[EMIS Khoản thu] Làm thế nào để thu thêm khoản thu sau khi đã thu tiền và phát hành hóa đơn ?

1. Tổng quan

Trường hợp anh/chị đã lập đợt thu, đã thu tiền của học sinh và đã phát hành hóa đơn nhưng sau đó phát hiện còn thiếu một khoản cần thu thêm, anh/chị có thể bổ sung khoản thu vào đợt thu hiện tại và phát hành hóa đơn riêng cho phần thu bổ sung này.

Ví dụ: Đợt thu tháng 9 đã thu học phí và phát hành hóa đơn. Sau đó nhà trường cần thu thêm tiền thẻ học sinh nhưng khoản này chưa có trong đợt thu. Anh/chị thực hiện bổ sung khoản thu vào đợt thu và phát hành hóa đơn cho khoản tiền thu thêm.

2. Cách xử lý

Để xử lý tình huống trên, anh/ chị làm theo thao tác sau để xuất hóa đơn mới cho khoản thu bổ sung:

Bước 1: Nếu khoản thu chưa có trên phần mềm, vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu → Tạo khoản thu, tích chọn Cho phép xuất hóa đơn và đăng ký khoản thu cho học sinh.

Bước 2: Vào Quản lý thu → Đợt thu, chọn đợt thu cần bổ sung → chọn biểu tượng (…) → Thay đổi khoản thu trong đợt thu để thêm khoản thu mới.

Bước 3: Gửi lại thông báo thu tiền cho phụ huynh để thực hiện nộp khoản tiền còn thiếu.

Lưu ý: Bỏ tích chọn ô Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo và tích chọn các lớp cần gửi lại thông báo thu tiền.

Bước 4: Vào tab Hóa đơn, chọn đợt thu có khoản thu vừa bổ sung, lọc các học sinh có trạng thái hóa đơn Chưa cấp, tích chọn học sinh cần xuất hóa đơn và chọn Cấp hóa đơn.

Bước 5: Khi hóa đơn chuyển sang trạng thái Đã cấp, chọn Phát hành hóa đơn để hoàn tất.