[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn thiết lập tự động xuất hoá đơn theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

I. Tổng quan

Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã thay đổi quy định về xử phạt với các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn. Nhiều đơn vị có thể chưa nắm rõ quy trình mới, dễ mắc sai sót dẫn đến bị xử phạt. Bài viết này sẽ giúp người dùng cập nhật kịp thời quy định mới, thực hiện đúng nghiệp vụ lập và phát hành hóa đơn tự động trên phần mềm MISA EMIS tránh rủi ro bị xử phạt do sai sót trong quá trình thực hiện. Chi tiết quy định xem tại đây.

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định, kế toán nên:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm: Tại Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, quy định về Thời điểm lập hóa đơn (tương đương thời điểm cấp HĐ trên phần mềm).

Với hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Với dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Chi tiết xem tại đây.

• Phát hành, ký số đúng thời điểm: Tại Điểm c, Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, quy định về Thời điểm ký số (tương đương thời điểm phát hành trên phần mềm).

Thời điểm ký số: Là lúc người bán/người mua dùng chữ ký số ký trên hóa đơn điện tử, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.

Ngày ký số khác ngày lập hóa đơn: Được phép nhưng phải: Lập sổ và gửi dữ liệu/cấp mã chỉnh lý kịp thời nhằm vào ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày lập hóa đơn; Áp dụng cho cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế. Chi tiết xem tại đây.

Bài viết hướng dẫn kế toán lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm để tránh bị xử phạt. Tổng quan gồm:

• Xác định khoản thu dịch vụ
• Thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn
• Nhận thông báo về hóa đơn tự động phát hành
• Kiểm tra dữ liệu.

Trước phiên bản R213:  Phần mềm cho phép lập và phát hành hóa đơn ngay khi thu được tiền hoặc học sinh chưa thu tiền nhưng đã hoàn thành cung cấp dịch vụ. Để lập hóa đơn, hàng ngày, kế toán phải kiểm tra các giao dịch đã thu tiền để lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm:
+ Nếu phụ huynh nộp tiền ngoài giờ hành chính, kế toán không biết để lập hóa đơn đúng thời điểm mà sang hôm sau mới kiểm tra để lập được.
+ Kế toán có thể quên phát hành đúng thời điểm các hóa đơn đã lập, hoặc không kiểm tra lại các hóa đơn phát hành không thành công

Từ phiên bản R213: Phần mềm bổ sung các tính năng hỗ trợ kế toán lập và phát hành hóa đơn đúng thời điểm theo quy định của cơ quan thuế.

II. Các bước thực hiện

Bước 1: Xác định khoản thu dịch vụ

Tại trường học, tiền học phí, tiền ăn bán trú, tiền nước uống, trông xe, trông trẻ được xác định là khoản thu dịch vụ.  Các khoản thu dịch vụ vào cuối kỳ thu khi hoàn thành cung cấp dịch vụ có thể phát hành hóa đơn kể cả khi chưa thu được tiền

Để lập và phát hành hóa đơn chưa thu vào cuối kỳ thu, anh/chị cần xác định được khoản thu nào là khoản thu dịch vụ trên phần mềm theo 2 cách sau:

Cách 1: 

1. Vào Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu/Sửa khoản thu.

2. Tại màn hình sửa khoản thu, anh/chị tích chọn tại ô Cho phép xuất hóa đơn và Khoản thu dịch vụ với những tiền học phí, tiền ăn bán trú…Sau đó nhấn Lưu.

 

Cách 2:

1. Vào Lập kế hoạch thu/Danh sách khoản thu. Nhấn biểu tượng dấu (…) chọn Phân loại thời điểm xuất hóa đơn

2. Tích chọn khoản thu dịch vụ với các khoản thu như tiền bán trú, tiền học phí.. sau đó nhấn Lưu

 

Bước 2: Thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn

1. Vào Hệ thống/Thiết lập sử dụng,xuất hóa đơn và chứng từ

2. Tích chọn Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

3. Anh/Chị thực hiện thiết lập với các tùy chọn phù hợp:

 

THIẾT LẬP	MÔ TẢ
Các khung giờ tự động lập và phát hành HĐĐT	– Nếu không chọn khung giờ hệ thống mặc định sẽ tự động lập và phát hành vào 3 khung giờ: 6h; 18h; 23h – Có thể chọn lại theo nhu cầu, tối đa 3 khung giờ.
Tự động lập HĐĐT
Tự động lập hóa đơn điện tử theo khung giờ	– Nếu tích chọn => Phần mềm sẽ tự động lập hóa đơn theo khung giờ đã thiết lập – Nếu không tích chọn => Kế toán sẽ phải tự vào lập hóa đơn thủ công.
Ký hiệu mặc định	Lựa chọn ký hiệu hóa đơn mặc định khi thiết lập hóa đơn tự động.
Lập HĐĐT cho khoản thu chưa thu tiền	– Nếu tích chọn => Với khoản thu được thiết lập là Khoản thu dịch vụ tại Bước 1, vào khung giờ thiết lập ngày cuối kỳ thu phần mềm sẽ tự động lập hóa đơn để đáp ứng theo đúng quy định của CQT. – Nếu Không tích => Kế toán sẽ phải vào lập thủ công
Chỉ lập hóa đơn cho khoản thu hoàn trả khi đã chốt đợt thu	– Nếu tích chọn => Hệ thống sẽ chỉ lập hóa đơn cho các khoản thu hoàn trả sau khi đã chốt đợt thu để đảm bảo số lượng trên hóa đơn chính xác – Nếu không tích => Hệ thống sẽ tự động lập hóa đơn cho tất cả các khoản thu hoàn trả bao gồm cả khoản thu đã chốt hoặc chưa chốt đợt thu.
Hình thức thanh toán: TM/CK	Các hóa đơn được lập khi chưa thu tiền không thể xác định được hình thức thanh toán nên luôn mặc định là TM/CK
Lập HĐĐT cho hóa đơn đã thu tiền được gạch nợ tự động hoặc thủ công	– Nếu Tích chọn =>  Đến khung giờ thiết lập, hệ thống tự động lập hóa đơn cho các giao dịch thu tiền trong ngày. – Nếu Không tích => Hệ thống sẽ không tự động lập hóa đơn cho các giao dịch thu tiền.
Tự động phát hành HĐĐT
Tự động phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo khung giờ	– Nếu Tích chọn => Hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn máy tính tiền trong khung giờ định sẵn. Lưu ý: Tự động phát hành HĐĐT hiện chưa hỗ trợ ký số (USB Token/chữ ký số từ xa), chỉ áp dụng Không ký số. – Nếu Không tích => Kế toán sẽ phải vào phát hành hóa đơn thủ công.
Phát hành HĐĐT cho hóa đơn chưa thu tiền	– Nếu Tích chọn => Hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn có trạng thái thu tiền chưa thu hoặc chưa thu đủ đã lập hôm qua và hôm nay theo khung giờ thiết lập. – Nếu Không tích => Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn
Phát hành HĐĐT cho hóa đơn đã thu tiền được gạch nợ tự động hoặc thủ công	– Nếu Tích chọn => Khi đến khung giờ thiết lập, hệ thống tự động phát hành hóa đơn có trạng thái thu tiền là đã thu lập hôm qua và hôm nay – Nếu Không tích => Hệ thống không tự động phát hành hóa đơn.

 

Bước 3: Nhận thông báo tự động lập và phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thành thiết lập tự động lập và phát hành hóa đơn, phần mềm sẽ tự động lập/phát hành hóa đơn và gửi thông báo để anh/chị dễ dàng theo dõi