[EMIS Khoản thu] Đối soát giao dịch thanh toán BIDV

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn kế toán cách đối soát giao dịch thanh toán qua ngân hàng BIDV trên phần mềm. Khi phụ huynh thanh toán online qua BIDV, có thể phát sinh chênh lệch giữa số tiền ngân hàng đã nhận và số tiền phần mềm ghi nhận. Chức năng này giúp phát hiện và xử lý kịp thời các giao dịch lệch.

Nội dung bài viết gồm:

• Truy cập và lọc giao dịch: Xem tổng quan các giao dịch phát sinh qua BIDV, lọc theo khoảng thời gian cần đối soát.
• Kiểm tra trạng thái giao dịch: Xác định tình trạng từng giao dịch (lỗi, chưa xác nhận, đã xác nhận) để quyết định hành động xử lý phù hợp.
• Xác nhận thu: Ghi nhận thu tiền cho các giao dịch đã nhận tiền nhưng chưa được xác nhận trên phần mềm.
• Hủy thu: Xử lý các giao dịch lỗi hoặc ghi nhận sai (chưa nhận tiền nhưng đã xác nhận, hoặc cần hủy xác nhận thủ công/tự động).
• Theo dõi lịch sử và cập nhật dữ liệu: Kiểm tra toàn bộ lịch sử thu tiền và đồng bộ dữ liệu giao dịch mới nhất từ ngân hàng.

Phạm vi: Áp dụng cho các đơn vị đã triển khai thanh toán qua ngân hàng BIDV.

Lưu ý: Đơn vị đã kết nối và triển khai thanh toán qua ngân hàng BIDV trên phần mềm.

3. Các bước thực hiện

3.1. Truy cập, lọc và kiểm tra trạng thái giao dịch

Bước 1: Trên menu bên trái, nhấn Hệ thống, chọn Đối soát giao dịch thanh toán BIDV hoặc để chuột vào dòng Quản lý thu, chọn Đối soát giao dịch thanh toán.

Bước 2: Màn hình hiển thị toàn bộ danh sách giao dịch phát sinh qua ngân hàng BIDV.

Bước 3: Tại khu vực bộ lọc, chọn chế độ xem Theo tháng, Theo tuần hoặc Theo ngày, sau đó chọn khoảng thời gian cụ thể.

Kết quả: Màn hình hiển thị danh sách giao dịch kèm các thông tin tổng hợp:

• Số tiền Ngân hàng đã nhận
• Số tiền Phần mềm ghi nhận
• Số tiền Chênh lệch
• Số giao dịch chênh lệch

Bước 4: Xem Trạng thái giao dịch theo bảng sau:

Trạng thái	Ý nghĩa
Chưa nhận tiền, đã xác nhận	Giao dịch lỗi: nhà trường chưa nhận tiền nhưng phần mềm đã tự động xác nhận thu.
Đã nhận tiền, chưa xác nhận	Nhà trường đã nhận tiền nhưng phần mềm chưa tự động xác nhận thu.
Đã xác nhận (thủ công)	Giao dịch đã được kế toán xác nhận thu thủ công.
Đã xác nhận (tự động)	Giao dịch đã được phần mềm tự động xác nhận thu.

3.2. Xác nhận thu cho giao dịch đã nhận tiền

Bước 1: Trên menu bên trái, nhấn Hệ thống → Đối soát giao dịch thanh toán BIDV
→ Hoặc nhấn Quản lý thu → Đối soát giao dịch thanh toán.

Bước 2: Tại danh sách, tìm giao dịch có trạng thái Đã nhận tiền, chưa xác nhận.

Bước 3: Nhấn Xác nhận thu.

3.3. Hủy thu giao dịch lỗi hoặc sai sót

Bước 1: Trên menu bên trái, nhấn Hệ thống → Đối soát giao dịch thanh toán BIDV
→ Hoặc nhấn Quản lý thu → Đối soát giao dịch thanh toán.

Bước 2: Tại giao dịch cần xử lý, nhấn Hủy thu.

Bước 3: Nhập Lý do hủy thu. Anh/chị có thể tích chọn Giữ lại số chứng từ đã đánh cho học sinh để tránh bị trống số chứng từ khi thu lại sau này.

Bước 4: Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

3.4. Theo dõi lịch sử thu tiền và cập nhật dữ liệu

Bước 1: Trên menu bên trái, nhấn Hệ thống → Đối soát giao dịch thanh toán BIDV
→ Hoặc nhấn Quản lý thu → Đối soát giao dịch thanh toán.

Bước 2: Xem Lịch sử thu tiền tại mục Quản lý thu tiền của đơn vị.

Bước 2: Nhấn biểu tượng Làm mới ⟳ trên màn hình đối soát để cập nhật dữ liệu giao dịch mới nhất từ ngân hàng BIDV.

4. Lưu ý

• Giao dịch có trạng thái Chưa nhận tiền, đã xác nhận là giao dịch lỗi. Kế toán cần thực hiện Hủy thu và liên hệ ngân hàng BIDV để xác minh trước khi xử lý tiếp.
• Anh/chị nên thực hiện đối soát hàng ngày hoặc hàng tuần để phát hiện sớm các giao dịch chênh lệch.
• Trước khi đối soát, nhấn biểu tượng Làm mới ⟳ để đảm bảo dữ liệu đã được đồng bộ mới nhất từ ngân hàng.