1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cập nhật nhanh cơ sở/phân hiệu/điểm trường cho các lớp học, giúp chuyển lớp học về đúng cơ sở quản lý mà không cần chỉnh sửa từng lớp. Qua đó, anh/chị tiết kiệm thời gian nhập liệu và đảm bảo việc quản lý, theo dõi Thư viện được thực hiện chính xác theo từng cơ sở/phân hiệu/điểm trường.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Hướng dẫn cập nhật nhanh cơ sở cho lớp học
- Hướng dẫn xử lý một vài trường hợp thường gặp trong quá trình cập nhật nhanh cơ sở
- Một số lưu ý khi cập nhật nhanh cơ sở
Đối tượng áp dụng: Cán bộ quản lý thư viện đang ở chế độ hiển thị Toàn trường.
2. Các bước thực hiện
2.1. Cập nhật nhanh cơ sở cho lớp học
Bước 1: Tại menu Hệ thống\tại mục Danh mục chọn Lớp – Phòng ban\chọn tab Lớp
Bước 2: Tích chọn một hoặc nhiều lớp học cần thay đổi cơ sở, nhấn Cập nhật nhanh cơ sở.
Bước 3: Nhấn Chọn cơ sở để tiến hành cập nhật, sau đó chọn cơ sở/điểm trường/phân hiệu tương ứng.
Bước 4: Nhấn Áp dụng.
- Phần mềm thực hiện cập nhật và hiển thị thông báo kết quả.
2.2. Một vài vấn đề thường gặp khi cập nhật nhanh cơ sở
Trong quá trình cập nhật nhanh cơ sở cho lớp học, anh/chị có thể gặp một vài trường hợp sau:
Trường hợp 1: Không thấy chức năng Cập nhật nhanh cơ sở
- Biểu hiện: Anh/chị vào menu Hệ thống\tại mục Danh mục chọn Lớp – Phòng ban\chọn tab Lớp nhưng không thấy chức năng Cập nhật nhanh cơ sở để thực hiện.
-
Giải pháp: Chức năng Cập nhật nhanh cơ sở chỉ hiển thị khi anh/chị đang làm việc tại phạm vi Toàn trường. Anh/chị vui lòng chuyển sang phạm vi Toàn trường để sử dụng chức năng này.
Trường hợp 2: Tất cả lớp đã tồn tại tại cơ sở mới
- Biểu hiện: Khi cập nhật nhanh cơ sở, phần mềm thông báo: “Tất cả lớp đã có tại cơ sở…Vui lòng kiểm tra lại.”
-
Giải pháp: Trường hợp tất cả lớp học được chọn đều đã tồn tại tại cơ sở đích, phần mềm không thể thực hiện cập nhật. Anh/chị vui lòng kiểm tra lại thông tin lớp học hoặc chọn cơ sở khác để cập nhật.
Trường hợp 3: Một số lớp bị trùng tên
- Biểu hiện: Khi thực hiện cập nhật nhanh cơ sở, phần mềm thông báo: “Lớp… đã tồn tại ở cơ sở… Bạn có muốn cập nhật cho các lớp còn lại không?”
- Giải pháp: Anh/chị nhấn Xác nhận để tiếp tục cập nhật các lớp không bị trùng tên tại cơ sở đích. Sau đó, kiểm tra và xử lý riêng các lớp bị trùng tên để đảm bảo lớp học được cập nhật đúng cơ sở.
3. Lưu ý
- Khi cập nhật cơ sở, hệ thống đồng bộ các dữ liệu liên quan đến lớp học, bạn đọc và hoạt động thư viện.
- Trước khi thực hiện, nên kiểm tra cơ sở mục tiêu để hạn chế phát sinh lớp trùng tên.
