2. Cách xử lý
Nguyên nhân 1: Chọn sai tham số Thời gian thu tiền.
Ví dụ: Chọn đợt thu tháng 09, thực tế thu từ 25/09 đến 05/10 nhưng khi in Sổ thu và thanh toán chọn Thời gian Thu từ 01/10 đến 31/10 sẽ bị thiếu số đã thu từ 25/09 đến 30/09.
Giải pháp:
- Tại tham số in Sổ thu và thanh toán, tích ô Đợt thu Chọn Đợt thu tháng 09.
- Gõ lại thông tin Thu từ ngày chọn từ 25/09/2025 (thời gian bắt đầu phát sinh thu) đến 05/10/2025 (thời gian thu tiền cuối cùng của đợt).
- Nhấn Lấy dữ liệu.
Lưu ý: Để tránh trường hợp có học sinh thu bổ sung nằm ngoài thời gian thu tiền của đợt thu, nên để mục đến ngày rộng khoảng thời gian hơn, ví dụ đến ngày 31/10.
Nguyên nhân 2: Ngày thu tiền không nằm trong khoảng thời gian với đợt thu
Ví dụ: Đợt thu tháng 09 nhưng một số giao dịch có ngày thu là 31/10/2025. Khi in báo cáo Sổ thu và thanh toán và chỉ lọc Thu từ ngày 01/09 đến 30/09, các giao dịch thu ngày 31/10 sẽ không được hiển thị nên số liệu bị thiếu.
Giải pháp: Tùy theo cách phát sinh giao dịch, anh/chị thực hiện như sau:
Trường hợp 1: Thu qua cổng thanh toán, JetPay hoặc các hình thức thanh toán tự động
Ngày thu được phần mềm ghi nhận theo thời điểm phụ huynh thực tế thanh toán, vì vậy không thể chỉnh sửa ngày thu.
Để báo cáo hiển thị đầy đủ số liệu, anh/chị:
- Chọn đúng Đợt thu.
- Để trống ô Thu từ ngày… đến ngày… hoặc mở rộng khoảng thời gian để bao gồm các ngày phụ huynh đã thanh toán.
- Nhấn Lấy dữ liệu.
Trường hợp 2: Thu tiền thủ công trên phần mềm (không phải giao dịch gạch nợ tự động qua cổng thanh toán/JetPay)
Nếu phát hiện nhập sai ngày thu, anh/chị có thể thực hiện:
Cách 1: Hủy thu theo lớp (khi thu cho cả lớp)
- Vào Quản lý thu\Thu tiền. Lọc đúng đợt thu. Chọn lớp cần hủy thu. Nhấn Hủy thu tiền.
- Thực hiện lại bước Thu tiền, lưu ý chọn đúng ngày thu; đợt thu; hình thức thu.
Cách 2: Nếu Hủy thu theo học sinh (nếu mới phát sinh thu một vài học sinh).
- Chọn Thu theo học sinh
- Lọc tìm học sinh thu sai
- Chọn Đợt thu sai
- Nhấn biểu tượng con mắt để xem chi tiết thu.
- Nhấn biểu tượng hình túi tiền để Hủy Thu tiền.
- Thu tiền lại cần chọn đúng ngày thu; đợt thu; hình thức thu, nhấn Thu tiền.
Lưu ý:
- Đối với giao dịch thu qua cổng thanh toán/JetPay, không hủy thu hoặc sửa ngày thu chỉ để khớp báo cáo. Đây là ngày thanh toán thực tế của phụ huynh.
- Đối với giao dịch thu thủ công trên phần mềm, nếu nhập sai ngày thu thì có thể hủy giao dịch và thu lại với ngày thu chính xác.
- Khi không có nhu cầu lọc theo ngày thanh toán, nên để trống trường Thu từ ngày… đến ngày… để báo cáo hiển thị đầy đủ dữ liệu của đợt thu.
