[EMIS Thiết bị] Kiểm kê

Để lập biên bản kiểm kê thiết bị, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Thiết bị\Kiểm kê

Bước 2: Nhấn Thêm để thêm mới biên bản kiểm kê thiết bị

Bước 3: Khai báo thông tin chung: Mã biên bản, Ngày kiểm kê, QL theo hình thức, Phạm vi và Nội dung kiểm kê.

• Trường hợp anh/chị chọn hình thức kiểm kê theo Kho/phòng, phần mềm tự động lấy lên phạm vi kiểm kê là các kho phòng thiết bị mà anh/chị đã khai báo tại phần danh mục.
• Trường hợp anh/chị chọn hình thức kiểm kê theo Môn học, phần mềm tự động lấy lên phạm vi kiểm kê là các môn học mà anh/chị đã khai báo tại phần danh mục.
• Anh/chị tích chọn kho phòng/môn học cần tiến hành kiểm kê.
• Lưu ý: Với các thiết bị chưa khai báo môn học sẽ được hiển thị trong nhóm Khác.

Bước 4: Tại phần Danh sách thiết bị:

• Tích chọn Nhóm theo: Kho phòng/Môn học/Loại thiết bị để nhóm các thiết bị theo Kho phòng/Môn học/Loại theo phạm vi anh/chị chọn ở trên.
• Lưu ý:  Phần mềm tự động hiển thị các thiết bị phát sinh hỏng mất để cán bộ thiết bị tránh mất thời gian, dễ dàng kiểm kê. Anh/chị có thể chọn Thêm nhiều TB để chọn nhanh nhiều thiết bị cần kiểm kê.

Bước 5: Tại phần Ban Kiểm kê: Anh/chị khai báo thành viên kiểm kê (nếu có)

• Nhấn Thêm dòng để thêm thành viên kiểm kê, mỗi thành viên là một dòng
• Anh/chị nhấn biểu tượng mũi tên để chọn nhanh thành viên ban kiểm kê từ danh sách cán bộ giáo viên đã khai báo ở phần danh mục.
• Hoặc nhập thông tin Họ và tên, chức vụ và Vai trò.
• Anh/chị có thể nhấn biểu tượng “thùng rác” tại tên thành viên hội đồng để xóa thông tin thành viên đó.

Bước 6: Sau khi hoàn tất, nhấn Hoàn tất để lưu biên bản kiểm kê.

Lưu ý: Nếu chọn Lưu nháp, phần mềm sẽ tạm lưu thông tin phiếu kiểm kê đang làm và đặt trạng thái là Đang kiểm kê. Khi đó, anh/chị không thể tạo phiếu mới. Muốn lập phiếu khác, anh/chị cần xóa phiếu nháp hoặc hoàn thiện rồi nhấn Hoàn tất.

Lưu ý khi lập biên bản kiểm kê:

• Phần mềm tự động cập nhật các thiết bị đã được ghi nhận trong danh sách Theo dõi hỏng/mất.
• Nếu phát hiện thêm thiết bị hỏng hoặc mất chưa có trong danh sách, anh/chị thực hiện cập nhật bổ sung trên biên bản kiểm kê.

Sau khi thực hiện lập biên bản kiểm kê thiết bị, anh/chị thực hiện in/xuất khẩu danh sách thiết bị để kiểm kê thực tế như sau:

Bước 1: Vào Thiết bị\Kiểm kê\Nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ tại biên bản kiểm kê anh/chị đã lập.

Bước 2: Chọn Xuất khẩu để in danh sách thiết bị cần kiểm kê

Anh/chị thực hiện kiểm kê thiết bị thực tế và điền kết quả kiểm kê vào danh sách thiết bị kiểm kê đã in/xuất khẩu ở mục 2.2.

Sau khi hoàn tất công tác kiểm kê, anh/chị thực hiện nhập kết quả kiểm kê vào phần mềm như sau:

Bước 1: Vào Thiết bị\Kiểm kê

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ tại biên bản kiểm kê anh/chị vừa lập để mở biên bản kiểm kê cần nhập kết quả kiểm kê.

• Cách 1: Nhập thông tin kiểm kê từng thiết bị
  • Lần lượt nhập thông tin Mất, Hỏng tại cột Sau kiểm kê
  • Nhấn Lưu
• Cách 2: Nhập khẩu nhanh kết quả sau kiểm kê từ tệp excel có sẵn từ máy.
  • Nhấn Nhập khẩu
    
  • Tải tệp mẫu excel nhập khẩu kết quả kiểm kê
  • Sao chép/nhập kết quả kiểm kê thiết bị từ tệp sổ theo dõi/excel của đơn vị đang quản lý sang tệp excel mẫu vừa tải.
    
  • Nhấn Xác nhận. Chọn tệp excel mẫu đã có dữ liệu được sao chép để nhập khẩu vào phần mềm.
  • Nhấn Xác nhận, chuyển sang bước Nhập khẩu. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra thông tin và hiển thị kết quả bản ghi Hợp lệ và Không hợp lệ
    
  • Trong trường hợp tệp nhập khẩu bị lỗi thì anh/chị có thể khắc phục như sau:
    Nhấn Tải tất cả bản ghi để xem toàn bộ danh sách bản ghi (bao gồm bản ghi hợp lệ và bản ghi không hợp lệ) hoặc Chỉ tải những bản ghi không hợp lệ và thực hiện chỉnh sửa, nhập khẩu lại vào phần mềm.
  • Nhấn Nhập khẩu để nhập khẩu bản ghi kết quả kiểm kê vào phần mềm
  • Nhấn Lưu.

Sau khi thực hiện kiểm kê thiết bị xong, để in biên bản kiểm kê, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Thiết bị/Kiểm kê, chọn biên bản kiểm kê.

Bước 2: Chọn chứng từ kiểm kê cần in\Nhấn biểu tượng Máy in 🖨️ và chọn mẫu biên bản kiểm kê tương ứng.

• Biên bản kiểm kê (Đại diện Ban kiểm kê ký)
• Biên bản kiểm kê (Thành viên Ban kiểm kê ký)