Điều chỉnh số tiền nhận theo số tiền phụ huynh nộp, sau đó nhấn Thu tiền để ghi nhận.
2.2. Tìm học sinh để gạch nợ thủ công nhưng phần mềm không hiển thị đủ học sinh thì làm thế nào?
Vấn đề: Khi thực hiện gạch nợ thủ công, anh/chị tìm kiếm học sinh nhưng danh sách không hiển thị đầy đủ học sinh cần tìm.
Nguyên nhân: Anh/chị đang sử dụng mũi tên xổ xuống để tìm kiếm học sinh nên danh sách hiển thị không đầy đủ.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:
- Vào Quản lý thu → Đợt thu, chọn đợt thu cần thu tiền, sau đó sao chép Mã học sinh của học sinh cần gạch nợ.
- Vào Quản lý thu → Thu tiền, dán Mã học sinh vào ô tìm kiếm.
- Phần mềm sẽ tìm kiếm và hiển thị đúng học sinh theo Mã học sinh để anh/chị thực hiện gạch nợ thủ công.
2.3. Khi sáp nhập, có được sử dụng mã học sinh của trường cũ để theo dõi học sinh tại trường mới không?
Vấn đề: Khi sáp nhập trường, anh/chị muốn sử dụng Mã học sinh của trường cũ để tiếp tục theo dõi học sinh tại trường mới.
Trả lời: Không thể sử dụng chung Mã học sinh giữa 2 trường. Mỗi Mã học sinh chỉ được sử dụng cho một học sinh tại một đơn vị.
Trường hợp cùng một học sinh nhưng được quản lý tại 2 đơn vị khác nhau, anh/chị cần sử dụng 2 Mã học sinh khác nhau, tương ứng với từng đơn vị.
Giải pháp: Khi nhập danh sách học sinh tại trường mới, anh/chị có thể:
- Bỏ trống Mã học sinh để phần mềm tự động tạo mã mới.
- Hoặc nhập Mã học sinh mới cho học sinh.
Không sử dụng lại Mã học sinh của trường cũ tại trường mới.
2.4. Trường chưa thu tiền học sinh hoặc đã có học sinh thu tiền rồi, muốn xem tổng hợp số phải thu thì làm thế nào?
Vấn đề: Nhà trường chưa thực hiện thu tiền cho học sinh nhưng muốn xem tổng hợp số phải thu theo lớp hoặc theo từng học sinh.
Giải pháp: Anh/chị vào Báo cáo → Báo cáo tùy chỉnh, chọn một trong các báo cáo:
- Danh sách thu tiền theo lớp để xem tổng hợp số phải thu theo từng lớp.
- Danh sách thu tiền theo học sinh để xem chi tiết số phải thu của từng học sinh.
