[EMIS Thiết bị] Hướng dẫn cán bộ thiết bị xử lý một số lỗi khi ghi mượn thiết bị

Khi Ngày ghi mượn trước ngày thiết bị được ghi tăng hoặc điều chuyển vào kho/phòng, phần mềm hiển thị thông báo: Ngày ghi mượn ….(….) diễn ra trước ngày ghi tăng/điều chuyển cho thiết bị. Thầy/cô vui lòng ghi mượn từ ngày …. để hoàn thành thao tác.

Anh/chị thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Điều chỉnh ngày mượn

Trên phiếu ghi mượn, điều chỉnh Ngày mượn bằng hoặc sau ngày thiết bị được ghi tăng/điều chuyển vào kho/phòng (theo ngày gợi ý của phần mềm).

Cách 2: Kiểm tra và điều chỉnh ngày ghi tăng/điều chuyển

Nếu ngày ghi tăng hoặc điều chuyển trên phần mềm đang nhập sai so với thực tế, cán bộ thiết bị thực hiện:

• Ngày ghi tăng sai: Vào Thiết bị\Ghi tăng và chỉnh sửa lại ngày chứng từ cho chính xác.
• Ngày điều chuyển sai: Thực hiện Hủy điều chuyển, sau đó Điều chuyển thiết bị lại đúng ngày thực tế.

Sau khi điều chỉnh ngày chứng từ, thực hiện ghi mượn lại.

Khi số lượng thiết bị còn lại không đủ để đáp ứng số lượng giáo viên đăng ký mượn, phần mềm hiển thị thông báo: Số lượng …. còn lại trong kho…. không đủ. Thầy cô có thể mượn tối đa … thiết bị.

Anh/chị thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Giảm số lượng mượn

Trên phiếu ghi mượn, giảm Số lượng mượn xuống bằng hoặc thấp hơn số lượng thực tế còn lại trong kho mà phần mềm đã gợi ý.

Cách 2: Kiểm tra thiết bị tại kho/phòng khác

Kiểm tra xem thiết bị có còn tại Kho/Phòng khác hay không. Nếu có, hướng dẫn giáo viên thực hiện mượn thiết bị từ kho/phòng còn số lượng.

Cách 3: Kiểm tra các thiết bị đang mượn

Vào danh sách Mượn trả để kiểm tra thiết bị đang được giáo viên khác mượn. Nếu thiết bị thực tế đã được trả nhưng chưa thực hiện Ghi trả trên phần mềm, cán bộ thiết bị thực hiện Ghi trả để cập nhật lại số lượng còn lại trong kho/phòng.

Khi số lượng thiết bị tại kho phòng đang mượn đã được mượn hết, phần mềm hiển thị thông báo: Không có thiết bị trong các kho\phòng. Thầy cô vui lòng kiểm tra lại.

Anh/chị thực hiện như sau:

Cách 1: Kiểm tra tình trạng thiết bị

Kiểm tra lại Danh sách thiết bị trong kho. Nếu thiết bị thực tế vẫn còn nhưng phần mềm báo hết, có thể do thiết bị đang nằm ở trạng thái “Hỏng/Chờ thanh lý”. Cần kiểm tra lại trạng thái thiết bị trong sổ thiết bị.

Cách 2: Kiểm tra thiết bị đang được mượn

Kiểm tra giáo viên đang mượn thiết bị. Nếu thiết bị đã quá hạn trả, liên hệ giáo viên để thực hiện trả thiết bị, sau đó cán bộ thiết bị thực hiện Ghi trả trên phần mềm để cập nhật lại số lượng có thể mượn.