1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách hủy một giao dịch thu tiền thủ công đã ghi nhận sai trên phần mềm trong trường hợp cần xóa bỏ hoàn toàn chứng từ thu đã lập để thực hiện thu lại từ đầu. Áp dụng khi thu bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của nhà trường và phát sinh sai sót như thu nhầm học sinh, thu nhầm khoản thu, nhập sai ngày thu hoặc nhập sai số tiền, đồng thời cần hủy toàn bộ chứng từ thu đã lập.
Không áp dụng đối với các khoản thu đã thanh toán qua cổng thanh toán (SISAP, JetPay hoặc các cổng thanh toán tích hợp khác). Khi thực hiện hủy thu, phần mềm chỉ hủy chứng từ thu trên EMIS Khoản thu, không thể khôi phục lại hình thức thanh toán qua cổng thanh toán. Nếu thực hiện thu lại sau khi hủy, khoản thu chỉ có thể được ghi nhận bằng hình thức thu thủ công (tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của nhà trường), không thể tiếp tục thanh toán qua cổng thanh toán cho chính chứng từ đó.
Bài viết cũng không áp dụng trong trường hợp chỉ cần điều chỉnh số tiền đã thu (ví dụ đã thu 21.000đ nhưng đúng phải thu 210.000đ và cần thu thêm 189.000đ). Với trường hợp này, không hủy chứng từ thu tiền mà thực hiện nghiệp vụ Ghi nhận thu thừa/thiếu khoản thu để điều chỉnh phần chênh lệch.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Thu tiền/ chọn Thu theo học sinh.
Bước 2: Nhập Tên, Lớp, Mã học sinh hoặc quét mã của học sinh cần hủy thu tiền. Chọn học sinh trong danh sách.
Bước 3: Trên màn hình hiển thị danh sách các đợt thu đã thu, anh/chị tích chọn đợt thu đã thu cần hủy thu tiền, tích vào biểu tượng con mắt để ra chi tiết thu tiền.
Tích vào túi tiền để Hủy thu tiền.
Phần mềm thông báo xác nhận hủy thu tiền
- Ghi chú lý do hủy thu tiền (Nếu có)
- Tích chọn Giữ lại số chứng từ đã đánh cho học sinh để sau này thu tiền lại của học sinh vẫn giữ nguyên số chứng từ đã đánh, tránh số chứng từ bị trống.
- Nhấn Hủy thu tiền.
Lưu ý: Không thể hủy thu tiền của học sinh có khoản thu đã phát hành hóa đơn phần mềm.
- Sau khi thực hiện hủy thu tiền trên phần mềm, anh/chị cần hoàn tiền ngoài thực tế (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản lại cho học sinh/phụ huynh).
- Việc hủy thu tiền trên phần mềm không tự động hoàn/chuyển tiền cho học sinh/phụ huynh.
- Anh/chị cần đặc biệt cẩn trọng khi thực hiện hủy thu với các học sinh đã thu tiền qua chuyển khoản, được gạch nợ qua cổng thanh toán vì hủy thu là không lấy lại được hình thức thanh toán này.
Anh/chị thực hiện thu tiền sửa lại thông tin bị nhầm theo hướng dẫn tại đây
3. Câu hỏi thường gặp
3.1. Tại sao nút Hủy thu tiền bị mờ và không thực hiện hủy thu được?
Nguyên nhân: Học sinh có số lượng, số tiền tồn từ tháng trước và được sử dụng để cấn trừ cho các khoản thu của tháng hiện tại. Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu công nợ và số dư, chức năng Hủy thu tiền hiển thị màu xám và không thể thao tác.
Giải pháp: Trong trường hợp học sinh đã sử dụng số lượng hoặc số tiền tồn của tháng trước cho các khoản thu tháng hiện tại, việc nút Hủy thu tiền bị mờ là thể hiện đúng phát sinh trên phần mềm. Anh/chị không cần thực hiện thao tác hủy thu trên chứng từ này.
Trường hợp anh/chị muốn bỏ qua số tồn tháng trước tại đợt thu hiện tại để sử dụng ở đợt thu sau, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn tại đây.
