Hướng dẫn quy trình sáp nhập phân hệ Thư Viện

Trường hợp 1: Trường A và Trường B là hai trường cùng cấp, đều đang sử dụng MISA EMIS; Trường A sáp nhập vào Trường B

Bước 1: Xuất khẩu danh mục và dữ liệu từ Trường A

Nhà trường thực hiện xuất khẩu các danh mục tại những phân hệ Thư viện chuyển sang Trường B, cụ thể:

• Danh mục loại sách

Tại màn hình Sách, anh/chị nhấn vào icon máy in, chọn Danh mục sách…..

• Danh sách biên mục

Tại màn hình Sách, anh/chị nhấn vào icon máy in, chọn Danh mục sách…..

• Danh mục lớp
• Danh sách bạn đọc học sinh
• Danh sách bạn đọc giáo viên
• Danh sách sách điện tử
• Danh sách các mẫu biểu (sổ sách, chứng từ)

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu trước khi nhập khẩu

Trước khi nhập dữ liệu từ phân hệ Thư viện vào Trường B, nhà trường cần rà soát những dữ liệu có khả năng trùng mã hoặc trùng tên.

Một số nội dung cần kiểm tra:

• Mã bạn đọc.
• Mã sách và mã biên mục.

Để dễ phân biệt dữ liệu giữa hai trường, nhà trường có thể sử dụng số đăng ký cá biệt của sách để đánh dấu sách đang ở Phân hiệu/điểm trường nào.

Nếu Trường A và Trường B đang quản lý cùng một biên mục nhưng sử dụng mã khác nhau, cần thống nhất mã trước khi nhập khẩu. Có thể sử dụng mã của Trường B làm mã quản lý chung.

Đối với các đối tượng khác nhau nhưng đang sử dụng cùng một mã, nhà trường cần chuẩn hóa lại mã trên Excel theo quy tắc mã của Trường B trước khi nhập khẩu.

Bước 3: Nhập khẩu dữ liệu vào Trường B

Sau khi hoàn tất chuẩn hóa, nhà trường nhập khẩu dữ liệu vào các danh mục tương ứng trên MISA EMIS của Trường B.

Kết quả sau khi thực hiện:

• Trường B có thể quản lý chung dữ liệu của Trường A và Trường B.
• Các danh mục được tiếp tục sử dụng theo quy tắc quản lý của Trường B.
• Dữ liệu của các điểm trường hoặc cơ sở có thể được nhận diện thông qua tên, mã hoặc dấu hiệu đã bổ sung trước đó.

Lưu ý: Trường A, Trường B nếu còn giấy phép sử dụng vẫn có thể sử dụng MISA EMIS bình thường cho đến khi hết Giấy phép sử dụng.

Trường hợp 2: Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập Trường C

Trường hợp Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập Trường C, dữ liệu cần được tổ chức lại theo thông tin pháp lý và mô hình quản lý của trường mới.

Do đây là trường hợp hình thành một đơn vị mới, nhà trường cần liên hệ MISA để được hướng dẫn phương án phù hợp về:

• Tạo thông tin đơn vị mới trên MISA EMIS.
• Cấp mới Giấy phép sử dụng.
• Chuyển đổi, kế thừa hoặc gộp dữ liệu từ Trường A và Trường B.
• Thiết lập tài khoản quản trị và tài khoản người dùng.
• Phân quyền theo cơ cấu tổ chức mới.
• Xử lý dữ liệu giữa các cơ sở hoặc điểm trường nếu có.

Ví dụ: Trường Tiểu học A và Trường THCS B sáp nhập để thành lập Trường liên cấp C.

Đây là trường hợp có sự khác nhau về cấp học, mô hình dữ liệu và cơ cấu quản lý. Vì vậy, nhà trường cần liên hệ MISA để được hỗ trợ trực tiếp.

Thông tin cần chuẩn bị khi liên hệ MISA

Nhà trường cần cung cấp:

• Quyết định sáp nhập hoặc quyết định thành lập trường liên cấp.
• Tên và mã đơn vị của các trường trước khi sáp nhập.
• Tên và mã đơn vị của trường liên cấp sau sáp nhập, nếu đã có.
• Mã quan hệ ngân sách của các trường.
• Cấp học của từng trường.
• Các phân hệ đang sử dụng.
• Phạm vi dữ liệu cần chuyển đổi hoặc gộp.
• Thời gian dự kiến thực hiện.

Phương án hỗ trợ

MISA sẽ phối hợp với nhà trường để:

• Xác định chính xác trường nguồn và trường đích.
• Kiểm tra thông tin đơn vị, mã quan hệ ngân sách và giấy phép sử dụng.
• Xác định dữ liệu cần chuyển đổi.
• Hướng dẫn hoặc thực hiện gộp dữ liệu bằng công cụ hỗ trợ phù hợp.
• Kiểm tra dữ liệu sau khi gộp.
• Thiết lập tài khoản và phân quyền theo mô hình trường liên cấp.
• Hướng dẫn quản lý dữ liệu chung của toàn trường và dữ liệu theo từng cấp học hoặc cơ sở.

Sau khi hoàn tất, trường liên cấp có thể quản lý tập trung dữ liệu của các trường trước khi sáp nhập, đồng thời tiếp tục tổ chức dữ liệu theo từng cấp học, cơ sở hoặc điểm trường theo phương án được thống nhất.