1. Tổng quan
Bài viết này giúp anh/chị xử lý một số vấn đề thường gặp khi thực hiện kiểm kê sách trên phần mềm.
2. Một số vấn đề thường gặp
2.1. Không thấy nút Xuất khẩu/Nhập khẩu sách trên phiếu kiểm kê
Nguyên nhân: Chức năng Xuất khẩu/Nhập khẩu sách kiểm kê chỉ được hỗ trợ trên chứng từ Kiểm kê thủ công khi chọn cách ghi nhận là Toàn bộ sách.
Giải pháp: Anh/chị kiểm tra và lập đúng loại chứng từ Kiểm kê thủ công, đồng thời chọn cách ghi nhận là Toàn bộ sách.
Lưu ý: Khi mới thêm chứng từ kiểm kê thủ công, phần mềm mặc định chọn cách ghi nhận là Chỉ sách bất thường, nên anh/chị cần kiểm tra và thay đổi lại nếu cần.
2.2. Có thể kiểm kê sách theo Nhan đề không?
Trả lời: Hiện tại, việc kiểm kê sách trên phần mềm được thực hiện theo từng cuốn sách dựa trên Số đăng ký cá biệt (ĐKCB) để đảm bảo quản lý và đối chiếu chính xác.
Do phần mềm theo dõi sách chi tiết theo số ĐKCB, nên không hỗ trợ kiểm kê theo số lượng Nhan đề, vì cách này sẽ không quản lý được tình trạng và thông tin của từng cuốn sách cụ thể.
Anh/chị vui lòng thực hiện kiểm kê sách theo từng cuốn dựa trên số ĐKCB.
2.3. Làm thế nào khi số sách chưa trả trên phiếu kiểm kê hiển thị không đúng?
Nguyên nhân:
- Số liệu Sách chưa trả trên phiếu kiểm kê được phần mềm tính dựa trên các sách chưa trả tính đến Ngày kiểm kê.
- Do đó, trường hợp sách đã được trả nhưng ngày trả sau ngày kiểm kê thì phần mềm vẫn xác định là sách chưa trả và hiển thị vào số liệu kiểm kê.
Cách xử lý:
Bước 1: Kiểm tra tình trạng mượn trả của sách
- Vào menu Mượn trả\Bạn đọc tại chỗ để kiểm tra những phiếu mượn, sách mượn với trạng thái chưa trả.
Bước 2: Điều chỉnh thông tin mượn trả (nếu cần)
- Nếu sách chưa được ghi nhận trả đúng trạng thái, thực hiện trả sách hoặc hủy trả sách để cập nhật lại.
- Nếu ngày mượn hoặc ngày trả chưa chính xác, thực hiện chỉnh sửa lại thông tin mượn trả cho đúng với thực tế.
Bước 3: Kiểm tra Ngày kiểm kê trên phiếu kiểm kê
- Nếu muốn lấy số liệu mới nhất, anh/chị lập lại phiếu kiểm kê mới với Ngày kiểm kê mới nhất.
- Hoặc chỉnh sửa lại Ngày kiểm kê trên phiếu kiểm kê hiện tại thành ngày phù hợp sau thời điểm đã trả sách.
2.4. Làm thế nào khi số sách trên chứng từ kiểm kê không khớp với sách trong Danh sách sách?
Nguyên nhân 1: Chọn chưa đúng Phạm vi kiểm kê hoặc Cách ghi nhận trên chứng từ kiểm kê
Giải pháp 1:
- Tại chứng từ kiểm kê, anh/chị chọn Cách ghi nhận là Toàn bộ sách.
- Đồng thời, chọn Phạm vi kiểm kê tương ứng với dữ liệu đang xem tại màn hình Danh sách sách\Xem theo số ĐKCB
Ví dụ:
- Nếu tại Danh sách sách\Xem theo số ĐKCB anh/chị xem Tổng số sách thì trên chứng từ kiểm kê cũng cần chọn phạm vi là Tất cả để số liệu khớp nhau.
Nguyên nhân 2: Ngày kiểm kê là ngày cũ
Danh sách sách luôn hiển thị dữ liệu mới nhất đến thời điểm hiện tại, trong khi chứng từ kiểm kê chỉ lấy số liệu đến ngày kiểm kê.
Do đó, nếu sau ngày kiểm kê có phát sinh nhập sách, xuất sách, thanh lý, mất sách… thì số lượng có thể bị chênh lệch.
Giải pháp 2
Anh/chị lập lại chứng từ kiểm kê với ngày kiểm kê mới nhất để đối chiếu số liệu chính xác với Danh sách sách hiện tại.
2.5. Làm thế nào khi sau kiểm kê, sách bị mất khỏi Danh sách sách hoặc số lượng sách giảm bất thường?
Nguyên nhân: Có thể trên chứng từ kiểm kê, anh/chị đã chọn nhầm tình trạng Mất, Lạc hậu, Rách nát, Mối mọt hoặc Chương trình cũ cho sách và thực hiện Lưu và xuất sách. Khi đó, phần mềm sẽ tự động tạo Phiếu xuất sách cho các sách có tình trạng này. Sau khi phiếu xuất được lưu, sách được ghi nhận là đã xuất khỏi kho nên không còn hiển thị trên Danh sách sách, dẫn đến số lượng sách bị giảm.
Giải pháp:
Nếu đây là thao tác nhầm, anh/chị thực hiện như sau:
- Vào danh sách Phiếu xuất sách.
- Tìm phiếu xuất vừa tạo (thường cùng ngày với chứng từ kiểm kê đã Lưu và xuất sách)
- Nhấn biểu tượng thùng rác để xóa phiếu xuất.
- Sau khi xóa thành công, sách sẽ được khôi phục lại kho và hiển thị lại trong danh sách sách.
2.6. Làm thế nào khi biên bản kiểm kê sách bị khoảng trống trắng nhiều, không liền mạch?
Trả lời:
Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ chỉnh sửa trực tiếp mẫu Biên bản kiểm kê sách trên phần mềm.
Trường hợp Biên bản kiểm kê sách bị khoảng trống trắng nhiều, không liền mạch, anh/chị thực hiện xuất biên bản ra Excel hoặc Word, sau đó chỉnh sửa, bỏ bớt khoảng trắng trên file trước khi in.
