1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình ghi nhận số lượng thực tế trên phần mềm. Trong quá trình sử dụng, nhiều anh/chị gặp khó khăn khi ghi nhận không thấy tháng hoặc không thấy học sinh để ghi nhận số lượng thực tế.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
- Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi ghi nhận số lượng thực tế.
- Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
2. Các vấn đề thường gặp
2.1. Câu hỏi: Tại sao không thấy danh sách học sinh khi ghi nhận số lượng thực tế?
Nguyên nhân 1: Do học sinh chưa đăng ký khoản thu. Theo mặc định, phần mềm chỉ hiển thị những học sinh đã đăng ký khoản thu để giao diện nhập liệu được gọn gàng.
Giải pháp: Thực hiện đăng ký khoản thu cho học sinh theo các bước sau:
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Lập kế hoạch thu/ nhấn Đăng ký khoản thu. Kiểm tra tại cột khoản thu cần ghi nhận số lượng thực tế xem đã được đăng ký cho học sinh hay chưa.
Bước 2: Nhấn vào tiêu đề cột khoản thu để tích chọn cho cả cột, nhấn Chọn cả cột, sau đó nhấn Lưu.
Xem hướng dẫn Đăng ký khoản thu chi tiết tại đây.
Bước 3: Sau khi Lưu danh sách đăng ký khoản thu xong, anh/chị quay lại giao diện ghi nhận số lượng thực tế để kiểm tra và thực hiện ghi nhận số buổi sử dụng thực tế các khoản thu của học sinh.
Xem hướng dẫn Ghi nhận số lượng thực tế chi tiết tại đây.
- Anh/chị có thể tích chọn Hiển thị cả học sinh không đăng ký để hiển thị đầy đủ danh sách học sinh mà không cần đăng ký khoản thu.
Nguyên nhân 2: Các khoản thu trong đợt thu chưa được tích chọn Cho phép hoàn trả.
Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.
Bước 2: Chọn khoản thu cần chỉnh sửa, nhấn biểu tượng cây bút hoặc nhấn đúp chuột vào khoản thu.
Bước 3: Tích chọn Cho phép hoàn trả và lưu lại.
Bước 4: Quay lại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế phần mềm sẽ hiển thị tất cả danh sách học sinh.
Nguyên nhân 3: Anh/chị đang chọn lớp Chưa xếp lớp hoặc lớp được chọn chưa có danh sách học sinh.
Giải pháp: Tại mục Lớp, anh/chị chọn đúng lớp có danh sách học sinh. Phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ danh sách học sinh, nút Nhập khẩu và biểu tượng 3 chấm để thực hiện thao tác.
2.2. Câu hỏi: Tại sao ở đợt thu đã có đầy đủ các tháng khi ghi nhận số lượng thực tế không lên?
Biểu hiện: Khi giáo viên được phân quyền chấm ăn và thực hiện ghi nhận số lượng thực tế, có thể gặp tình trạng danh sách tháng hiển thị không đúng, chẳng hạn:
- Đã có đầy đủ các tháng trong đợt thu nhưng tại phần Ghi nhận số lượng thực tế lại không hiển thị một số tháng.
- Bị trùng tháng, trùng ngày, trùng thứ (thứ 2.3.4.5.6.7. CN) ví dụ hiển thị 2 tháng 7 hoặc 2 tháng 10, 2 thứ 5 hoặc 2 thứ 6.
- Thiếu tháng, ví dụ có tháng 8 nhưng không có tháng 9.
- Giáo viên đã được phân quyền và vào chấm ăn bình thường nhưng danh sách tháng trên máy tính lại hiển thị không đúng.
Ví dụ: Ở phần đợt thu đã có tháng 6 nhưng tại phần ghi nhận số lượng thực tế chưa hiển thị tháng 6 hoặc thể hiện 2 tháng 7.
Lưu ý: Trường hợp giáo viên đã được phân quyền và đã vào được phần Ghi nhận số lượng thực tế, nhưng chỉ gặp tình trạng thiếu/trùng tháng, thực hiện kiểm tra ngày giờ trên máy tính theo hướng dẫn dưới đây, không cần kiểm tra lại việc phân quyền.
Nguyên nhân: Thường do ngày giờ trên máy tính đang bị sai nên phần mềm chưa nhận đúng thời gian hiện tại để hiển thị đầy đủ các tháng.
Giải pháp: Trường hợp ngày giờ trên máy tính bị sai không đúng với hiện tại, anh/chị thực hiện chỉnh lại ngày giờ theo các bước sau:
- Nhấp chuột phải vào đồng hồ ở góc phải màn hình, chọn Adjust date/time.
- Bật mục Set time automatically (Đặt thời gian tự động).
- Tại mục Time zone, chọn múi giờ chuẩn Việt Nam là (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.
- Nhấn vào nút Sync now (Đồng bộ ngay) bên cạnh nếu có để máy tính cập nhật lại thời gian chính xác.
2.3. Câu hỏi: Tại sao ở Đăng ký khoản thu đã có đầy đủ học sinh nhưng khi ghi nhận số lượng thực tế lại không hiển thị đủ học sinh?
Khi nhà trường đã đăng ký khoản thu và lập đợt thu nhưng tại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế hoặc Danh sách chấm ăn không hiển thị đủ học sinh (ví dụ không lên số lượng học sinh nhà trẻ, mẫu giáo hoặc thiếu một số học sinh đã đăng ký khoản thu), nguyên nhân thường liên quan đến thời điểm chuyển lớp hoặc thời điểm chuyển đến của học sinh.
Ví dụ: Đối với khoản thu học hè, học sinh A tại lớp học hè đã được đăng ký tại màn hình Đăng ký khoản thu. Tuy nhiên, khi thực hiện Ghi nhận số lượng thực tế tháng 6, phần mềm không hiển thị học sinh A trong danh sách để ghi nhận.
Nguyên nhân 1: Học sinh đã được chuyển sang lớp mới, nhưng thời điểm chuyển lớp được thiết lập sau thời điểm ghi nhận số lượng thực tế.
- Phần mềm căn cứ vào lớp của học sinh tại thời điểm ghi nhận thực tế để hiển thị danh sách, nên nếu thời điểm chuyển lớp sau thời điểm đăng ký thực tế, học sinh sẽ không xuất hiện trong danh sách ghi nhận của lớp mới mặc dù đã được đăng ký khoản thu.
Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại thời điểm chuyển lớp của học sinh chi tiết tại đây hoặc thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.
Bước 2: Chọn biểu tượng ✎ Sửa tại học sinh cần kiểm tra.
Bước 3: Nhấn Xem quá trình chuyển lớp để xem lịch sử chuyển lớp của học sinh.
Bước 4: Tại lần chuyển lớp gần nhất, nhấn biểu tượng ✎ Sửa.
Bước 5: Cập nhật lại Thời điểm chuyển lớp của học sinh để tháng chuyển đến nằm trong hoặc trước thời gian thực hiện ghi nhận số lượng thực tế.
Bước 6: Nhấn Lưu để cập nhật thông tin.
Bước 7: Thực hiện ghi nhận số lượng thực tế lại để hệ thống cập nhật danh sách học sinh theo thông tin mới.
Nguyên nhân 2: Học sinh được khai báo Ngày chuyển đến sau thời điểm ghi nhận số lượng thực tế.
Ví dụ: Khi thực hiện ghi nhận số lượng thực tế tháng 6, phần mềm không hiển thị học sinh A trong danh sách ghi nhận => Nguyên nhân là do Ngày chuyển đến của học sinh đang được thiết lập là tháng 7.
Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại Ngày chuyển đến của học sinh theo các bước sau:
Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.
Bước 2: Chọn biểu tượng ✎ Sửa tại học sinh cần kiểm tra.
Bước 3: Kiểm tra và cập nhật lại Ngày chuyển đến của học sinh để ngày này nằm trong hoặc trước thời gian thực hiện ghi nhận số lượng thực tế.
Bước 4: Thực hiện ghi nhận số lượng thực tế lại để hệ thống cập nhật danh sách học sinh theo thông tin mới.
2.4. Câu hỏi: Làm thế nào để xem học sinh đã ngừng theo dõi hoặc kiểm tra lịch sử ghi nhận số lượng thực tế của học sinh bỏ theo dõi rồi theo dõi lại?
Vấn đề: Một số trường hợp học sinh đã được ngừng theo dõi nhưng sau đó được theo dõi lại. Nhà trường muốn kiểm tra lịch sử ghi nhận số lượng thực tế hoặc xem lại các học sinh đã ngừng theo dõi để đối chiếu dữ liệu.
Giải pháp:
Anh/chị vào Quản lý thu → Ghi nhận số lượng thực tế, sau đó tích chọn Hiển thị HS không đăng ký (góc trên cùng tay phải) để hiển thị danh sách các học sinh đã ngừng theo dõi.
Tại đây, anh/chị có thể kiểm tra lại thông tin ghi nhận số lượng thực tế của học sinh đã ngừng theo dõi hoặc được theo dõi lại.
Lưu ý: Theo mặc định, học sinh đã ngừng theo dõi sẽ không hiển thị tại Danh sách đăng ký khoản thu và Danh sách ghi nhận số lượng thực tế.
Ví dụ: Học sinh A được ngừng theo dõi từ ngày 30/05 thì khi mở danh sách ghi nhận số lượng thực tế các tháng trong năm, học sinh A sẽ không hiển thị. Để xem lại thông tin của học sinh này, anh/chị cần tích chọn Hiển thị HS không đăng ký.
2.5. Câu hỏi: Làm thế nào khi học sinh đã có trong danh sách thu tiền nhưng không hiển thị trên danh sách chấm ăn (danh sách ghi nhận số lượng thực tế)?
Trả lời:
Nguyên nhân: Do học sinh được thêm mới sau khi đơn vị đã đăng ký khoản thu và thực hiện ghi nhận số lượng thực tế (chấm ăn). Do đó, danh sách học sinh tại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế chưa được cập nhật nên chưa hiển thị học sinh mới.
Giải pháp: Để cập nhật lại danh sách học sinh mới nhất, anh/chị vào Quản lý thu\Ghi nhận số lượng thực tế, nhấn biểu tượng 3 chấm ở góc trên bên phải và chọn Cập nhật danh sách HS đăng ký.
Sau khi cập nhật, hệ thống sẽ bổ sung học sinh được thêm mới vào danh sách để giáo viên thực hiện chấm ăn.
2.7. Câu hỏi: Khi sao chép số lượng thực tế, phần mềm báo: Không có khoản thu đích phù hợp trong đợt thu này.
Nguyên nhân 1: Đợt thu không có khoản thu tương ứng để nhận dữ liệu sao chép.
Giải pháp: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn Đợt thu.
Trường hợp 1: Đợt thu chưa có đầy đủ các khoản thu.
Anh/chị bổ sung các khoản thu còn thiếu vào đợt thu, sau đó thực hiện sao chép lại số lượng thực tế.
Trường hợp 2: Đợt thu đã có đầy đủ các khoản thu.
Các khoản thu trong đợt thu cần được tích chọn Cho phép hoàn trả.
Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu
Bước 2: Chọn khoản thu cần chỉnh sửa, nhấn biểu tượng cây bút hoặc nhấn đúp chuột vào khoản thu.
Bước 3: Tích chọn Cho phép hoàn trả và lưu lại.
Thực hiện sao chép lại. Chọn đúng tháng cần ghi nhận số lượng thực tế.
Nguyên nhân 2: Khoản thu đang được thiết lập thu theo tháng nên không hiển thị để chọn khi ghi nhận số lượng thực tế.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:
- Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.
- Tìm khoản thu cần ghi nhận số lượng thực tế, nhấn Sửa.
- Tại mục Đơn vị tính, chọn Ngày hoặc Buổi và tích Cho phép hoàn trả.
- Nhấn Lưu.
- Quay lại Ghi nhận số lượng thực tế, chọn lại khoản thu. Khi đó, khoản thu sẽ hiển thị để anh/chị thực hiện ghi nhận số lượng thực tế.
2.8. Câu hỏi: Khi ghi nhận số lượng thực tế, chức năng Ghi nhận bị mờ (xám) và không thao tác được.
Vấn đề: Ghi nhận số lượng thực tế (chấm ăn, báo ăn…) không tích chọn ngày được, chức năng đang bị mờ (xám/đen).
Nguyên nhân 1: Đơn vị chưa thiết lập ngày sử dụng trong tuần
Giải pháp: Thực hiện thiết lập ngày sử dụng theo các bước sau:
Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → chọn Ghi nhận số lượng thực tế.
Bước 2: Nhấn biểu tượng ⋯ (menu thao tác) → chọn Thiết lập ngày sử dụng trong tuần.
Bước 3: Tích chọn các ngày đơn vị cho phép ghi nhận sử dụng (Thứ 2 → Chủ nhật).
Bước 4: Nhấn Lưu.
Nguyên nhân 2: Đơn vị đang thiết lập các ngày nghỉ Lễ
Giải pháp: Thực hiện thiết lập lại ngày nghỉ lễ theo các bước sau:
Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → chọn Ghi nhận số lượng thực tế.
Bước 2: Nhấn biểu tượng ⋯ (menu thao tác) → chọn Thiết lập ngày sử dụng trong tuần.
Bước 3: Kiểm tra các ngày nghỉ lễ trong tháng, bỏ tích chọn các ngày nghỉ lễ đã thiết lập nhầm trong tháng để có thể ghi nhận số lượng thực tế vào các ngày đó.
Bước 4: Nhấn Lưu.
2.9. Làm thế nào để xóa học sinh khỏi danh sách ghi nhận số lượng thực tế?
Vấn đề: Anh/chị muốn xóa một học sinh khỏi danh sách Ghi nhận số lượng thực tế nhưng không tìm thấy chức năng xóa.
Cách xử lý: Hiện tại, phần mềm không hỗ trợ xóa học sinh khỏi danh sách Ghi nhận số lượng thực tế.
- Nếu anh/chị không muốn học sinh hiển thị trong danh sách này, vui lòng không đăng ký khoản thu cho học sinh. Khi học sinh không được đăng ký khoản thu, phần mềm sẽ không hiển thị trong màn hình ghi nhận số lượng thực tế.
2.10. Làm thế nào để ghi nhận số lượng thực tế (chấm ăn) cho từng khoản thu?
Vấn đề: Đơn vị có nhiều khoản thu (ví dụ: Ăn sáng, Ăn trưa) và muốn ghi nhận số lượng thực tế theo từng khoản thu, với ngày ghi nhận khác nhau.
Cách xử lý: Phần mềm hỗ trợ ghi nhận số lượng thực tế riêng cho từng khoản thu.
Anh/chị vào Quản lý thu → Ghi nhận số lượng thực tế, chọn khoản thu cần ghi nhận, sau đó chọn ngày và nhập số lượng thực tế. Mỗi khoản thu được ghi nhận độc lập nên có thể thiết lập và cập nhật theo từng ngày riêng.
Ví dụ:
- Khoản thu Ăn sáng: Có 118 học sinh ăn → ghi nhận số lượng thực tế là 118.
- Khoản thu Ăn trưa: Có 120 học sinh ăn → ghi nhận số lượng thực tế là 120.
Hai khoản thu được ghi nhận độc lập, nên anh/chị có thể cập nhật số lượng và ngày ghi nhận riêng cho từng khoản thu mà không ảnh hưởng đến nhau.
2.11. Tại sao học sinh đã ngừng theo dõi vẫn hiển thị trong danh sách ghi nhận số lượng thực tế ?
Vấn đề: Học sinh đã ngừng theo dõi trong Danh sách học sinh nhưng vẫn hiển thị trong danh sách Ghi nhận số lượng thực tế.
Nguyên nhân: Anh/chị đang xem danh sách ghi nhận số lượng thực tế tại thời điểm học sinh vẫn còn được theo dõi trên hệ thống.
Ví dụ: Học sinh A có thời điểm ngừng theo dõi từ tháng 02/2026.
- Khi xem danh sách ghi nhận số lượng thực tế của tháng 01/2026 hoặc các tháng trước, học sinh A vẫn hiển thị vì tại thời điểm đó học sinh còn đang theo dõi.
- Khi xem danh sách ghi nhận số lượng thực tế từ tháng 02/2026 trở đi, học sinh A sẽ không còn hiển thị.
Cách xử lý:
- Nếu không muốn học sinh xuất hiện trong danh sách ghi nhận số lượng thực tế, anh/chị có thể không đăng ký khoản thu cho học sinh.
- Trường hợp thời điểm ngừng theo dõi đang khai báo chưa đúng, anh/chị vào Hệ thống → Danh sách học sinh, chỉnh sửa lại thời điểm ngừng theo dõi đúng với thực tế.
2.12.Tại sao học sinh đã ngừng theo dõi nhưng vẫn hiển thị trong danh sách ghi nhận số lượng thực tế của tháng hiện tại?
Vấn đề
Học sinh đã được ngừng theo dõi nhưng vẫn hiển thị trong danh sách Ghi nhận số lượng thực tế của tháng hiện tại.
Nguyên nhân
Trường hợp này thường xảy ra khi danh sách ghi nhận số lượng thực tế đã được lập trước, sau đó nhà trường mới thực hiện ngừng theo dõi học sinh. Vì vậy, danh sách ghi nhận số lượng thực tế chưa được cập nhật lại nên học sinh vẫn hiển thị.
Ngoài ra, nếu học sinh được khai báo thời điểm ngừng theo dõi từ ngày 01/07, thì trong tháng 7 học sinh vẫn được tính là còn theo dõi và vẫn hiển thị trong danh sách ghi nhận số lượng thực tế.
Cách xử lý
Bước 1: Kiểm tra thời điểm ngừng theo dõi của học sinh.
- Nếu học sinh nghỉ từ tháng 7 và không còn phát sinh trong tháng 7, kiểm tra lại thời điểm ngừng theo dõi đã khai báo đúng hay chưa.
- Ví dụ: Nếu học sinh nghỉ từ tháng 7 thì thời điểm ngừng theo dõi nên là 30/06, không phải 01/07.
Bước 2: Kiểm tra học sinh đã được bỏ đăng ký khoản thu hay chưa.
- Vào Lập kế hoạch thu → Đăng ký khoản thu.
- Kiểm tra và bỏ đăng ký các khoản thu của học sinh (nếu còn).
Bước 3: Cập nhật lại danh sách học sinh.
- Vào Quản lý thu, chọn Ghi nhận số lượng thực tế.
- Chọn biểu tượng ba chấm (⋮).
- Chọn Cập nhật danh sách học sinh đăng ký.
Sau khi cập nhật, học sinh đã ngừng theo dõi và không còn đăng ký khoản thu sẽ không còn hiển thị trong danh sách ghi nhận số lượng thực tế.
2.13. Ghi nhận số lượng thực tế bị nhầm cột hoặc nhầm tháng?
Khi nhập trực tiếp hoặc nhập khẩu số lượng thực tế nhầm sang tháng khác (ví dụ: cần chấm ăn tháng 6 nhưng lại nhập vào tháng 7).
- Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ sao chép số lượng thực tế từ tháng này sang tháng khác.
Anh/chị chọn đúng tháng cần ghi nhận và nhập khẩu lại dữ liệu số lượng theo các bước sau:
Bước 1: Vào menu Quản lý thu → Ghi nhận số lượng thực tế.
Bước 2: Chọn đúng tháng cần ghi nhận số lượng thực tế và chọn đúng lớp.
Bước 3: Nhấn Nhập khẩu chi tiết tại đây.
Bước 4: Chọn file số lượng thực tế của tháng cần ghi nhận và thực hiện nhập khẩu. Phần mềm sẽ cập nhật dữ liệu theo nội dung trong file, ghi đè lên dữ liệu cũ của tháng đã chọn.
2.14. Làm thế nào để xóa khoản thu trên danh sách ghi nhận số lượng thực tế?
Nguyên nhân: Các khoản thu có đơn vị tính là Ngày, buổi, tiết, giờ, lên danh sách ghi nhận số lượng thực tế
Cách xử lý: Muốn xóa đợt thu khỏi danh sách số lượng thực tế, anh/ chị chọn lại đơn vị tính sáng tháng, quý, năm
- Tại menu góc bên trái Lập kế hoach thu/ chọn khoản thu cần xóa khỏi danh sách ghi nhận số lượng thực t, đổi đơn vị tính từ ngày, buổi, … sang tháng, quý năm
- Sửa lại đơn giá mới cho phù hợp.
Lưu ý: Việc chuyển đơn vị tính sẽ không ảnh hưởng đến các đợt thu trước đó.
2.14. Làm thế nào học sinh đã ở đúng lớp trong đợt thu nhưng khi ghi nhận số lượng thực tế lại không hiển thị ở lớp đó?
Vấn đề: Nhà trường đã lập đợt thu và học sinh đã được xếp đúng lớp. Tuy nhiên, khi vào Ghi nhận số lượng thực tế theo lớp và tháng, học sinh lại không hiển thị tại lớp đã lập đợt thu mà có thể hiển thị ở lớp khác hoặc không tìm thấy học sinh.
Nguyên nhân: Học sinh đã phát sinh quá trình chuyển lớp trên phần mềm. Thông tin chuyển lớp theo từng tháng khiến phần mềm xác định lớp của học sinh tại thời điểm ghi nhận số lượng thực tế khác với lớp được thiết lập trong đợt thu.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện xóa thông tin chuyển lớp của học sinh như sau:
- Hệ thống/Vào Danh sách học sinh.
- Tìm kiếm và chọn học sinh cần xử lý, sau đó nhấn biểu tượng cây bút để sửa thông tin.
- Nhấn Xem quá trình chuyển lớp.
- Kiểm tra danh sách các tháng học sinh đã được thực hiện chuyển lớp.
- Xóa lần lượt thông tin chuyển lớp từ trên xuống dưới.
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
Sau khi lưu, anh/chị quay lại Ghi nhận số lượng thực tế và kiểm tra lại học sinh. Phần mềm sẽ hiển thị học sinh tại đúng lớp và đúng tháng theo thông tin đã thiết lập trong đợt thu.
2.15. Làm thế nào để in tổng số lượng theo lớp theo từng ngày trong tháng?
Anh/chị muốn in số lượng tổng của từng lớp theo từng ngày trong tháng thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → chọn Ghi nhận số lượng thực tế.
Bước 2: Tại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế, nhấn biểu tượng 
In.
Bước 3: Thiết lập tham số báo cáo: có 2 cách:
Cách 1: Chọn mẫu In theo lớp để in danh sách số lượng theo từng lớp và từng ngày trong tháng.
Mẫu In theo lớp hiển thị số lượng thực tế của từng lớp theo từng ngày, phù hợp để theo dõi và đối chiếu số lượng trong tháng.
Cách 2: Chọn mẫu In theo học sinh, chọn Phạm vi: Toàn trường để in danh sách số lượng theo từng học sinh, từng lớp và từng ngày trong tháng.
Mẫu In theo học sinh hiển thị số lượng thực tế theo từng học sinh, từng lớp và từng ngày trong tháng, phù hợp khi anh/chị muốn xem chi tiết số lượng của từng học sinh để đối chiếu với tổng số lượng của lớp.
Lưu ý: Nếu anh/chị chỉ cần xem tổng số lượng theo từng lớp theo từng ngày trong tháng, nên chọn mẫu In theo lớp. Nếu cần kiểm tra số lượng chi tiết của từng học sinh, chọn mẫu In theo học sinh và phạm vi Toàn trường.
2.16. Làm thế nào khi Ghi nhận số lượng thực tế không hiển thị nút nhập khẩu và biểu tượng 3 chấm?
Vấn đề: Tại chức năng Ghi nhận số lượng thực tế, màn hình không hiển thị nút Nhập khẩu và biểu tượng 3 chấm như thông thường.
Nguyên nhân: Anh/chị đang chọn lớp Chưa xếp lớp hoặc lớp được chọn chưa có danh sách học sinh.
Giải pháp: Tại mục Lớp, anh/chị chọn đúng lớp có danh sách học sinh. Phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ nút Nhập khẩu và biểu tượng 3 chấm để thực hiện thao tác.
2.17. Làm thế nào để tải file Excel chấm cơm, chấm ăn để giáo viên, nhân viên ghi nhận số buổi ăn thực tế của từng học sinh?
Vấn đề: Anh/chị muốn tìm chức năng tải hoặc xuất file Excel chấm cơm, chấm ăn theo tháng và lớp để gửi giáo viên các lớp ghi nhận số buổi ăn thực tế của học sinh. Anh/chị cần biết vào đâu để tải file mẫu, xuất danh sách học sinh chấm ăn hoặc lấy file Excel để các lớp cập nhật số buổi ăn. Ngoài ra, anh/chị muốn danh sách học sinh trên file tải về hiển thị theo tình trạng đăng ký khoản thu.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn menu Quản lý thu → Ghi nhận số lượng thực tế. Tại giao diện Ghi nhận số lượng thực tế, kiểm tra tùy chọn Hiển thị HS không đăng ký:
- Tích chọn: Khi tải tệp Excel nhập khẩu, danh sách có cả học sinh không đăng ký khoản thu.
- Không tích chọn: Khi tải tệp Excel nhập khẩu, danh sách chỉ gồm học sinh đã đăng ký khoản thu.
Bước 2: Nhấn Nhập khẩu → chọn hình thức tệp và phạm vi → nhấn Tải tệp mẫu Excel.
Bước 3: Mở tệp Excel đã tải về. Tại dòng của từng học sinh, tích x vào từng ô ngày tương ứng với những ngày học sinh có sử dụng bữa ăn → Lưu file.
Bước 4: Tải file đã nhập dữ liệu lên phần mềm → Chọn tệp cần nhập khẩu → Nhấn Tiếp tục.
Bước 5: Phần mềm tự động kiểm tra và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ.
- Bản ghi Không hợp lệ: Tải về máy để chỉnh sửa → Nhập khẩu lại.
- Bản ghi Hợp lệ: Nhấn Nhập khẩu để cập nhật vào phần mềm.
Lưu ý: Nếu muốn tệp Excel chỉ hiển thị học sinh đã đăng ký khoản thu, anh/chị cần bỏ tích tùy chọn Hiển thị HS không đăng ký trước khi tải tệp mẫu.
2.18. Tại sao số lượng chấm ăn trên giao diện Ghi nhận số lượng thực tế khác với số lượng trên báo cáo khi in?
Biểu hiện: Số lượng suất ăn thực tế hiển thị trên giao diện Quản lý thu → Ghi nhận số lượng thực tế không khớp với số lượng trên báo cáo Ghi nhận số lượng thực tế sau khi in. Ví dụ, trên giao diện chấm ăn hiển thị 16.778 suất nhưng khi in báo cáo lại hiển thị 16.782 suất, chênh lệch 4 suất.
Nguyên nhân: Tùy chọn hiển thị học sinh không đăng ký khoản thu tại giao diện chấm ăn và tham số in báo cáo được thiết lập không thống nhất.
Cụ thể, tại giao diện Ghi nhận số lượng thực tế, anh/chị không tích chọn Hiển thị HS không đăng ký, nhưng tại tham số in báo cáo lại tích chọn Hiển thị cả học sinh không đăng ký. Do đó, báo cáo in có thể bao gồm cả những học sinh không đăng ký khoản thu nhưng trước đó vẫn được ghi nhận chấm ăn, dẫn đến số lượng trên báo cáo cao hơn số lượng hiển thị trên giao diện.
Cách khắc phục:
Anh/chị kiểm tra tùy chọn hiển thị học sinh không đăng ký tại hai vị trí:
- Trên giao diện Ghi nhận số lượng thực tế: Kiểm tra tùy chọn Hiển thị HS không đăng ký.
- Tại tham số in báo cáo: Kiểm tra tùy chọn Hiển thị cả học sinh không đăng ký.
Đảm bảo hai tùy chọn được thiết lập thống nhất theo nhu cầu thống kê. Nếu một bên tích chọn, một bên không tích chọn, số lượng hiển thị trên giao diện và báo cáo in có thể chênh lệch.
Nếu vẫn còn chênh lệch sau khi đã thống nhất tùy chọn, anh/chị cần đối chiếu danh sách học sinh theo từng lớp giữa giao diện và báo cáo để kiểm tra xem lớp nào sai và học sinh nào sai.
