1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của Cán bộ thiết bị (CBTB) trong quá trình thao tác kiểm kê thiết bị trên phần mềm EMIS Thiết bị. Trong quá trình sử dụng, nhiều anh/chị gặp khó khăn khi kiểm kê thiết bị.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
- Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi kiểm kê thiết bị
- Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
2. Các vấn đề thường gặp
2.2. Khi lưu biên bản kiểm kê, phần mềm báo lỗi Ngày lập biên bản kiểm kê không được nhỏ hơn ngày phát sinh các nghiệp vụ liên quan của thiết bị thì làm thế nào?
Nguyên nhân: Phần mềm báo lỗi Ngày lập biên bản kiểm kê không được nhỏ hơn ngày phát sinh các nghiệp vụ liên quan của thiết bị do đã tồn tại các nghiệp vụ phát sinh của thiết bị sau ngày kiểm kê đang lập, chẳng hạn như ghi giảm, thanh lý, điều chuyển,…
Ví dụ:
- Thiết bị đã được thanh lý vào ngày 31/05/2031.
- Anh/chị lập biên bản kiểm kê với ngày lập là 30/05/2031.
Khi đó, phần mềm sẽ báo lỗi vì ngày lập biên bản kiểm kê nhỏ hơn ngày phát sinh nghiệp vụ của thiết bị.
Giải pháp: Anh/chị kiểm tra thông tin thiết bị được liệt kê trên thông báo lỗi:
- Nếu các nghiệp vụ phát sinh này đúng với thực tế, anh/chị điều chỉnh Ngày lập biên bản kiểm kê về sau ngày phát sinh nghiệp vụ gần nhất của các thiết bị đó.
- Ví dụ, phần mềm thông báo: THCN0253: Quạt bàn (Ngày ghi giảm: 31/05/2031)
- => Anh/chị sửa lại Ngày lập biên bản kiểm kê sang ngày sau 31/05/2031 để lưu được biên bản kiểm kê.
- Nếu các nghiệp vụ phát sinh này sai, anh/chị kiểm tra lại phiếu trên thông báo lỗi và xóa phiếu.
- Ví dụ anh/chị đang lập phiếu kiểm kê năm 2030, nhưng phần mềm thông báo thiết bị có phát sinh vào năm 2036
- => Anh/chị cần xóa phiếu nhập nhầm năm 2036 và lập lại phiếu kiểm kê.
Lưu ý: Ngày lập biên bản kiểm kê phải lớn hơn hoặc bằng ngày phát sinh nghiệp vụ cuối cùng của tất cả các thiết bị có trong biên bản kiểm kê. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu thiết bị trên phần mềm.
2.3. Tôi muốn kiểm tra khi lưu biên bản kiểm kê, phần mềm báo lỗi Mã thiết bị:Tên thiết bị ( Ngày ghi hỏng/mất: ...) thì làm thế nào?
Trả lời: Hiện tượng phần mềm hiển thị thông báo ngày ghi hỏng/mất (ví dụ: 25/05/2036) trong màn hình kiểm kê là do có biến động của thiết bị đó (đã ghi nhận hỏng/mất trước đó) sau thời gian trên phiếu kiểm kê đang lập.
Ví dụ anh/chị đang lập phiếu kiểm kê năm 2030, nhưng phần mềm thông báo thiết bị có phát sinh theo dõi hỏng/mất vào năm 2036: THTC1004.1346 – 01: Gấp thuyền phẳng đáy không mui ( Ngày ghi hỏng/mất: 18/08/2036)
Để kiểm tra và xử lý, anh/chị vui lòng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Thiết bị > Theo dõi hỏng mất.
Bước 2: Lọc khoảng thời gian chứa phiếu mà phần mềm đang báo (ví dụ năm 2036), phần mềm sẽ hiển thị danh sách ghi nhận hỏng mất trong khoảng thời gian vừa lọc.
Bước 3: Lọc mã thiết bị trên thông báo của phẩn mềm và xóa chứng từ nếu phát sinh nhầm và lập lại phiếu kiểm kê. Nếu phát sinh đúng, anh/chị sửa lại ngày kiểm kê sau ngày phát sinh.
Lưu ý:
- Cần xóa chứng từ theo đúng trình tự thời gian, chứng từ phát sinh sau phải được xóa trước, sau đó mới xóa các chứng từ phát sinh trước.
- Phần mềm chưa hỗ trợ khôi phục chứng từ đã xóa. Sau khi xóa, chứng từ sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.
- Anh/chị nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi thực hiện xóa chứng từ và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.
2.4. Tôi muốn kiểm tra khi lưu biên bản kiểm kê, phần mềm báo lỗi Mã thiết bị:Tên thiết bị ( Ngày ghi giảm: ...) thì làm thế nào?
Trả lời: Hiện tượng phần mềm hiển thị thông báo ngày ghi giảm (ví dụ: 20/08/2030) trong màn hình kiểm kê là do có biến động của thiết bị đó (đã giảm trước đó) sau thời gian trên phiếu kiểm kê đang lập.
Ví dụ anh/chị đang lập phiếu kiểm kê 18/08/2030, nhưng phần mềm thông báo thiết bị có phát sinh ghi giảm vào 20/08/2030: THTC1004.1346 – 01: Gấp thuyền phẳng đáy không mui ( Ngày ghi giảm: 20/08/2030)
Để kiểm tra và xử lý, anh/chị vui lòng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào Thiết bị\Danh sách thiết bị.
Bước 2: Lọc mã thiết bị và chọn vào tên thiết bị ở từng dòng/Trên bảng thông tin chi tiết phía bên phải phần mềm, chọn tab Lịch sử biến động. Phần mềm hiển thị lịch sử ghi tăng, ghi giảm thiết bị đang lọc ở đây, anh/chị xem và lưu lại số phiếu Ghi giảm của thiết bị (ví dụ GG0394).
Bước 3: Vào Thiết bị\Ghi giảm
Bước 4: Lọc số phiếu ghi giảm và xóa chứng từ nếu phát sinh nhầm và lập lại phiếu kiểm kê. Nếu phát sinh đúng, anh/chị sửa lại ngày kiểm kê sau ngày phát sinh.
Lưu ý:
- Cần xóa chứng từ theo đúng trình tự thời gian, chứng từ phát sinh sau phải được xóa trước, sau đó mới xóa các chứng từ phát sinh trước.
- Phần mềm chưa hỗ trợ khôi phục chứng từ đã xóa. Sau khi xóa, chứng từ sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.
- Anh/chị nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi thực hiện xóa chứng từ và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.
2.5. Tôi có thể sửa/xóa phiếu kiểm kê không? Tôi sửa/xóa biên bản kiểm kê không được báo Bạn không thể xóa bản ghi do đã phát sinh các nghiệp vụ liên quan thì làm thế nào?
Trả lời: Anh/chị có thể sửa/xóa phiếu kiểm kê nếu chưa có phát sinh sau ngày kiểm kê. Trường hợp đã có phát sinh chứng từ liên quan, để sửa/xóa được phiếu kiểm kê, anh/chị cần xóa các chứng từ phát sinh (Ví dụ: Ghi nhận hỏng mất, Phiếu thanh lý và Phiếu ghi giảm) trước, vì phần mềm không cho phép chỉnh sửa/xóa biên bản kiểm kê khi đã có nghiệp vụ liên quan sau ngày lập.
Anh/chị thực hiện lần lượt như sau:
Bước 1: Vào Thiết bị > Kiểm kê
Bước 2: Nhấn vào hình thùng rác cuối dòng để xóa phiếu kiểm kê sai, nhầm, thừa nếu chưa có phát sinh sau ngày kiểm kê. Trường hợp đã có phát sinh chứng từ liên quan, ghi lại thông tin loại phiếu, số phiếu phát sinh trên thông báo của phần mềm (ví dụ: Ghi giảm GG0391, Thanh lý TL043…).
Bước 3: Vào danh mục các loại phiếu trên thông báo, tìm và xóa phiếu phát sinh.
Ví dụ:
- Xóa Phiếu ghi giảm: Vào menu Thiết bị > chọn Giảm thiết bị. Nhấn biểu tượng 🗑️ thùng rác tại phiếu ghi giảm cần xóa và xác nhận Xóa
- Xóa Phiếu thanh lý: Vào menu Thiết bị > chọn Thanh lý. Nhấn biểu tượng 🗑️ thùng rác tại biên bản thanh lý cần xóa và xác nhận Xóa
- Tương tự với Ghi nhận hỏng mất
Lưu ý: Khi lọc phiếu để xóa cần lọc đúng khoảng thời gian.
Bước 4: Mở lại phiếu kiểm kê và xóa/sửa thông tin.
Sau khi đã xóa hết các chứng từ trên, anh/chị quay lại mục Kiểm kê, chọn biên bản và sửa lại Ngày kiểm kê thành ngày mong rồi nhấn Lưu hoặc thực hiện xóa biên bản kiểm kê nếu muốn.
Lưu ý:
- Cần xóa chứng từ theo đúng trình tự thời gian, chứng từ phát sinh sau phải được xóa trước, sau đó mới xóa các chứng từ phát sinh trước.
- Phần mềm chưa hỗ trợ khôi phục chứng từ đã xóa. Sau khi xóa, chứng từ sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.
- Anh/chị nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi thực hiện xóa chứng từ và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.
2.7. Phần mềm báo Bạn không thể xóa bản ghi được sinh từ biên bản kiểm kê số ... ngày ... thì làm thế nào?
Trả lời: Thông báo Bạn không thể xóa bản ghi được sinh từ biên bản kiểm kê số … ngày … xuất hiện khi anh/chị thực hiện xóa ghi nhận hỏng/mất được tạo tự động từ một biên bản kiểm kê đã hoàn tất.
Để điều chỉnh hoặc xóa thông tin hỏng/mất này, anh/chị không thể xóa trực tiếp trên danh sách ghi nhận hỏng/mất mà cần:
- Mở Biên bản kiểm kê đã phát sinh ghi nhận hỏng/mất.
- Cập nhật lại số lượng hỏng/mất của thiết bị trên biên bản kiểm kê.
- Sau khi lưu lại biên bản, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu tương ứng trên danh sách Theo dõi hỏng/mất.
2.8. Trường có nhiều điểm trường (điểm A, điểm B) dùng chung phần mềm thì kiểm kê thiết bị theo từng điểm trường như thế nào? Có thể xuất file rồi xóa bớt thiết bị của điểm trường khác để nhập lại không?
Trả lời: Cách thực hiện phụ thuộc vào việc đơn vị có tách riêng kho/phòng theo từng điểm trường hay không:
Trường hợp 1: Có tách riêng kho/phòng cho từng điểm trường
- Lập Phiếu kiểm kê thiết bị.
- Chọn Phạm vi là các kho/phòng của điểm trường cần kiểm kê (ví dụ: điểm A).
- Xuất danh sách thiết bị và thực hiện kiểm kê cho điểm trường đó.
Trường hợp 2: Không tách riêng kho/phòng, quản lý chung cho tất cả điểm trường
- Lập Phiếu kiểm kê thiết bị, chọn Phạm vi: Tất cả kho/phòng.
- Xuất danh sách thiết bị và sử dụng chính file này để kiểm kê lần lượt tại từng điểm trường (điểm A, sau đó đến điểm B…).
- Sau khi hoàn thành kiểm kê ở tất cả các điểm trường, nhập lại đúng file Excel đã xuất vào phiếu kiểm kê.
Lưu ý:
- Không hỗ trợ xóa dòng trên file Danh_sach_thiet_bi_kiem_ke_theo_kho_phong.
- Không nên sao chép dữ liệu sang file Excel khác hoặc xóa các thiết bị không liên quan trên file xuất khẩu để nhập lại, vì có thể phát sinh lỗi Tệp đã chọn không phải là tệp mẫu.
- Anh/chị nên sử dụng đúng file Excel được xuất từ phần mềm để thực hiện kiểm kê và nhập khẩu lại sau khi hoàn thành.
2.9. Vì sao biên bản kiểm kê không hiển thị chân chữ ký theo thông tin người ký báo cáo đã thiết lập? Làm thế nào để hiển thị chữ ký trên biên bản kiểm kê?
Trả lời: Biên bản kiểm kê không lấy thông tin người ký từ phần Thiết lập người ký báo cáo (Hiệu trưởng, Hiệu phó…). Thay vào đó, phần chân chữ ký sẽ hiển thị theo vai trò Ban kiểm kê được khai báo trên phiếu kiểm kê.
Để hiển thị đầy đủ chữ ký trên biên bản kiểm kê, thực hiện như sau:
- Mở phiếu kiểm kê cần in.
- Khai báo hoặc bổ sung đầy đủ thông tin Ban kiểm kê.
- Lưu phiếu kiểm kê và thực hiện in lại biên bản.
Sau khi đã khai báo Ban kiểm kê, biên bản kiểm kê sẽ hiển thị chân chữ ký theo các thành viên của Ban kiểm kê.
Anh/chị tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết tại đây: Khai báo thành viên kiểm kê trên phiếu kiểm kê
2.10. Vì sao không thấy mục Thông tin chung trên phiếu kiểm kê? Làm thế nào để hiển thị và sửa nội dung ghi chú?
Trả lời: Để sửa lại nội dung ghi chú trong phần Thông tin chung của biên bản kiểm kê, anh/chị làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào menu Thiết bị > chọn Kiểm kê.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ tại biên bản kiểm kê cần sửa.
Bước 3: Tại mục Thông tin chung, anh/chị sửa lại nội dung tại trường Nội dung kiểm kê.
Bước 4: Nhấn Lưu để lưu thay đổi.
Trường hợp nếu không thấy mục Thông tin chung trên phiếu kiểm kê, nguyên nhân là mục này đang được thu gọn.
Để hiển thị và chỉnh sửa Ghi chú, anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Trên màn hình Biên bản kiểm kê, nhấn vào nút mũi tên ⌵ màu xanh ở giữa phía trên màn hình để mở rộng mục Thông tin chung.
Bước 2: Sau khi hiển thị Thông tin chung, chỉnh sửa lại nội dung Ghi chú theo nhu cầu.
Bước 3: Nhấn Cất để lưu thay đổi.
2.12. Vì sao số lượng thiết bị hỏng/mất trên phiếu kiểm kê, Biên bản thanh lý và Biên bản đề nghị thanh lý khác nhau?
Ví dụ: Phiếu kiểm kê có 4 bản ghi hỏng, mất, Biên bản thanh lý có 4 dòng thiết bị hỏng/mất, nhưng Biên bản đề nghị thanh lý chỉ có 3.
Trả lời: Trường hợp số lượng bản ghi thiết bị hỏng/mất trên Phiếu kiểm kê, Biên bản thanh lý và Biên bản đề nghị thanh lý khác nhau là do mỗi chứng từ có cách tổng hợp dữ liệu khác nhau, trong đó Biên bản đề nghị thanh lý có thể gộp các thiết bị trùng tên và không phân biệt kho/phòng.
- Biên bản đề nghị thanh lý: Gộp các thiết bị trùng tên, không phân biệt kho/phòng. Ví dụ, cùng một thiết bị nhưng được ghi nhận ở 2 kho/phòng khác nhau thì khi in biên bản có thể được gộp thành 1 dòng.
- Phiếu kiểm kê và Biên bản thanh lý: Không gộp các thiết bị trùng tên do có thông tin Kho/phòng để phân biệt từng thiết bị, vì vậy số lượng dòng có thể nhiều hơn Biên bản đề nghị thanh lý.
Vì vậy, số lượng dòng thiết bị hỏng/mất giữa các chứng từ có thể không bằng nhau nhưng không đồng nghĩa dữ liệu bị mất hoặc thiếu; cần kiểm tra trường hợp gộp thiết bị do trùng tên trùng mã trên từng loại chứng từ.
