1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách cập nhật số Đăng ký cá biệt (ĐKCB) hàng loạt trên phần mềm bằng cách tải danh sách sách ra file Excel, chỉnh sửa thông tin và nhập khẩu lại, giúp thay đổi số ĐKCB nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tính nhất quán và phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
Lưu ý: Chức năng Cập nhật số ĐKCB hàng loạt chỉ hỗ trợ thay đổi Số đăng ký cá biệt (ĐKCB). Các thông tin khác của sách như nhan đề, tác giả, loại sách, ký hiệu phân loại,… sẽ không được cập nhật khi nhập khẩu lại tệp Excel.
2. Quy tắc đánh số Đăng ký cá biệt (ĐKCB)
Anh/chị có thể lựa chọn đánh số ĐKCB liên tục cho toàn bộ thư viện, đánh số theo từng loại sách hoặc đánh theo nhan đề sách (chỉ áp dụng đối với Sách giáo khoa), tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị. Khi đánh số, cần đảm bảo tuân thủ các quy tắc dưới đây.
2.1. Đối với Sách giáo khoa
- Phần mềm hỗ trợ đánh số Số đăng ký cá biệt (ĐKCB) theo nhan đề sách riêng đối với nhóm loại sách Sách giáo khoa. Để sử dụng cách đánh số này, anh/chị cần thiết lập đánh theo nhan đề sách trong Thiết lập chung.
- Lưu ý: Nếu trong Thiết lập chung anh/chị chọn Đánh số ĐKCB theo loại sách, Sách giáo khoa sẽ áp dụng quy tắc đánh số giống các loại sách khác tại mục 2.2.
2.2. Đối với các loại sách khác (Sách tham khảo (STK), Sách thiếu nhi (STN), Sách nghiệp vụ (SNV)…)
- Phần mềm mặc định đánh số ĐKCB theo loại sách.
- Trong cùng một loại sách, Số ĐKCB phải duy nhất và không được trùng lặp.
- Các sách thuộc loại sách khác nhau có thể sử dụng cùng một Số ĐKCB.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Vào menu Sách\chọn Danh sách sách.
Bước 2: Chọn tab Xem theo số ĐKCB\nhấn Sửa số ĐKCB hàng loạt\chọn Tải danh sách theo số ĐKCB.
- Phần mềm xuất khẩu file excel danh sách sách đang có.
Bước 3: Tiến hành chỉnh sửa số ĐKCB trong file excel vừa tải.
Bước 4: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, anh chị nhập khẩu lại file vào phần mềm bằng cách chọn Cập nhật lại.
Bước 5: Tải lên tệp vừa chỉnh sửa và nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Phần mềm tự động kiểm tra dữ liệu và thống kê số lượng bản ghi hợp lệ, không hợp lệ.
- Bản ghi hợp lệ: Anh/chị chọn Nhập khẩu để cập nhật dữ liệu lên phần mềm.
- Bản ghi không hợp lệ: Anh/chị chọn Tải về để kiểm tra, chỉnh sửa file và thực hiện nhập khẩu lại.
4. Vấn đề thường gặp
4.1. Làm thế nào khi đánh lại sô ĐKCB hàng loạt báo lỗi: Số ĐKCB đã tồn tại?
Nguyên nhân: Do số đăng ký cá biệt (ĐKCB) trong cùng một loại sách phải là duy nhất, không được trùng nhau (trừ trường hợp sách giáo khoa khác nhan đề).
Giải pháp: Anh/chị kiểm tra lại file đánh lại số ĐKCB, đảm bảo các số ĐKCB không bị trùng trong cùng một loại sách. Trường hợp 2 sách có cùng số ĐKCB, cần kiểm tra lại nhan đề sách hoặc loại sách để đánh số đúng theo quy định.
