[EMIS Khoản thu] Câu hỏi thường gặp liên quan đến Ghi nhận số lượng thực tế

1. Tổng quan

Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình ghi nhận số lượng thực tế trên phần mềm. Trong quá trình sử dụng, nhiều anh/chị gặp khó khăn khi ghi nhận không thấy tháng hoặc không thấy học sinh để ghi nhận số lượng thực tế.

Bài viết này sẽ giúp anh/chị:

• Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi ghi nhận số lượng thực tế.
• Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.

2. Các vấn đề thường gặp

2.1. Câu hỏi: Tại sao không thấy danh sách học sinh khi ghi nhận số lượng thực tế?

Nguyên nhân: Do học sinh chưa đăng ký khoản thu. Theo mặc định, phần mềm chỉ hiển thị những học sinh đã đăng ký khoản thu để giao diện nhập liệu được gọn gàng.

Giải pháp: Thực hiện đăng ký khoản thu cho học sinh theo các bước sau:

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Lập kế hoạch thu/ nhấn Đăng ký khoản thu. Kiểm tra tại cột khoản thu cần ghi nhận số lượng thực tế xem đã được đăng ký cho học sinh hay chưa.

Bước 2: Nhấn vào tiêu đề cột khoản thu để tích chọn cho cả cột, nhấn Chọn cả cột, sau đó nhấn Lưu.

Xem hướng dẫn Đăng ký khoản thu chi tiết tại đây.

Bước 3: Sau khi Lưu danh sách đăng ký khoản thu xong, anh/chị quay lại giao diện ghi nhận số lượng thực tế để kiểm tra và thực hiện ghi nhận số buổi sử dụng thực tế các khoản thu của học sinh.

Xem hướng dẫn Ghi nhận số lượng thực tế chi tiết tại đây.

• Anh/chị có thể tích chọn Hiển thị cả học sinh không đăng ký để hiển thị đầy đủ danh sách học sinh mà không cần đăng ký khoản thu.

2.2. Câu hỏi: Tại sao ở đợt thu đã có đầy đủ các tháng khi ghi nhận số lượng thực tế không lên

Ví dụ: Ở phần đợt thu đã có tháng 6 nhưng tại phần ghi nhận số lượng thực tế chưa hiển thị tháng 6.

Nguyên nhân: Thường do ngày giờ trên máy tính đang bị sai nên phần mềm chưa nhận đúng thời gian hiện tại để hiển thị đầy đủ các tháng.

Giải pháp: Trường hợp ngày giờ trên máy tính bị sai, anh/chị thực hiện chỉnh lại ngày giờ theo các bước sau:

• Nhấn Windows + R

• Gõ control → Enter (mở Control Panel)

• Chọn Clock and Region

• Chọn Date and Time

• Nhấn Change date and time…

• Chỉnh ngày, giờ đúng → OK

2.3. Câu hỏi: Tại sao ở Đăng ký khoản thu đã có đầy đủ học sinh nhưng khi ghi nhận số lượng thực tế lại không hiển thị đủ học sinh?

Khi nhà trường đã đăng ký khoản thu và lập đợt thu nhưng tại màn hình Ghi nhận số lượng thực tế hoặc Danh sách chấm ăn không hiển thị đủ học sinh (ví dụ không lên số lượng học sinh nhà trẻ, mẫu giáo hoặc thiếu một số học sinh đã đăng ký khoản thu), nguyên nhân thường liên quan đến thời điểm chuyển lớp hoặc thời điểm chuyển đến của học sinh.

Ví dụ: Đối với khoản thu học hè, học sinh A tại lớp học hè đã được đăng ký tại màn hình Đăng ký khoản thu. Tuy nhiên, khi thực hiện Ghi nhận số lượng thực tế tháng 6, phần mềm không hiển thị học sinh A trong danh sách để ghi nhận.

Nguyên nhân 1: Học sinh đã được chuyển sang lớp mới, nhưng thời điểm chuyển lớp được thiết lập sau thời điểm ghi nhận số lượng thực tế.

• Phần mềm căn cứ vào lớp của học sinh tại thời điểm ghi nhận thực tế để hiển thị danh sách, nên nếu thời điểm chuyển lớp sau thời điểm đăng ký thực tế, học sinh sẽ không xuất hiện trong danh sách ghi nhận của lớp mới mặc dù đã được đăng ký khoản thu.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại thời điểm chuyển lớp của học sinh chi tiết tại đây hoặc thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.

Bước 2: Chọn biểu tượng ✎ Sửa tại học sinh cần kiểm tra.

Bước 3: Nhấn Xem quá trình chuyển lớp để xem lịch sử chuyển lớp của học sinh.

Bước 4: Tại lần chuyển lớp gần nhất, nhấn biểu tượng ✎ Sửa.

Bước 5: Cập nhật lại Thời điểm chuyển lớp của học sinh để tháng chuyển đến nằm trong hoặc trước thời gian thực hiện ghi nhận số lượng thực tế.

Bước 6: Nhấn Lưu để cập nhật thông tin.

Bước 7: Thực hiện ghi nhận số lượng thực tế lại để hệ thống cập nhật danh sách học sinh theo thông tin mới.

Nguyên nhân 2: Học sinh được khai báo Ngày chuyển đến sau thời điểm ghi nhận số lượng thực tế.

Ví dụ: Khi thực hiện ghi nhận số lượng thực tế tháng 6, phần mềm không hiển thị học sinh A trong danh sách ghi nhận => Nguyên nhân là do Ngày chuyển đến của học sinh đang được thiết lập là tháng 7.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại Ngày chuyển đến của học sinh theo các bước sau:

Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.

Bước 2: Chọn biểu tượng ✎ Sửa tại học sinh cần kiểm tra.

Bước 3: Kiểm tra và cập nhật lại Ngày chuyển đến của học sinh để ngày này nằm trong hoặc trước thời gian thực hiện ghi nhận số lượng thực tế.

Bước 4: Thực hiện ghi nhận số lượng thực tế lại để hệ thống cập nhật danh sách học sinh theo thông tin mới.

2.4. Câu hỏi: Học sinh đã ngừng theo dõi có lên danh sách ghi nhận số lượng thực tế nữa không ?

Học sinh đã ngừng theo dõi sẽ không hiển thị tại danh sách đăng ký khoản thu, danh sách ghi nhận số lượng thực tế.

Ví dụ: Học sinh A ngừng theo dõi ngày 30 tháng 5 thi khi mở số lượng thực tế các tháng trong năm sẽ không hiển thị học sinh A