[EMIS Khoản thu] Phát hành hóa đơn ngày ký khác ngày hóa đơn thì làm thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách xử lý trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử sau ngày hóa đơn, bao gồm nguyên nhân phát sinh, giải pháp hạn chế sai sót khi lập hóa đơn và phương án xử lý đối với các hóa đơn đã phát hành ngày hóa đơn khác ngày ký. Nội dung phù hợp cho các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA Emis.

2. Nguyên nhân

Trường hợp anh/chị thực hiện cấp số hóa đơn trước, sau đó mới tiến hành phát hành và ký số hóa đơn điện tử, dẫn đến trường hợp ngày hóa đơn nhỏ hơn ngày ký hóa đơn.

Ví dụ: Ngày hóa đơn là 20/05/2026 nhưng ngày ký hóa đơn là 25/05/2026.

=> Theo quy định về hóa đơn điện tử, nếu ngày ký số khác ngày hóa đơn thì thời điểm ký số chậm nhất phải là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn. Vì vậy, trường hợp ngày ký cách quá nhiều ngày so với ngày hóa đơn khiến hóa đơn không hợp lệ

Hiện tại hệ thống có hiển thị cảnh báo khi ngày ký hóa đơn sau ngày hóa đơn để anh/chị kiểm tra lại thông tin trước khi ký.

3. Giải pháp

Trước khi phát hành hóa đơn điện tử, Anh/chị cần:

• Kiểm tra kỹ thông báo cảnh báo của hệ thống trước khi ký số.
• Đối chiếu lại ngày hóa đơn và ngày ký hóa đơn.
• Sử dụng tính năng Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành để đồng bộ thông tin ngày trên hóa đơn.

=> Việc kiểm tra trước khi ký giúp hạn chế phát sinh trường hợp ngày ký hóa đơn sau ngày hóa đơn.

Đối với các hóa đơn đã phát hành và ký khác ngày hóa đơn, hiện tại không thể chỉnh sửa trực tiếp lại ngày ký của hóa đơn đã phát hành, anh/chị có thể thực hiện lập hóa đơn thay thế theo quy định nghiệp vụ hóa đơn điện tử.

Anh/chị thực hiện lập hóa đơn thay thế theo hướng dẫn tại đây.