[EMIS Khoản thu] Làm thế nào để điều chỉnh hóa đơn nhanh chóng, chính xác khi hoàn trả khoản thu?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách điều chỉnh hóa đơn để hoàn trả chính xác khoản thu và số lượng cho phụ huynh khi học sinh sử dụng dịch vụ Tiền ăn bán trú ít hơn đăng ký. Nội dung bao gồm các thay đổi trước và sau phiên bản R205, cùng các lưu ý về quy trình điều chỉnh hóa đơn. Phạm vi áp dụng cho kế toán thực hiện hoàn trả khoản thu đã xuất hóa đơn.

• Trong tháng, kế toán thu tiền đầy đủ theo sổ đăng ký của học sinh về Tiền ăn bán trú (khoản hoàn trả).
• Cuối tháng/quý, sau khi nhận số lượng sử dụng thực tế Tiền ăn bán trú, kế toán hoàn trả lại số tiền thừa cho phụ huynh nếu học sinh sử dụng ít hơn đăng ký.
• Để số tiền cần hoàn trả đã được xuất hóa đơn thu tiền, kế toán phải điều chỉnh hóa đơn sao cho chính xác số lượng, số tiền cần hoàn trả.

Trước đây: Tại màn hình Quản lý thu\Chốt đợt thu\biểu tượng 3 chấm\Ghi nhận hoàn trả:

• • Hệ thống kiểm tra các khoản thu cần hoàn trả có thông tin hóa đơn của tháng tương ứng:
    1. Nếu hóa đơn đã phát hành thì yêu cầu điều chỉnh hóa đơn tương ứng.
    2. Nếu hóa đơn chưa phát hành thì có thể thêm mới hóa đơn.
    3. Nếu chọn nhiều học sinh cùng lúc thì yêu cầu điều chỉnh tất cả các hóa đơn phát sinh của học sinh đó.
  • Nếu người dùng lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn trên và đồng bộ lên phần mềm thì phần mềm cho phép ghi nhận hoàn trả mà không kiểm tra số tiền, khoản thu, số lượng điều chỉnh có chính xác không.
  • Người dùng chọn nhiều học sinh cùng lúc thì phải giữ nguyên mã minh liệt hóa đơn rồi chuyển sang Meinvoice để tìm từng hóa đơn để điều chỉnh. Gây bất tiện cho người dùng, sao chép nhầm hóa đơn điều chỉnh hai lần.

Điều này gây ra khó khăn như sau:

• • Kế toán khó theo dõi tình hóa đơn đã được điều chỉnh hay chưa, trạng thái đã điều chỉnh cho hóa đơn.
  • Phải liệt kê hóa đơn chưa điều chỉnh hoặc số tiền hoàn trả tương ứng hợp đồng đã có số tiền xuất hóa đơn < số tiền hoàn trả, kế toán sẽ không lập hóa đơn điều chỉnh giảm ⇨ dễ tránh làm âm doanh thu → khó quản lý chính xác số lượng, số tiền cần điều chỉnh và số tiền hoàn trả.
  • Phần mềm không cảnh báo các trường hợp hóa đơn điều chỉnh = số tiền hoàn trả.
  • Khó quản lý chính xác số lượng, số tiền cần điều chỉnh, số tiền đã điều chỉnh so với nghiệp vụ kế toán.

Hiện nay: Kế toán có thể điều chỉnh hóa đơn chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hoàn trả chính xác khoản thu, số lượng.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.

Bước 2: Tại danh sách các tháng, anh/chị chọn tháng cần hoàn trả, sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (tiện ích) ở góc trên bên phải màn hình và chọn Ghi nhận hoàn trả.