1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách xử lý trường hợp ngày hóa đơn và ngày ký hóa đơn khác nhau, bao gồm trường hợp hóa đơn chưa phát hành nhưng ngày hóa đơn đã cách ngày hiện tại quá 1 ngày.
Theo quy định, khi phát hành hóa đơn điện tử, ngày ký hóa đơn là ngày thực tế anh/chị thực hiện ký và phát hành hóa đơn. Phần mềm chỉ cho phép phát hành khi ngày hóa đơn và ngày ký chênh lệch tối đa 1 ngày.
Vì vậy, nếu còn hóa đơn của những ngày trước chưa phát hành, anh/chị cần căn cứ vào ngày hiện tại để xác định có thể phát hành hóa đơn với ngày cũ hay không.
2. Nguyên nhân
Trường hợp anh/chị thực hiện cấp số hóa đơn trước, sau đó mới tiến hành phát hành và ký số hóa đơn điện tử có thể dẫn đến trường hợp ngày hóa đơn nhỏ hơn ngày ký hóa đơn.
Ví dụ: Ngày hóa đơn là 03/08 nhưng đến 20/08 anh/chị mới thực hiện ký và phát hành. Khi đó, ngày hóa đơn đã cách ngày ký 17 ngày, phần mềm không cho phép phát hành hóa đơn với ngày 03/08.
Lưu ý:
- Ngày ký hóa đơn là ngày hiện tại, tức ngày anh/chị thực tế thực hiện ký và phát hành hóa đơn.
- Ngày hóa đơn và ngày ký hóa đơn chỉ được chênh lệch tối đa 1 ngày.
- Do đó, không thể hiểu rằng nếu hóa đơn ngày 03/08 chưa phát hành thì có thể chờ đến một ngày bất kỳ sau đó để phát hành hóa đơn ngày 03/08.
- Trường hợp hôm nay đã là 20/08, hóa đơn ngày 03/08 đã quá thời gian cho phép nên không thể tiếp tục phát hành với ngày hóa đơn 03/08.
- Việc trước đó anh/chị đã phát hành hóa đơn ngày 04/08 không làm thay đổi quy định trên. Khi phát hành hóa đơn, vẫn phải căn cứ vào ngày hiện tại và khoảng chênh lệch cho phép giữa ngày hóa đơn và ngày ký.
Hiện tại hệ thống có hiển thị cảnh báo khi ngày ký hóa đơn sau ngày hóa đơn để anh/chị kiểm tra lại thông tin trước khi ký.
3. Giải pháp
Trước khi phát hành hóa đơn điện tử, Anh/chị cần:
Bước 1: Kiểm tra ngày hiện tại trên hệ thống. Đây là ngày thực hiện ký và phát hành hóa đơn.
Bước 2: Kiểm tra ngày hóa đơn.
- Nếu ngày hóa đơn là ngày hiện tại → có thể phát hành hóa đơn.
- Nếu ngày hóa đơn là ngày hôm qua → có thể phát hành hóa đơn.
- Nếu ngày hóa đơn cách ngày hiện tại từ 2 ngày trở lên → phần mềm không cho phép phát hành với ngày hóa đơn cũ.
Trường hợp hóa đơn chưa phát hành nhưng ngày hóa đơn đã cách ngày hiện tại quá 1 ngày, anh/chị thực hiện Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành để đồng bộ ngày hóa đơn trước khi phát hành.
Ví dụ:
- Nếu ngày hiện tại là 04/08: hóa đơn ngày 03/08 chênh lệch 1 ngày → có thể phát hành.
- Nếu ngày hiện tại là 05/08: hóa đơn ngày 03/08 chênh lệch 2 ngày → không thể phát hành với ngày 03/08, cần cập nhật lại ngày hóa đơn trước khi phát hành.
- Nếu ngày hiện tại là 20/08: hóa đơn ngày 03/08 chênh lệch 17 ngày → không thể phát hành với ngày 03/08.
- Nếu ngày hiện tại là 20/08: hóa đơn ngày 19/08 chênh lệch 1 ngày → có thể phát hành.
- Nếu ngày hiện tại là 20/08: hóa đơn ngày 20/08 → có thể phát hành.
Trường hợp khách hàng đã phát hành hóa đơn ngày 04/08 nhưng còn hóa đơn ngày 03/08 chưa phát hành:
Không căn cứ vào việc đã phát hành hóa đơn ngày 04/08 để xác định ngày phát hành hóa đơn ngày 03/08. Anh/chị cần căn cứ vào ngày hiện tại.
Ví dụ, nếu hôm nay là 20/08 thì hóa đơn ngày 03/08 đã quá 1 ngày so với ngày ký nên không thể phát hành hóa đơn với ngày 03/08. Anh/chị không cần chờ đến một ngày cụ thể sau ngày 04/08 để phát hành hóa đơn này, vì ngày ký/phát hành luôn là ngày thực tế thực hiện phát hành.
Anh/chị nên thực hiện phát hành hóa đơn với ngày hóa đơn phù hợp với ngày thực tế phát sinh và đảm bảo ngày hóa đơn không chênh quá 1 ngày so với ngày ký, nhằm đảm bảo đúng quy định về hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã phát hành có ngày ký chênh lệch từ 2 ngày trở lên so với ngày hóa đơn, hiện tại phần mềm không hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp ngày ký của hóa đơn đã phát hành. Anh/chị thực hiện lập hóa đơn thay thế theo quy định nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
