HP-BC04a: Bảng tổng hợp thu tiền

Báo cáo HP-BC04a: Bảng tổng hợp thu tiền dùng để tổng hợp và theo dõi số tiền thực tế đã thu (nếu chưa thu thì sẽ không xem được báo cáo này) theo từng khoản thu, nhóm khoản thu hoặc người thu tiền trong một đợt thu hoặc khoảng thời gian nhất định.

Tùy theo tiêu chí tổng hợp được lựa chọn, báo cáo sẽ hiển thị các thông tin khác nhau:

• Tổng hợp theo Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu: Báo cáo tổng hợp số lượng học sinh đăng ký, số lượng và thành tiền của từng khoản thu hoặc nhóm khoản thu phát sinh trong đợt thu hoặc khoảng thời gian thu đã chọn. Báo cáo giúp nhà trường đối chiếu số lượng đăng ký và tổng số tiền đã thu của từng khoản thu.
• Tổng hợp theo Người thu tiền: Báo cáo tổng hợp theo từng người thu, hiển thị số học sinh đã thu tiền, số tiền thu theo từng khoản thu và tổng số tiền mà mỗi người đã thu trong phạm vi báo cáo. Báo cáo hỗ trợ đối chiếu kết quả thu tiền giữa các thủ quỹ hoặc cán bộ thu.

Báo cáo thường được sử dụng để kiểm tra kết quả thu tiền theo từng đợt hoặc khoảng thời gian, đối chiếu số lượng học sinh đã thu, tổng số tiền đã thu theo từng khoản thu hoặc từng người thu tiền, đồng thời hỗ trợ phát hiện các trường hợp thu thiếu, thu thừa hoặc chênh lệch số liệu khi đối soát.

• Trước R224: Báo cáo HP-BC04a chỉ hỗ trợ phạm vi trong một trường.
• Từ R224: Đáp ứng nhu cầu quản lý khoản thu theo từng cơ sở sau khi sáp nhập trường, báo cáo HP-BC04a cập nhật: Phạm vi Tất cả: Bao gồm toàn bộ học sinh thuộc các cơ sở; Phạm vi Lớp: Cho phép xem báo cáo theo từng lớp tại từng cơ sở.

Lưu ý về phạm vi dữ liệu: Số lượng hiển thị trên báo cáo HP-BC04a phục vụ việc tổng hợp, đối chiếu dữ liệu thu tiền trong đợt thu hoặc thời gian thu được chọn. Đây không phải số lượng học sinh ăn thực tế, không phản ánh số lượt ăn, số suất ăn hoặc số học sinh đã chấm ăn theo ngày/tháng.

Báo cáo này không dùng để xem hoặc tổng hợp số lượng học sinh ăn thực tế trong tháng, chẳng hạn như xem tổng số học sinh ăn tháng 9 của toàn trường theo từng lớp. Với nhu cầu này, anh/chị cần sử dụng chức năng hoặc báo cáo về chấm ăn, ghi nhận số lượng ăn thực tế.

Để xem được HP-BC04a: Bảng tổng hợp thu tiền, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại tab menu chọn Báo cáo, tìm đến báo cáo cần xem, nhấn đúp chuột HP-BC04a: Bảng tổng hợp thu tiền.

Bước 2: Khai báo các tham số trên báo cáo:

• In theo:
  • Đợt thu: Hiển thị tên các đợt thu phát sinh trong năm. Phần mềm tổng hợp thu tiền của HSSV phát sinh trong đợt thu đó (VD: Đợt 1 Tháng 4/2023)
  • Thời gian thu: Chọn theo các tháng trong năm hoặc chọn thời gian thu tiền cần in báo cáo: Từ ngày…Đến ngày. Nếu in bảng tổng hợp thu tiền cả đợt thu, không cần nhập thời gian thu tiền. Phần mềm tổng hợp thu của HSSV trong đợt thu nhưng chỉ phát sinh trong khoảng thời gian đã chọn (VD: Đợt 1 Tháng 4/2023 nhưng chỉ lấy lên những HSSV thu tiền từ 15 – 30/04/2023).
• Phạm vi:
  • Tất cả: Bao gồm toàn bộ học sinh thuộc các cơ sở
  • Khối: Phần mềm sẽ hiển thị các khối.
  • Lớp: Phần mềm sẽ hiển thị các lớp theo từng phân hệ.

• Chọn Tổng hợp theo:
  • Lớp: Mỗi dòng tương ứng với một loại khoản thu.
  • Khoản thu: Mỗi dòng trong bảng tương ứng với một lớp, phản ánh chi tiết số tiền thu theo từng khoản thu và tổng số tiền của lớp đó.
  • Người thu tiền: Mỗi dòng dữ liệu tương ứng với một đối tượng (lớp hoặc người thu), phản ánh số lượng học sinh và số tiền thu theo từng khoản thu cụ thể.
• Hình thức thu:
  • In theo hình thức đã thu: Tiền mặt hoặc chuyển khoản, có thể chọn cả 2 hình thức.
  • In theo tài khoản: In theo số tài khoản ngân hàng.
• Chọn xem theo Khoản thu hoặc Nhóm khoản thu và khai báo tên các khoản thu cần xem.
• Tùy chọn in: Mỗi lớp là 1 danh sách, Hiển thị số lượng thu, Mỗi hình thức/tài khoản là 1 danh sách.
• Chân chữ ký: Anh/chị có thể nhấn Tùy chỉnh hiển thị chữ ký để thiết lập chân chữ ký theo mong muốn: 
  • Kéo thả để thay đổi vị trí hiển thị của các chân chữ ký trên báo cáo.
  • Chỉnh sửa tiêu đề người ký (ví dụ: Người lập biểu, Kế toán, Hiệu trưởng…).
  • Chỉnh sửa hoặc xóa nội dung Tên người ký nếu không muốn hiển thị tên.
  • Tích chọn hoặc bỏ tích để hiển thị/ẩn từng vị trí chữ ký.

Bước 3: Nhấn Lấy dữ liệu và kiểm tra số liệu trên báo cáo. Có thể chọn Xuất khẩu để tải file dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word).

Trường hợp nhà trường đã thu đủ các khoản theo thực tế nhưng vẫn phát sinh số dư hoặc chênh lệch, anh/chị vui lòng kiểm tra lại các khoản thu đã phát sinh tại báo cáo HP-BC04a: Bảng tổng hợp thu tiền để xác định có phát sinh thu thừa hay không.

• Nếu báo cáo đã được ghi nhận đầy đủ và không có số tiền thu thừa, anh/chị cần đối chiếu lại các khoản chi thực tế của đơn vị. Hiện tại, phần mềm EMIS Khoản thu theo dõi các khoản thu tiền và không ghi nhận các phát sinh chi nên không có dữ liệu để đối soát hoặc xác định chênh lệch liên quan đến các khoản chi.
• Nếu báo cáo Bảng tổng hợp thu tiền hiển thị số lượng học sinh vọt lên hàng trăm nghìn, anh/chị cần liên hệ MISA để được hỗ trợ.