1. Tổng quan
Trong quá trình sử dụng phần mềm, nhà trường có thể cần thay đổi Mã học sinh để phù hợp với quy định quản lý của đơn vị hoặc đồng bộ với dữ liệu từ các hệ thống khác (Do trước đây phần mềm tự động sinh mã học sinh theo quy tắc riêng, Nhà trường không thể chỉnh sửa).
Bài viết này sẽ hướng dẫn anh/chị:
- Điều kiện để được phép thay đổi Mã học sinh.
- Cách thay đổi Mã học sinh cho từng học sinh hoặc cập nhật hàng loạt bằng Excel.
- Những lưu ý cần thực hiện sau khi đổi Mã học sinh.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bạn vui lòng nhấn biểu tượng mũi tên để xem nội dung hướng dẫn chi tiết
2.1. Ba trường hợp không thể sửa mã học sinh
Có 3 trường hợp không thể thay đổi mã học sinh:
Trường hợp 1: Đã gửi Thông báo thu tiền cho học sinh, chưa Xác nhận thu. Anh/chị cần Hủy các thông báo thu tiền đã gửi cho học sinh.
Trường hợp 2: Không thể đổi Mã học sinh ở năm học cũ.
Trường hợp 3: Đã thực hiện thay đổi Mã học sinh trong năm học hiện tại, do phần mềm giới hạn lượt đổi Mã học sinh chỉ được thực hiện 1 lần/1 năm học.
2.2. Hướng dẫn chỉnh sửa mã học sinh
Thực hiện chỉnh sửa mã học sinh theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Chỉnh sửa hàng loạt mã học sinh (Khuyên dùng)
Có thể xuất file danh sách học sinh ra Excel, sửa mã rồi chọn Nhập khẩu cập nhật.
Lưu ý: Phần mềm giới hạn số lần đổi mã (1 lần/1 năm học.).
Bước 1: Để chỉnh sửa Mã học sinh, vào Hệ thống\Danh sách học sinh
Bước 2: Anh/chị có thể sử dụng tính năng Nhập khẩu cập nhật, chọn Tải tệp xuất khẩu.
Bước 3: Chọn Phạm vi muốn thay đổi Mã học sinh: Toàn trường/Khối/Lớp, chọn khối/lớp tương ứng để tải về file hồ sơ học sinh.
- Tại cột Mã học sinh, những hồ sơ đủ điều kiện được phép thay đổi sẽ hiển thị để anh/chị chỉnh sửa mã theo nhu cầu.
Lưu ý: Trường hợp đơn vị muốn sử dụng chính Số định danh cá nhân của học sinh làm Mã học sinh, anh/chị vui lòng khai báo tại cột Số định danh cá nhân rồi sao chép sang cột Mã học sinh.
Bước 4: Để tải lên file thông tin hồ sơ vừa chỉnh sửa, nhấn Nhập khẩu\Tiếp tục.
- Tải lên file excel vừa cập nhật thông tin. Nhấn Tiếp tục.
- Phần mềm trả về kết quả số lượng bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ:
- Với bản ghi Không hợp lệ: Chọn Tải về bản ghi không hợp lệ để kiểm tra, chỉnh sửa và tiến hành nhập khẩu lại.
- Với bản ghi Hợp lệ: Chọn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ để cập nhật hàng loạt thông tin.
- Câu hỏi thường gặp khi nhập khẩu cập nhật mã học sinh.
Cách 2: Chỉnh sửa từng mã học sinh
Bước 1: Để chỉnh sửa Mã học sinh, vào Hệ thống\Danh sách học sinh
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa hồ sơ học sinh
Bước 3: Thay đổi thông tin Mã học sinh. Nhấn Lưu.
Bước 3: Xác nhận Đồng ý đổi mã học sinh.
2.3. Lưu ý sau khi đổi mã học sinh
- Sau khi đổi mã học sinh thành công, Kế toán cần thông báo đến Phụ huynh thông tin mã học sinh mới sẽ thay thế để tra cứu thông tin và đóng học phí.
2. Trường hợp Nhà trường sử dụng hình thức thanh toán qua chuyển khoản định danh, Kế toán liên hệ Ngân hàng để đăng ký lại số tài khoản định danh mới cho học sinh. (VD: Nhà trường sử dụng hình thức thanh toán vào tài khoản định danh của Vietinbank; Agribank;…)
