Các câu hỏi thường gặp khi tra cứu, in, xuất khẩu và gửi hóa đơn

Giải pháp: Anh/chị có thể in/xuất khẩu danh sách hóa đơn đã phát hành hoặc xem tổng số tiền hóa đơn đã xuất theo các bước sau:

Bước 1: Trên phần mềm EMIS Khoản thu, tại thanh menu bên trái chọn Quản lý hóa đơn → chọn tab Quản lý HĐĐT

• Trường hợp đơn vị đã thiết lập đầy đủ thông tin trên meInvoice:
  Chọn Danh sách hóa đơn. Phần mềm sẽ tự động điều hướng sang phần mềm meInvoice để thực hiện quản lý hóa đơn.
• Trường hợp đơn vị chưa thiết lập meInvoice:
  Tại mục Đăng ký sử dụng và khởi tạo mẫu, phần mềm hiển thị trạng thái Chưa thiết lập. Anh/chị nhấn Thực hiện, phần mềm sẽ tự động điều hướng sang meInvoice để thực hiện thiết lập.

Hoặc anh/chị đăng nhập vào phần mềm Hóa đơn điện tử Meinvoice tại địa chỉ: https://app3.meinvoice.vn/v3/

Bước 2: Vào mục Báo cáo (Trên phần mềm Meinvoice) → Bảng kê → chọn Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

Bước 3: Chọn khoảng thời gian phát hành hóa đơn cần xem, sau đó nhấn Lọc.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đã phát hành theo điều kiện lọc.

• Anh/chị có thể xem tổng tiền thanh toán của các hóa đơn tại góc dưới bên phải màn hình.
• Trường hợp cần lưu trữ hoặc in danh sách hóa đơn, anh/chị nhấn Xuất khẩu để xuất dữ liệu ra Excel và thực hiện các thao tác in ấn theo nhu cầu.

Dạ, chị có thể in hóa đơn hàng loạt theo 2 cách sau:

Cách 1: In hóa đơn đã phát hành

• Vào menu Quản lý hóa đơn > Danh sách hóa đơn.
• Lọc trạng thái Đã cấp mã, tích chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn cần in.

• Nhấn Xem hóa đơn, sau đó chọn biểu tượng máy in hoặc tải xuống (PDF) ở góc trên bên phải.

Cách 2: In danh sách tổng hợp (Bảng kê)

• Vào Quản lý hóa đơn > Quản lý HĐĐT > Danh sách hóa đơn.

• Chọn Báo cáo > Bảng kê > Bảng kê hóa đơn đã sử dụng.

• Lọc khoảng thời gian, nhấn Lọc.

• Nhấn Xuất khẩu để in danh sách hoặc lưu Excel.

Cách xử lý: Sau khi xuất hóa đơn điện tử, phần mềm sẽ gửi hóa đơn đến địa chỉ email đã được khai báo trong Hồ sơ học sinh.

Để đảm bảo toàn bộ phụ huynh đều nhận được hóa đơn, nhà trường cần cập nhật đầy đủ email của học sinh/phụ huynh trước khi thực hiện gửi.

Cách xử lý: Nhà trường kiểm tra các nội dung sau:

• Địa chỉ email của học sinh/phụ huynh đã được khai báo đúng chưa.
• Phụ huynh kiểm tra hộp thư Spam/Junk.
• Thực hiện gửi lại hóa đơn nếu cần.

Cách xử lý: Để có thể gửi hóa đơn cho toàn bộ học sinh, nhà trường cần cập nhật email trong Hồ sơ học sinh.

Phần mềm hỗ trợ tải danh sách học sinh chưa cập nhật email, sau đó nhà trường bổ sung thông tin và nhập khẩu lại. Để có thể gửi hóa đơn cho toàn bộ học sinh, vui lòng tải về Danh sách học sinh chưa cập nhật email và nhập khẩu vào Hồ sơ học sinh.

Cách xử lý: Có. Nếu hóa đơn đã được xuất hợp lệ, nhà trường có thể thực hiện gửi lại hóa đơn đến email của phụ huynh.

• Hiện tại phần mềm đang hỗ trợ gửi lại hóa đơn theo toàn trường, khối, cả lớp

Cách xử lý: Nhà trường kiểm tra:

• Khoản thu đã được xuất hóa đơn hay chưa.
• Email của phụ huynh đã được cập nhật đúng chưa.
• Thực hiện gửi lại hóa đơn nếu cần.

Cách xử lý:  Hiện tại SISAP chưa hỗ trợ xem hoặc tải hóa đơn điện tử.

Nếu phụ huynh cần hóa đơn, nhà trường thực hiện gửi hóa đơn qua email hoặc cung cấp theo quy định.

Cách xử lý: Không bắt buộc để sử dụng phần mềm.

Tuy nhiên, nếu nhà trường muốn gửi hóa đơn điện tử tự động cho phụ huynh thì cần khai báo đầy đủ địa chỉ email trong Hồ sơ học sinh.

Cách xử lý: Trước khi gửi hóa đơn, nhà trường nên:

• Kiểm tra danh sách học sinh chưa có email.
• Bổ sung email của phụ huynh.
• Nhập khẩu lại thông tin vào Hồ sơ học sinh.
• Sau đó thực hiện gửi hóa đơn.

Cách xử lý: Giải thích với phụ huynh rằng SISAP hiện chưa hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử.

Nếu cần hóa đơn để lưu trữ hoặc phục vụ giảm trừ thuế TNCN, nhà trường vui lòng gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc hỗ trợ cung cấp lại theo yêu cầu.

Cách xử lý: Từ 01/7/2026, theo khoản 2 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cá nhân cư trú được giảm trừ chi phí giáo dục – đào tạo tối đa 24 triệu đồng/năm khi tính thuế TNCN nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Vì vậy, nhu cầu nhận hóa đơn học phí của phụ huynh tăng đáng kể để phục vụ quyết toán thuế.

Cách xử lý:

Bước 1: Tại menu góc bên trái Quản lý hóa đơn/ Danh sách hóa đơn

• Chọn Ngày hóa đơn 
• Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn cần gửi cho học sinh
• Trạng thái phát hành: Đã cấp mã

Bước 2: Kích chọn 2 lần vào hóa đơn của học sinh cần gửi, kéo con trỏ chuột xuống cuối trang hóa đơn.

• Chọn đường link tra cứu tại Website.

Bước 3: Phần mềm hiển thị hóa đơn của học sinh

• Cách 1: Nhấn Copy link hóa đơn trên thanh công cụ để sao chép đường dẫn hóa đơn, sau đó dán và gửi cho phụ huynh qua Zalo, Email hoặc các ứng dụng nhắn tin khác.
• Cách 2: Nhấn Tải hóa đơn để lưu file hóa đơn về máy tính, sau đó đính kèm file và gửi cho phụ huynh qua Zalo, Email hoặc theo hình thức nhà trường đang sử dụng.