Hướng dẫn quy trình sáp nhập Trường học trên MISA EMIS

Contents

I. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn Kinh doanh, Tư vấn viên MISA hỗ trợ các trường thực hiện chuyển đổi, gộp và quản lý dữ liệu trên MISA EMIS khi có hoạt động sáp nhập trường. Nội dung áp dụng cho trường hợp một trường sáp nhập vào trường khác hoặc nhiều trường sáp nhập để thành lập trường mới, bao gồm các trường cùng cấp, khác cấp hoặc có nhiều điểm trường. Việc sáp nhập cần được thực hiện theo đúng mô hình tổ chức, xác định rõ trường nguồn và trường đích, đồng thời rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trước khi chuyển đổi để đảm bảo dữ liệu đầy đủ, chính xác và không bị trùng lặp.

II. Quy trình chuyển đổi/sáp nhập trường

1. Trường hợp 1: A và B là 2 trường cùng cấp, đều đang dùng MISA EMIS

Áp dụng khi Trường A và Trường B cùng cấp học, đều đang sử dụng MISA EMIS và thực hiện một trong các phương án:

Trường A sáp nhập vào Trường B.
Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập Trường C.

Bước 1: Tiếp nhận và xác định thông tin sáp nhập

Bộ phận Kinh doanh/Tư vấn tiếp nhận yêu cầu của nhà trường và xác định:

Trường bị sáp nhập.
Trường nhận sáp nhập.
Trường mới, nếu có.
Các phân hệ cần chuyển đổi dữ liệu.
Phương án quản lý dữ liệu sau sáp nhập.

Trường hợp Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập Trường C, bộ phận Kinh doanh cần tạo thông tin khách hàng, danh sách khách hàng và cấp Giấy phép sử dụng mới cho Trường C.

Bước 2: Xuất dữ liệu từ các trường

Bộ phận Kinh doanh/Tư vấn hướng dẫn Trường A và Trường B xuất dữ liệu danh mục tại các phân hệ đang sử dụng, ví dụ:

Danh mục thiết bị.
Danh mục kho, phòng.
Danh mục khoản thu.
Danh mục loại sách.
Danh mục biên mục sách.
Danh mục lớp học.
Danh sách học sinh, bạn đọc và cán bộ nhân viên.

Nhà trường chỉ cần xuất các danh mục và dữ liệu có nhu cầu chuyển sang trường nhận sáp nhập hoặc trường mới.

Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu trước khi nhập khẩu

Trước khi nhập dữ liệu vào Trường B hoặc Trường C, nhà trường cần rà soát và chuẩn hóa các thông tin có khả năng trùng lặp.

Một số nội dung cần lưu ý:

Nếu muốn phân biệt dữ liệu giữa các trường, trước khi nhập khẩu cần bổ sung dấu hiệu để phân biệt dữ liệu giữa các trường. Nhà trường có thể bổ sung tiền tố hoặc hậu tố vào tên hoặc mã dữ liệu để dễ nhận diện nguồn dữ liệu.Ví dụ:
- - Mã kho: KHO_A, KHO_B.
  - Mã khoản thu: KT_A, KT_B.
  - Tên phòng: Phòng thư viện - Điểm A.
Trường hợp các trường quản lý cùng 1 thiết bị/biên mục với các mã khác nhau thì cần đồng nhất mã thiết bị/biên mục để tổng hợp được số liệu, nên lấy Trường B làm gốc tương tự trường hợp Trường B nhận điều chuyển thiết bị/sách sang từ Trường A.
Trường hợp các đối tượng khác nhau đang được quản lý chung mã cần chuẩn hóa danh mục mã đối tượng (VD: Mã học sinh) trên Excel theo quy tắc chung của trường nhận sáp nhập trước khi nhập khẩu.Cần đặc biệt kiểm tra các thông tin như:
- - Mã học sinh.
  - Mã bạn đọc.
  - Mã cán bộ, giáo viên, nhân viên.
  - Mã lớp học.
  - Mã thiết bị, sách và vật tư.
  - Mã kho, phòng và khoản thu.

Bước 4: Nhập khẩu dữ liệu vào trường đích

Sau khi chuẩn hóa, thực hiện nhập khẩu các danh mục vào phân hệ tương ứng tại:

Trường B, nếu Trường A sáp nhập vào Trường B.
Trường C, nếu Trường A và Trường B sáp nhập để thành lập trường mới.

Lưu ý: Sau khi nhập khẩu, Trường B có thể quản lý chung danh mục và dữ liệu của trường A hoặc Trường C có thể quản lý chung danh mục và dữ liệu của trường A và B

Trường A, Trường B nếu còn giấy phép sử dụng vẫn có thể sử dụng MISA EMIS bình thường cho đến khi hết Giấy phép sử dụng

2. Trường hợp 2: A và B là 2 trường khác cấp, đều đang dùng MISA EMIS. Trường A sáp nhập vào trường B

Áp dụng khi Trường A và Trường B khác cấp học, đều đang sử dụng MISA EMIS và thực hiện sáp nhập vào Trường B hoặc thành lập Trường C.

Ví dụ: Trường Tiểu học A sáp nhập với Trường THCS B để thành lập trường liên cấp C.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu sáp nhập

Bộ phận Kinh doanh/Tư vấn tiếp nhận yêu cầu và xác định:

Tên trường bị sáp nhập.
Tên trường nhận sáp nhập.
Cấp học của từng trường.
Trường mới nếu có.
Các phân hệ và dữ liệu cần chuyển đổi.

Lưu ý: Nếu Trường A và Trường B thành lập Trường C, bộ phận Kinh doanh cần tạo khách hàng mới và cấp thuê bao MISA EMIS cho Trường C.

Bước 2: Tạo yêu cầu hỗ trợ trên JIRA

Bộ phận Kinh doanh/Tư vấn tạo mã JIRA yêu cầu hỗ trợ sáp nhập dữ liệu, trong đó cần cung cấp chính xác:

Tên và mã QHNS của Trường A.
Tên và mã QHNS của Trường B.
Tên và mã QHNS của Trường C, nếu có.
Phương án sáp nhập.
Phạm vi dữ liệu cần gộp.
Thời gian dự kiến thực hiện.

Mã JIRA cần đính kèm một trong các tài liệu sau:

Quyết định sáp nhập của cơ quan có thẩm quyền.
Phiếu yêu cầu có xác nhận của khách hàng.
Văn bản làm căn cứ đối chiếu thông tin sáp nhập.

Bước 3: Hỗ trợ kỹ thuật thực hiện gộp dữ liệu

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật thực hiện:

Kiểm tra thông tin các trường trên mã JIRA.
Đối chiếu tên trường và mã QHNS.
Xác định chính xác trường nguồn và trường đích.
Lựa chọn các trường tương ứng trên công cụ sáp nhập.
Thực hiện gộp dữ liệu theo yêu cầu.
Kiểm tra kết quả sau khi hoàn tất.

Bước 4: Thông báo kết quả xử lý

Sau khi hoàn thành, bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật cập nhật kết quả bằng cách bình luận trên mã JIRA.

Sau khi gộp dữ liệu, Trường B có thể quản lý chung dữ liệu của Trường A. Trường C có thể quản lý chung dữ liệu của Trường A và Trường B theo mô hình trường mới hoặc trường liên cấp.

Cập nhật 20/08/2026