1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn nhà trường xử lý trường hợp phụ huynh không nhận được thông báo thu tiền hoặc khi thanh toán qua ứng dụng ngân hàng/SISAP không hiển thị khoản nợ, không tìm thấy học sinh hoặc không thanh toán được. Đồng thời hướng dẫn kiểm tra các nguyên nhân thường gặp như chưa gửi thông báo thu tiền hoặc thay đổi mã học sinh (mã định danh) và cách khắc phục.
Biểu hiện lỗi thường gặp
- App báo không nợ tiền.
- Ngân hàng báo không có khoản nợ.
- Có khoản thu nhưng không thanh toán được.
- Có tên học sinh nhưng không hiện tiền.
- Không tìm thấy hóa đơn.
- Không hiện tiền học.
- Không thấy đợt thu.
- Báo không tìm thấy học sinh.
- Có thông báo nhưng ngân hàng không thấy.
Nội dung bài viết bao gồm các nguyên nhân thường gặp và hướng dẫn cách kiểm tra, xử lý để đảm bảo phụ huynh nhận được thông báo và thực hiện thanh toán thành công.
2. Cách xử lý
Nguyên nhân
- Do thay đổi mã học sinh nhưng phụ huynh chưa cập nhật mã mới trên SISAP hoặc thanh toán qua ngân hàng vẫn nhập mã học sinh (mã định danh cũ)
- Do chưa gửi thông báo thu tiền cho phụ huynh
- Thông báo thu tiền đã quá hạn thanh toán nên hệ thống không cho phép phụ huynh tiếp tục thanh toán.
- Nhà trường đã thay đổi ngân hàng liên kết nhưng khi in thông báo thu tiền vẫn sử dụng thông báo thu tiền chứa thông tin ngân hàng trước đó.
Giải pháp
Bước 1: Nhà trường thực hiện kiểm tra mã học sinh (mã định danh) trên EMIS khoản thu và cung cấp lại cho phụ huynh.
- Nhà trường báo lại phụ huynh mã học sinh đúng của con để phụ huynh thực hiện thêm con trên ứng dụng SISAP theo hướng dẫn tại đây để nhận các thông báo và thanh toán cho nhà trường.
- Nếu phụ huynh không sử dụng SISAP mà thanh toán trực tiếp trên ứng dụng ngân hàng thì nhập đúng mã học sinh (mã định danh) đúng của con theo mã nhà trường cung cấp.
Bước 2: Nhà trường thực hiện gửi thông báo thu tiền cho phụ huynh
- Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu. Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
- Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP
Bước 3: Nếu đã thông báo thu tiền Nhà trường vào đợt thu kiểm tra hạn thanh toán. Nếu đã quá hạn, thực hiện gia hạn thời gian thanh toán rồi gửi lại thông báo thu tiền cho phụ huynh.
- Trên thanh menu, chọn Quản lý thu, chọn Đợt thu và chọn đợt thu cần kiểm tra.
- Kiểm tra thời hạn thanh toán của đợt thu. Nếu đã quá hạn, thực hiện cập nhật lại thời gian thu của đợt thu.
- Nhấn Thông báo thu tiền ▼ và chọn Lịch sử gửi thông báo.
- Tại danh sách lịch sử gửi, nhấn chuột vào lần gửi thông báo của đợt thu cần kiểm tra.
- Quan sát phần Thiết lập ở khung thông tin bên phải:
- Nếu hiển thị khoảng thời gian thanh toán đã kết thúc (đã quá hạn), quay lại đợt thu để gia hạn thời gian thanh toán.
- Sau khi gia hạn thành công, thực hiện gửi lại thông báo thu tiền để phụ huynh nhận được thông tin với thời hạn thanh toán mới.
Lưu ý: Khi gửi lại thông báo, nên Bỏ tích chọn ô Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo để gửi lại được cho phụ huynh.
Bước 4: Nếu nhà trường có thay đổi ngân hàng đang liên kết trên hệ thống và kiểm tra lại thông báo thu tiền cũ có đang hiển thị thông tin ngân hàng cũ thì cần thực hiện gửi lại thông báo thu tiền sau đó in hoặc xuất khẩu PDF thông báo thu tiền mới để phụ huynh thực hiện thanh toán.
Trường hợp không xác định được nguyên nhân, anh/chị có thể gửi lại thông báo thu tiền cho học sinh đó để phụ huynh thực hiện thanh toán lại.
Khi gửi lại thông báo, bỏ tích chọn ô Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo để hệ thống cho phép gửi lại thông báo đến phụ huynh.
3. Câu hỏi thường gặp
3.1. Tại sao nhà trường gửi thông báo thu tiền nhưng phụ huynh không nhận được?
Vấn đề:
Nhà trường đã gửi thông báo thu tiền cho toàn trường nhưng phụ huynh đăng nhập ứng dụng SISAP Phụ huynh không thấy thông báo thu tiền.
Nguyên nhân:
Thông báo thu tiền chỉ được gửi đến những học sinh có phát sinh số tiền phải nộp trong đợt thu. Nếu học sinh không có trong đợt thu hoặc số tiền phải thu của học sinh trong đợt bằng 0, hệ thống sẽ không hiển thị thông báo thu tiền trên ứng dụng SISAP Phụ huynh.
Cách kiểm tra và xử lý:
- Kiểm tra học sinh đã được thêm vào đúng đợt thu hay chưa.
- Kiểm tra số tiền phải thu của học sinh trong đợt có lớn hơn 0 hay không.
- Nếu học sinh chưa có trong đợt thu hoặc số tiền bằng 0, cập nhật lại thông tin đợt thu và gửi thông báo thu tiền lại cho phụ huynh.
Lưu ý: Học sinh có phát sinh số tiền trong đợt thu nhưng bị ngừng theo dõi thì khi gửi thông báo thu tiền, phụ huynh vẫn nhận được thống báo để đóng học phí.
3.2. Quét mã QR thanh toán báo lỗi Lỗi hệ thống nhà cung cấp dịch vụ (103) thì xử lý như thế nào ?
Vấn đề: Khi phụ huynh quét mã QR để thanh toán học phí, hệ thống hiển thị thông báo “Lỗi hệ thống nhà cung cấp dịch vụ (103)” và không thể thanh toán.
Nguyên nhân: Nhà trường đang sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng (ví dụ: VietinBank và BIDV). Mã QR trên phiếu thu được tạo theo cấu hình cũ hoặc liên kết với ngân hàng không còn sử dụng, nên giao dịch không được chuyển đến đúng tài khoản nhận tiền.
Cách xử lý: Anh/chị vui lòng liên hệ MISA để được kiểm tra cấu hình tài khoản ngân hàng và cập nhật lại mã QR thanh toán. Sau khi cấu hình được cập nhật, nhà trường cần in hoặc gửi lại phiếu thu có mã QR mới để phụ huynh thực hiện thanh toán.
3.3. Tại sao nội dung chuyển tiền trên ngân hàng không hiện đầy đủ tên học sinh và tên lớp?
Ví dụ: Học sinh Nguyễn Hải Đăng lớp 5A chỉ hiển thị NGUYEN HAI trên nội dung chuyển khoản.
Nguyên nhân: Do nội dung chuyển khoản qua mã QR của ngân hàng bị giới hạn số lượng ký tự, và giới hạn này có thể khác nhau tùy từng ngân hàng. Vì vậy, hệ thống ưu tiên hiển thị Mã học sinh để hỗ trợ đối soát giao dịch tự động.
Việc nội dung trên ứng dụng ngân hàng chỉ hiển thị một phần tên học sinh là cách thức hiển thị của từng ngân hàng. Phần mềm MISA không can thiệp hoặc thay đổi được cách hiển thị này. => tùy mỗi ngân hàng sẽ giới hạn khác nhau
