1. Tổng quan
Sau khi nhập đủ số lượng sách theo bộ, phần mềm thư viện có thể hiển thị số lượng bộ sách ít hơn thực tế anh/chị đã nhập. Điều này khiến anh/chị khó đối chiếu số lượng bộ sách, dễ nhầm lẫn rằng dữ liệu nhập bị thiếu hoặc phần mềm chưa ghi nhận đúng bộ sách.
Bài viết này hướng dẫn anh/chị:
- Xác định nguyên nhân vì sao đã nhập đủ sách nhưng phần mềm hiển thị thiếu số lượng bộ sách.
- Kiểm tra số lượng và nhan đề sách thuộc từng bộ sách.
- Cách chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu để phần mềm hiển thị đúng số lượng bộ sách.
2. Các bước thực hiện
2.1. Nguyên nhân
Nguyên nhân 1: Chưa nhập đủ số lượng của từng nhan đề trong bộ sách
- Mỗi bộ sách được hình thành khi tất cả nhan đề thuộc bộ đều có đủ số lượng tương ứng. Nếu một hoặc nhiều nhan đề có số lượng ít hơn các nhan đề còn lại, phần mềm chỉ ghi nhận số bộ theo nhan đề có số lượng thấp nhất.
- Ví dụ:
- Bộ sách lớp 1 gồm: Tiếng Việt lớp 1, Tiếng Anh lớp 1, Toán lớp 1
- Anh/chị nhập:
- 3 quyển Tiếng Việt lớp 1
- 5 quyển Tiếng Anh lớp 1
- 5 quyển Toán lớp 1
=> Khi đó, phần mềm chỉ hiển thị 3 bộ sách lớp 1, do nhan đề Tiếng Việt lớp 1 chỉ có 3 quyển.
Nguyên nhân 2: Nhập sai nhan đề so với nhan đề đã khai báo trong bộ sách
- Phần mềm chỉ tự động ghép sách vào bộ khi nhan đề nhập vào trùng khớp với nhan đề đã được khai báo trong bộ sách.
- Ví dụ:
- Trong bộ sách khai báo nhan đề là Tiếng Việt lớp 1.
- Nhưng khi nhập sách, anh/chị nhập nhan đề là Tiếng Việt 1 hoặc một nhan đề khác.
=> Do nhan đề không trùng khớp nên sách sẽ không được tính vào bộ sách tương ứng.
2.2. Giải pháp
Bước 1: Kiểm tra bộ sách trên phần mềm
- Vào menu Sách.
- Chọn tab Xem theo bộ sách.
Bước 2: Kiểm tra danh sách nhan đề thuộc bộ sách
- Chọn bộ sách cần kiểm tra.
- Tại mục Danh sách nhan đề sách thuộc bộ sách, kiểm tra toàn bộ các nhan đề thuộc bộ.
Bước 3: Đối chiếu số lượng và nhan đề
Kiểm tra:
- Nhan đề nào có số lượng ít hơn các nhan đề khác.
- Nhan đề nào nhập sai hoặc không đúng với nhan đề đã khai báo trong bộ sách.
Bước 4: Chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu
Sau khi xác định nguyên nhân:
- Vào chức năng Nhập sách.
- Bổ sung thêm sách còn thiếu hoặc chỉnh sửa lại đúng nhan đề sách.
Sau khi cập nhật đủ số lượng và đúng nhan đề, phần mềm sẽ tự động hiển thị đúng số lượng bộ sách.
Lưu ý: Khi nhập sách theo bộ, anh/chị cần:
- Nhập đúng nhan đề đã khai báo trong bộ sách.
- Đảm bảo số lượng của tất cả nhan đề trong cùng bộ là đồng đều để phần mềm tính đúng số lượng bộ sách.
