[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn thiết lập và khai báo đầu năm học mới

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn các bước chuẩn bị đầu năm học mới trên phần mềm EMIS Khoản thu. Trước khi bắt đầu thu tiền năm học mới, kế toán cần thiết lập năm học, cập nhật danh mục, lập kế hoạch thu và xử lý số dư từ năm học trước.

Nội dung bài viết gồm:

• Thiết lập năm học mới: Khởi tạo năm học và sao chép dữ liệu từ năm cũ.
• Khai báo thông tin: Cập nhật lớp học, học sinh, nhóm khoản thu, chính sách giá, diện ưu tiên.
• Lập kế hoạch thu: Thiết lập danh sách khoản thu, đăng ký khoản thu, miễn giảm, chính sách giá.
• Thu bù năm trước: Rà soát và thu bù học sinh chưa nộp/nộp thiếu.
• Quản lý số dư: Khai báo số dư ban đầu và lấy số dư chưa sử dụng từ năm cũ.

2. Các bước thực hiện

2.1. Thiết lập năm học mới

Bước 1: Tại menu Hệ thống → chọn Thiết lập năm học.

Bước 2: Tích chọn dữ liệu muốn sao chép từ năm học cũ sang năm học mới.

Bước 3: Nhấn Thiết lập để khởi tạo năm học mới.

📖 Xem hướng dẫn chi tiết tại bài Hướng dẫn thiết lập năm học mới.

2.2. Khai báo thông tin trong năm học mới

Chọn menu Hệ thống → chọn Danh mục để cập nhật các thông tin sau:

a. Danh sách lớp học

• Thêm hoặc xóa lớp phù hợp với năm học mới.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn khai báo danh sách lớp học.

b. Danh sách học sinh

• Thêm học sinh chuyển đến, chỉnh sửa thông tin học sinh chuyển lớp, chuyển trường.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn khai báo và quản lý danh sách học sinh.

c. Nhóm khoản thu

• Thiết lập hoặc chỉnh sửa nhóm khoản thu có cùng tính chất, đặc điểm (nếu cần).
• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập nhóm khoản thu.

d. Chính sách giá (trường ngoài công lập)

• Thiết lập chính sách giá riêng cho từng đối tượng học sinh (nếu áp dụng).
• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập chính sách giá.

e. Diện ưu tiên

• Nếu có học sinh thuộc diện ưu tiên, thiết lập danh sách diện ưu tiên tại đơn vị.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập diện ưu tiên.

2.3. Lập kế hoạch thu

a. Danh sách khoản thu

• Thiết lập chi tiết danh sách các khoản thu áp dụng tại đơn vị trong năm học mới.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập danh sách khoản thu.

b. Đăng ký khoản thu tự nguyện

• Gửi danh sách khoản thu tự nguyện để học sinh đăng ký sử dụng.
• Hoặc gửi thông báo để phụ huynh đăng ký trực tiếp trên ứng dụng SISAP Phụ huynh.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn đăng ký khoản thu hoặc Phụ huynh đăng ký trên SISAP.

c. Miễn giảm

• Cập nhật danh sách học sinh được miễn giảm trong năm học.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn thiết lập miễn giảm.

d. Áp dụng chính sách giá

• Cập nhật danh sách học sinh được áp dụng chính sách giá tại nhà trường.
• 📖 Xem bài Hướng dẫn áp dụng chính sách giá cho học sinh.

2.4. Thu bù học sinh chưa nộp/nộp thiếu từ năm học trước

Rà soát danh sách học sinh chưa nộp tiền hoặc nộp thiếu tiền từ năm học trước tại báo cáo HP – BC03: Danh sách học sinh chưa nộp/nộp thiếu tiền.

• 📖 Xem bài Hướng dẫn rà soát và thu bù học sinh chưa nộp/nộp thiếu.

2.5. Quản lý số dư từ năm học trước

Khai báo số dư ban đầu và lấy số dư chưa sử dụng của năm cũ lên năm học mới tại mục Quản lý số dư.

• 📖 Xem bài Hướng dẫn quản lý số dư.

3. Lưu ý

• Cần hoàn tất Thiết lập năm học mới (mục 2.1) trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
• Nên thực hiện các bước theo đúng thứ tự: Thiết lập năm học → Khai báo thông tin → Lập kế hoạch thu → Thu bù → Quản lý số dư.
• Khi sao chép dữ liệu từ năm cũ, kiểm tra kỹ các thông tin đã sao chép (lớp học, khoản thu, miễn giảm…) để đảm bảo phù hợp với năm học mới.
• Nếu đơn vị sử dụng phân hệ EMIS Học sinh, nên xếp lớp đầu năm từ phân hệ Học sinh để đồng bộ dữ liệu.
• Số dư từ năm học trước cần được xử lý trước khi lập đợt thu đầu tiên của năm học mới.