[EMIS Khoản thu] Làm thế nào khi phát thu nhưng phụ huynh vẫn sửa được số tiền chuyển khoản?

1. Tổng quan

Khi nhà trường phát sinh khoản thu trên phần mềm nhưng phụ huynh vẫn có thể tự sửa và chuyển khoản số tiền khác trên ứng dụng ngân hàng. Điều này có thể gây khó khăn trong quá trình đối soát/gạch nợ do phụ huynh chuyển sai số tiền, thiếu tiền khiến dữ liệu thu tiền trên phần mềm bị lệch với thực tế chuyển khoản.

2. Nguyên nhân

2.1. Ứng dụng ngân hàng cho phép phụ huynh tự sửa số tiền chuyển khoản

Hiện tại nhà trường đang sử dụng hình thức Thu hộ trên ứng dụng Smart Banking nên chuyển khoản khác ngân hàng của nhà trường hiện phần mềm chưa chặn chỉnh sửa số tiền, nên phụ huynh vẫn có thể:

• Tự nhập lại số tiền khác.
• Chuyển khoản thiếu/thừa so với số tiền cần thu.

Khi phụ huynh nhập thông tin học sinh, hệ thống ngân hàng sẽ tự động lấy lên:

• Tên người nhận theo cấu trúc: Mã ngân hàng +  số tiền cần thu/nợ của học sinh trên hệ thống + tên học sinh + Tên trường.

Tại mục số tiền: Phụ huynh/ học sinh sẽ tự nhập số tiền cần đóng

2.2. Khác ngân hàng có thể không tự khóa số tiền cần thu

Trường hợp phụ huynh sử dụng cùng ngân hàng hỗ trợ thu hộ, hệ thống thường tự động sinh sẵn số tiền cần thanh toán.

Tuy nhiên nếu phụ huynh sử dụng ngân hàng khác hoặc chuyển khoản liên ngân hàng, ứng dụng ngân hàng có thể cho phép người dùng tự nhập lại số tiền chuyển khoản.

Đây là cơ chế hoạt động của ứng dụng ngân hàng và phía phần mềm MISA không can thiệp/chặn chỉnh sửa số tiền trên ứng dụng thanh toán của ngân hàng được.

3. Giải pháp

3.1. Giải thích và hướng dẫn phụ huynh nhập đúng số tiền chuyển khoản

Khi phụ huynh nhập thông tin học sinh, hệ thống ngân hàng sẽ tự động lấy lên:

• Tên người nhận theo cấu trúc: Mã ngân hàng +  số tiền cần thu/nợ của học sinh trên hệ thống + tên học sinh + Tên trường.

Tại mục số tiền: Phụ huynh/ học sinh sẽ nhập số tiền cần đóng như trên thông tin người nhận đang thể hiện.

Nhà trường vui lòng hướng dẫn phụ huynh: Không nhập thiếu/thừa số tiền cần thu.

để tránh phát sinh:

• Lệch công nợ.
• Chưa gạch nợ đúng.
• Sai số tiền phải thu trên phần mềm.

3.2. Kiểm tra và đối soát khi phụ huynh chuyển sai số tiền

Trường hợp phụ huynh đã chuyển khoản sai số tiền:

• Nhà trường cần kiểm tra lại giao dịch thực tế trên sao kê ngân hàng.
• Thực hiện đối soát/gạch nợ theo số tiền thực tế đã nhận.
• Hướng dẫn phụ huynh thanh toán bổ sung nếu còn thiếu tiền.

3.3. Lưu ý khi sử dụng hình thức chuyển khoản định danh

Hình thức chuyển khoản định danh giúp tự động lấy thông tin học sinh và khoản nợ cần thanh toán, tuy nhiên một số ngân hàng không khóa cố định số tiền thanh toán nên phụ huynh vẫn có thể sửa số tiền dù đã có phát thu trên phần mềm.