[EMIS Khoản thu] Hướng dẫn thu bù các khoản thu đầu năm cho học sinh chuyển đến giữa năm

1. Tổng quan

Trong thực tế, khi có học sinh chuyển đến vào giữa năm học, nhà trường cần thực hiện thu bổ sung các khoản phí (học phí, phí điều hòa, cơ sở vật chất,…) từ đầu năm để đảm bảo đúng kế hoạch tài chính. Bài viết này hướng dẫn anh/chị kế toán cách thêm hồ sơ học sinh mới, đăng ký khoản thu và bổ sung học sinh vào đợt thu cũ một cách nhanh chóng, chính xác.

2. Các bước thực hiện 

Bước 1: Thêm hồ sơ học sinh mới chuyển đến

• Tại menu bên trái, anh/chị vào Hệ thống, chọn Danh sách học sinh, sau đó nhấn Thêm để nhập từng học sinh hoặc chọn Nhập khẩu để thêm mới hàng loạt.

(Xem chi tiết cách thêm học sinh tại đây).

Bước 2: Đăng ký khoản thu và miễn giảm cho học sinh (nếu có)

• Vào Lập kế hoạch thu\Đăng ký khoản thu cho các khoản không phải là khoản bắt buộc cho học sinh mới nếu phải đóng. (Xem hướng dẫn đăng ký khoản thu tại đây).

• Nếu học sinh thuộc diện được miễn giảm, vào Lập kế hoạch thu\Đăng ký miễn giảm: khai báo diện miễn giảm cho học sinh theo hướng dẫn chi tiết tại đây).
• Lưu ý: Với các khoản thu bắt buộc, không cần thực hiện đăng ký.

Bước 3: Thực hiện thu bù cho học sinh

Sau khi hoàn tất thêm học sinh, cách thực hiện thu bù sẽ phụ thuộc vào thời điểm lập đợt thu:

• Trường hợp 1: Chưa lập đợt thu cho tháng

  • Anh/chị vào Quản lý thu, chọn tab Đợt thu, thực hiện nhấn Lập đợt thu lập đợt thu cho tháng cần thu.

• • Sau đó, nhấn biểu tượng Ba chấm ⋯ (góc trên cùng tay phải), chọn Cập nhật đợt thu. 
  • Tiếp tục chọn Thay đổi chi tiết đăng ký khoản thu và thực hiện Bổ sung học sinh.

• • Khi đó, cột Loại cập nhật sẽ hiển thị là Thu bù, cho phép thu các khoản phát sinh trước đó.

• Trường hợp 2: Đã lập đợt thu cho tháng

  • Anh/chị vào đợt thu hiện tại, nhấn biểu tượng Ba chấm ⋯ (góc trên cùng tay phải), chọn Cập nhật đợt thu.
  • Chọn Thay đổi chi tiết đăng ký Khoản thu, nhấn Thực hiện.
  • Ở lần bổ sung đầu tiên, cột Loại cập nhật hiển thị là Thu mới, dùng để thu các khoản của kỳ hiện tại. Anh/chị nhấn Tiếp tục để điền số lượng cần thu và nhấn Đồng ý để bổ sung học sinh mới vào đợt thu hiện tại.

• • Tiếp tục thực hiện lần nữa biểu tượng Ba chấm ⋯ (góc trên cùng tay phải), chọn Cập nhật đợt thu. Chọn Thay đổi chi tiết đăng ký Khoản thu, nhấn Thực hiện.

• • Khi đó hệ thống sẽ hiển thị Thu bù để thu các khoản còn thiếu từ trước. Anh/chị tích vào học sinh cần thu bù và điền số lượng thu bù và nhấn Đồng ý.

Bước 4: Kiểm tra và lưu

• Học sinh sẽ được bổ sung vào đợt thu kèm các khoản cần thu bù. Anh/chị kiểm tra lại số lượng, số tiền và đảm bảo dữ liệu chính xác.