1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của Cán bộ thiết bị (CBTB) trong quá trình thao tác ghi giảm thiết bị trên phần mềm EMIS Thiết bị. Trong quá trình sử dụng, nhiều anh/chị gặp khó khăn khi ghi giảm thiết bị.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
- Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi ghi giảm thiết bị
- Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
2. Các vấn đề thường gặp
2.1. Tôi muốn điền thời gian giờ phút ngày tháng năm trên Biên bản thanh lý (BBTL) thì phải làm thế nào?
Trả lời: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ điền thông tin giờ, phút, ngày, tháng, năm trên Biên bản thanh lý thiết bị.
Giải pháp: Anh/chị có thể lựa chọn một trong các cách sau:
- Xuất khẩu Biên bản thanh lý ra Excel, sau đó bổ sung thông tin giờ, phút, ngày, tháng, năm trực tiếp trên file trước khi in.
- In Biên bản thanh lý ra giấy và điền bổ sung thông tin thời gian bằng tay trên biên bản.
2.3. Tôi sửa Mã biên bản và Ngày lập biên bản thanh lý nhưng không được thì phải làm thế nào?
Nguyên nhân: Anh/chị không sửa được Mã biên bản hoặc Ngày lập biên bản thanh lý do các thiết bị trên biên bản đã phát sinh nghiệp vụ liên quan sau thời điểm lập biên bản.
Ví dụ:
- Thiết bị trên biên bản thanh lý đã được thực hiện ghi giảm thiết bị.
- Hoặc đã phát sinh các chứng từ nghiệp vụ khác liên quan đến thiết bị sau khi lập biên bản thanh lý.
Khi đó, phần mềm sẽ khóa việc chỉnh sửa các thông tin quan trọng trên biên bản nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:
- Bước 1: Kiểm tra chứng từ phát sinh: Mở biên bản thanh lý và chọn vào một mã thiết bị bất kỳ trên biên bản. Phần mềm sẽ hiển thị thông báo các chứng từ phát sinh đang liên quan đến thiết bị đó.
- Bước 2: Xóa các chứng từ phát sinh liên quan: Anh/chị cần xóa các chứng từ phát sinh liên quan trước thì mới có thể chỉnh sửa Mã biên bản hoặc Ngày lập biên bản thanh lý. Sau khi xóa hết các chứng từ liên quan, thực hiện sửa lại biên bản thanh lý theo nhu cầu.
Lưu ý:
- Cần xóa chứng từ theo đúng trình tự thời gian, chứng từ phát sinh sau phải được xóa trước, sau đó mới xóa các chứng từ phát sinh trước.
- Phần mềm chưa hỗ trợ khôi phục chứng từ đã xóa. Sau khi xóa, chứng từ sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.
- Anh/chị nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi thực hiện xóa chứng từ và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.
2.4. Khi Ghi giảm thiết bị hỏng, mất phần mềm báo lỗi Không thể ghi giảm cho thiết bị ... với số lượng lớn hơn số lượng hỏng, vui lòng kiểm tra lại. (Số lượng hỏng: ...) thì làm thế nào?
Nguyên nhân: Thông báo xuất hiện khi số lượng thiết bị ghi giảm do hỏng/mất trên phiếu Ghi giảm lớn hơn số lượng hỏng/mất thực tế đã được hệ thống ghi nhận trong kho.
Ví dụ:
- Trên kho đang theo dõi mã thiết bị A với số lượng hỏng là 1.
- Khi lập phiếu ghi giảm, anh/chị khai báo số lượng giảm theo tình trạng Hỏng là 3.
Khi đó, phần mềm sẽ báo lỗi vì số lượng ghi giảm do hỏng/mất (3) lớn hơn số lượng hỏng/mất đã được ghi nhận trong kho (1).
Giải pháp: Anh/chị cần thực hiện ghi nhận thiết bị hỏng, mất trên phần mềm trước để cập nhật đúng số lượng hỏng/mất trong kho. Sau khi đã ghi nhận hỏng, mất đầy đủ, anh/chị thực hiện lại nghiệp vụ ghi giảm thiết bị với số lượng phù hợp với số lượng hỏng/mất đã được hệ thống ghi nhận.
Lưu ý: Đối với các trường hợp ghi giảm theo lý do Hỏng hoặc Mất, phần mềm chỉ cho phép ghi giảm tối đa bằng số lượng hỏng/mất đang được theo dõi trên kho. Nếu chưa ghi nhận hoặc ghi nhận chưa đủ số lượng hỏng, mất, anh/chị cần thực hiện nghiệp vụ ghi nhận hỏng, mất trước khi lập phiếu ghi giảm.
Anh/chị tham khảo hướng dẫn tại đây để ghi nhận hỏng, mất trên phần mềm.
Lưu ý: Nếu không muốn ghi nhận hỏng, mất thì có thể nhập số lượng thiết bị giảm vào ô Còn SD.
2.7. Tôi ghi giảm thiết bị hỏng nhầm giờ có khôi phục lại được không?
Trả lời: Trường hợp anh/chị ghi giảm nhầm thiết bị hỏng và muốn khôi phục lại thiết bị, anh/chị vui lòng vào Danh sách ghi giảm, tìm chứng từ ghi giảm đã lập nhầm và thực hiện xóa chứng từ này.
Sau khi xóa chứng từ ghi giảm, thiết bị sẽ được khôi phục lại trên Danh sách thiết bị để anh/chị tiếp tục theo dõi và xử lý đúng nghiệp vụ.
Anh chị tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây: Xóa phiếu ghi giảm thiết bị
Lưu ý: Chỉ nên xóa chứng từ khi xác định việc ghi giảm được thực hiện nhầm.
