[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn hoàn trả khoản thu cho học sinh

Lưu ý: Áp dụng khi khoản thu đó là khoản không hoàn trả hoặc nếu là khoản hoàn trả thì phải không có tồn. Trong trường hợp khoản thu hoàn trả đó đang có tồn thì phần mềm tự động điền số tồn ấy và không cho sửa lại. 

Bước 1: Tại menu bên trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Danh sách hoàn trả.

Bước 2: Nhấn Ghi nhận hoàn trả, hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ mới.

Bước 3: Tại trường chọn Khoản thu cần hoàn trả (⁕), nhấn vào Dấu mũi tên ⏷ để chọn đúng tên khoản tiền muốn hoàn trả, nhấn Thêm dòng để bổ sung nội dung trả tiền.

Bước 4: Điền thông tin học sinh và số tiền.

Trường hợp 1: Các khoản thu mặc định số lượng, số tiền thì khi thực hiện hoàn trả, phần mềm sẽ mặc định lấy theo số tồn lũy kế hiện có trong chốt đợt thu và không hỗ trợ ghi nhận hoàn trả ít hơn số tồn đang có.

Trường hợp 2: Nhập các thông tin không có số lượng, số tiền trên dòng thông tin học sinh, thực hiện lần lượt:

• Chọn Học sinh cần hoàn trả.
• Nhập con số chính xác vào ô Số lượng hoàn trả.
• Nhập số tiền thực tế cần trả vào ô Số tiền hoàn trả.
• Kiểm tra mục Ngày ghi nhận (Hệ thống mặc định là ngày hôm nay, có thể chỉnh sửa nếu cần).
• Nhấn nút Đồng ý.

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.

Trường hợp số lượng học sinh cần hoàn trả nhiều (cuối tháng, cuối năm học), thực hiện như sau:

Bước 1: Tại menu góc trái, nhấn Sổ phải thu, phải trả, chọn tab Danh sách hoàn trả. Sau đó, nhấn nút Ghi nhận hoàn trả.

Bước 2: Tại trường chọn Khoản thu cần hoàn trả (⁕), nhấn vào Dấu mũi tên ⏷ để chọn đúng tên khoản tiền muốn hoàn trả, nhấn Chọn nhiều học sinh.

Bước 3: Lọc nhanh danh sách học sinh theo:

• Khoản thu cần hoàn trả: Chọn một hoặc nhiều khoản thu cần hoàn trả cho học sinh.
• Phạm vi (Toàn trường/Khối/Lớp)
• Học sinh:
  • Học sinh thôi học, chuyển đi: Học sinh không còn tiếp tục theo học tại trường.
  • Học sinh có số phải trả sau khi chốt đợt thu: Học sinh có số phải trả sau khi chốt đợt thu tháng đã chọn.
  • Học sinh có phát sinh thu tiền: Học sinh có phát sinh thu tiền trong các đợt thu.
  • Học sinh có số tồn từ đợt thu trước nhưng không đăng ký nữa: Học sinh còn thừa tiền đợt thu trước, hiện nay không đăng ký khoản thu đó nữa.

Sau đó nhấn Tìm kiếm.

Bước 4: Tích chọn những học sinh cần ghi nhận hoàn trả. Nhấn Xác nhận.

Bước 5: Điền thông tin học sinh và số tiền.

Trường hợp 1: Các khoản thu mặc định số lượng, số tiền thì khi thực hiện hoàn trả, phần mềm sẽ mặc định lấy theo số tồn lũy kế hiện có trong chốt đợt thu và không hỗ trợ ghi nhận hoàn trả ít hơn số tồn đang có.

Trường hợp 2: Nhập các thông tin không có số lượng, số tiền trên dòng thông tin học sinh.

• Nhập Số lượng hoặc Số tiền tương ứng cho từng học sinh. Phần mềm tự động điền số lượng cho toàn bộ học sinh được chọn và tính ra số tiền tương ứng. Hoặc có thể nhập số tiền và phần mềm tự động tính ra số lượng.

💡 Mẹo nhập liệu nhanh (Áp dụng khi hoàn trả cùng một mức cho nhiều học sinh): Nhấn vào biểu tượng mũi tên ⏷ ngay tại tiêu đề cột SL/Số tiền tương ứng, sau đó nhập giá trị và nhấn Đồng ý.

• Nhập Ngày ghi nhận. Nhấn Đồng ý.

Bước 6: Sau khi ghi nhận hoàn trả, phần mềm lấy lên thông tin hoàn trả tại màn hình Danh sách hoàn trả. Nhập Ngày hoàn trả tiền cho phụ huynh.

Bước 7: Nhấn Lưu để hoàn thành.

Lưu ý:

• Sau khi thực hiện hoàn trả trên phần mềm, anh/chị cần hoàn tiền ngoài thực tế (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản lại cho học sinh/phụ huynh).
• Việc hoàn trả trên phần mềm không tự động chuyển tiền cho học sinh.