[EMIS Thiết bị] Khi ghi mượn thiết bị, cán bộ thiết bị biết rõ lý do không thể ghi mượn và được hướng dẫn phương án xử lý

2. Các bước thực hiện

Tại màn hình Mượn trả\Mượn thiết bị\Ghi mượn và Ghi mượn nhanh, phần mềm hiển thị thông báo ghi mượn không thành công với các trường hợp như sau:

• Ngày ghi mượn diễn ra trước ngày ghi tăng/điều chuyển thiết bị:
  • Phần mềm hiển thị thông báo: “Ngày ghi mượn ….(….) diễn ra trước ngày ghi tăng/điều chuyển cho thiết bị. Thầy/cô vui lòng ghi mượn từ ngày …. để hoàn thành thao tác.”
  • Phương án xử lý:

    • Cách 1: Điều chỉnh lại Ngày mượn trên phiếu ghi mượn sao cho bằng hoặc sau ngày thiết bị được ghi tăng/điều chuyển vào kho (theo ngày gợi ý của phần mềm).

    • Cách 2: Kiểm tra lại hồ sơ tài sản. Nếu ngày ghi tăng/điều chuyển trên phần mềm bị nhập sai so với thực tế, CBTB cần vào phân hệ Thiết bị/Ghi tăng hoặc Điều chuyển để chỉnh sửa lại ngày chứng từ cho chính xác trước khi thực hiện ghi mượn.

• Số lượng thiết bị còn lại trong kho phòng không đủ:
  • Phần mềm hiển thị thông báo: “Số lượng …. còn lại trong kho…. không đủ. Thầy cô có thể mượn tối đa … thiết bị.”
  • Phương án xử lý:

    • Cách 1: Giảm Số lượng mượn trên phiếu xuống bằng hoặc thấp hơn số lượng thực tế còn lại trong kho mà phần mềm đã gợi ý.

    • Cách 2: Kiểm tra xem thiết bị này có ở Kho/Phòng khác hay không. Nếu có, hướng dẫn giáo viên mượn từ kho/phòng còn tồn.

    • Cách 3: Kiểm tra danh sách Mượn trả. Nếu có giáo viên khác đã trả thiết bị nhưng CBTB chưa kịp làm thủ tục “Ghi trả” trên phần mềm, hãy thực hiện “Ghi trả” để cập nhật lại số lượng tồn trong kho/phòng.

• Số lượng thiết bị tại kho phòng đang mượn đã được mượn hết:
  • Phần mềm hiển thị thông báo: “Không có thiết bị trong các kho\phòng. Thầy cô vui lòng kiểm tra lại.”
  • Phương án xử lý:

    • Cách 1: Kiểm tra lại Danh sách thiết bị trong kho. Nếu thiết bị thực tế vẫn còn nhưng phần mềm báo hết, có thể do thiết bị đang nằm ở trạng thái “Hỏng/Chờ thanh lý”. Cần kiểm tra lại trạng thái thiết bị trong sổ thiết bị.

    • Cách 2: Liên hệ với giáo viên đang mượn thiết bị đó để đôn đốc việc trả thiết bị nếu đã quá hạn, sau đó mới có thể cho giáo viên khác mượn tiếp.