1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị xóa sách trên phần mềm EMIS Thư viện, bao gồm trường hợp xóa một hoặc một số sách và trường hợp xóa toàn bộ dữ liệu thư viện để thực hiện lại việc quản lý thư viện từ đầu.
Nội dung bài viết bao gồm cách xác định nguồn nhập của sách cần xóa, hướng dẫn xóa sách theo từng trường hợp và quy trình gửi yêu cầu khi có nhu cầu xóa toàn bộ dữ liệu thư viện.
2. Các bước thực hiện
Trong quá trình sử dụng phần mềm EMIS Thư viện, anh/chị có thể phát sinh nhu cầu xóa sách do nhập sai hoặc muốn làm lại dữ liệu thư viện từ đầu.
Tùy từng nhu cầu, anh/chị thực hiện theo một trong hai trường hợp sau:
2.1. Trường hợp 1: Xóa một hoặc một số sách
Lưu ý: Phần mềm hiện chưa hỗ trợ xóa hàng loạt sách theo kho sách, theo loại sách hoặc xóa toàn bộ sách trên hệ thống. Khi cần xóa sách, anh/chị thực hiện thủ công theo các bước dưới đây.
Bước 1: Xác định sách cần xóa đã nhập trong Khai báo sách ban đầu hay nhập trong Phiếu nhập.
- Anh/chị vào menu Sách\chọn Danh sách sách\ nhấn Xem theo số ĐKCB
- Tích chọn nhan đề sách cần xóa, sau đó kiểm tra thông tin Số phiếu nhập và Ngày nhập để xác định nguồn nhập sách:
- Nếu Số phiếu nhập là KBSBĐ: sách được nhập từ Khai báo sách ban đầu.
- Nếu Số phiếu nhập có dạng PN…: sách được nhập từ Phiếu nhập.
Bước 2: Thực hiện xóa sách theo 1 trong 2 trường hợp
Trường hợp 1: Sách được nhập trong Khai báo sách ban đầu
- Anh/chị thực hiện xóa sách theo hướng dẫn tại đây.
Trường hợp 2: Sách được nhập trong Phiếu nhập
- Anh/chị vào menu Sách\chọn Nhập sách để thực hiện xóa.
- Nếu chỉ xóa một số cuốn sách trong phiếu nhập: Kích đúp vào phiếu nhập, sau đó xóa dòng sách tương ứng bằng cách nhấn vào biểu tượng thùng rác ở cuối dòng.
- Nếu xóa toàn bộ sách trong phiếu nhập: Nhấn vào biểu tượng thùng rác ở cuối dòng phiếu nhập để xóa phiếu.
- Lưu ý:
- Nếu sách trong phiếu nhập đã phát sinh nghiệp vụ như mượn/trả, xuất sách,… anh/chị cần xóa các chứng từ liên quan trước khi thực hiện xóa sách hoặc xóa phiếu nhập.
- Việc xóa sách trên phần mềm sẽ xóa toàn bộ thông tin sách khỏi hệ thống, đồng thời ảnh hưởng đến dữ liệu sách và các báo cáo của những năm học trước. Anh/chị nên cân nhắc trước khi thực hiện để tránh ảnh hưởng đến dữ liệu và các báo cáo đã nộp.
2.2. Trường hợp 2: Xóa toàn bộ dữ liệu trên thư viện
Trường hợp anh/chị muốn xóa toàn bộ dữ liệu thư viện để thực hiện lại từ đầu, MISA không khuyến khích thực hiện vì thao tác này sẽ:
- Xóa toàn bộ thông tin sách trên hệ thống.
- Ảnh hưởng đến lịch sử quản lý thư viện.
- Ảnh hưởng đến các báo cáo của những năm học trước.
- Không thể khôi phục dữ liệu sau khi thực hiện.
Nếu đã cân nhắc và vẫn có nhu cầu xóa toàn bộ dữ liệu thư viện, anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Tải file yêu cầu Tại đây, sau đó khai báo đầy đủ thông tin, mục yêu cầu khác ghi rõ xác nhận và đồng ý xóa toàn bộ thông tin của phần mềm EMIS Thư viện, ký đóng dấu và thực hiện Scan ra file PDF.
Bước 2: Ký, đóng dấu, sau đó scan và gửi file công văn đã scan cho MISA.
Sau khi nhận được file công văn scan đã ký đóng dấu, MISA sẽ hỗ trợ xác minh và thực hiện theo yêu cầu của đơn vị.
