Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Thông báo thu tiền

Contents

1. Tổng quan

Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình Thông báo thu tiền trên phần mềm.

Bài viết này sẽ giúp anh/chị:

Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi Thông báo thu tiền.
Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.

2. Cách xử lý

2.1. Tại sao phụ huynh vẫn thanh toán được sau khi hết thời gian dự kiến thu? Cách thiết lập để giới hạn thời gian thanh toán?

Nguyên nhân:

Khi gửi thông báo thu tiền, anh/chị mới thiết lập điền thời gian dự kiến thu từ ngày… đến ngày… nhưng chưa tích chọn tùy chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu. Vì vậy, phụ huynh vẫn có thể thanh toán trực tuyến sau khi hết thời hạn dự kiến thu.

Cách xử lý:

Khi gửi thông báo thu tiền, anh/chị cần thiết lập điền thời gian dự kiến thu từ ngày… đến ngày… và tích chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu. Khi đó, phụ huynh chỉ có thể thanh toán trong khoảng thời gian đã thiết lập.
Nếu quá thời hạn thanh toán, trên ứng dụng SISAP sẽ hiển thị thông báo “Đã hết hạn thanh toán trực tuyến” và phụ huynh sẽ không thể tiếp tục thanh toán cho đến khi nhà trường gia hạn thời gian và gửi lại thông báo thu tiền.

2.2. Làm thế nào để sửa hoặc gia hạn thời gian nộp tiền cho phụ huynh?

Biểu hiện: Nhà trường đã gửi Thông báo thu tiền cho phụ huynh nhưng cần thay đổi thời gian nộp tiền, gia hạn thời hạn thanh toán hoặc cập nhật lại khoảng thời gian dự kiến thu.

Cách xử lý: Để thay đổi thời gian dự kiến thu (thời gian nộp tiền), thanh toán trực tuyến cho phụ huynh, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào Quản lý thu → chọn tháng và đợt thu cần cập nhật.

Bước 2: Nhấn Thông báo thu tiền.

Bước 3: Cập nhật lại thông tin tại trường Dự kiến thu từ ngày… đến ngày… theo thời gian mong muốn.

Bước 4: Tích chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu nếu muốn chỉ cho phép phụ huynh thanh toán trong khoảng thời gian đã thiết lập.

Bước 5: Gửi lại Thông báo thu tiền để phụ huynh nhận được thông tin thời gian nộp mới.

Lưu ý: Sau khi thay đổi hoặc gia hạn thời gian nộp tiền, anh/chị cần nhấn gửi lại Thông báo thu tiền để thông tin cập nhật được áp dụng cho phụ huynh. Nếu chỉ chỉnh sửa thời gian mà không gửi lại thông báo, phụ huynh sẽ không nhận được thông tin thời hạn mới.

2.3. Làm thế nào khi phần mềm thông báo lỗi: Tạo thất bại xxx/xxx thông báo thu tiền?

Khi thực hiện tạo thông báo thu tiền, phần mềm hiển thị thông báo: “Tạo thất bại xxx/xxx thông báo thu tiền.”. Anh/chị kiểm tra theo 2 nguyên nhân sau:

Nguyên nhân 1: Thông báo trên thường xuất hiện khi hệ thống không thể tạo thông báo thu tiền cho học sinh do dữ liệu quá nhiều hoặc quá trình xử lý phát sinh lỗi tạm thời.

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện tạo thông báo thu tiền cho 1 lớp hoặc 1 học sinh để xem có tạo thành công không.

Nếu đã thực hiện lại với số lượng học sinh ít hơn nhưng vẫn tiếp tục báo lỗi, anh/chị vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ MISA và cung cấp hình ảnh thông báo lỗi để được kiểm tra và hỗ trợ kịp thời.

Nguyên nhân 2: Nhà trường chưa thiết lập kết nối QR Code với ngân hàng

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện kiểm tra trạng thái kết nối QR Code theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu, vào Hệ thống → Hình thức thanh toán.

Bước 2: Chọn ngân hàng nhà trường đang sử dụng, sau đó chọn tab QR Code để kiểm tra trạng thái.

Nếu trạng thái là Đã sử dụng: Kết nối QR Code đã được thiết lập.
Nếu trạng thái là Chưa sử dụng: Nhà trường cần liên hệ với ngân hàng để đăng ký dịch vụ QR Code. Sau khi ngân hàng kích hoạt dịch vụ, anh/chị thực hiện kết nối lại trên phần mềm và kiểm tra lại trạng thái.

2.4. Làm thế nào khi gửi thông báo thu tiền phần mềm thông báo 'Tất cả học sinh đều đã được gửi thông báo'.

Nguyên nhân

Các học sinh đã được gửi thông báo thu tiền trước đó nên phần mềm sẽ không gửi lại thông báo.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp như có ghi nhận thu thừa, thu thiếu hoặc điều chỉnh đợt thu, anh/chị cần gửi lại thông báo thu tiền mới tới phụ huynh.

2.5. Có thể gộp các khoản thu của đợt 1 và đợt 2 thành 01 mã QR không?

Trả lời: Không. Hiện tại phần mềm không hỗ trợ gộp các khoản thu của từ 02 đợt thu trở lên vào cùng một mã QR.

Do mỗi mã QR chỉ được tạo cho một đợt thu, nên khi chọn nhiều đợt thu cùng lúc, phần mềm sẽ không thể in Thông báo thu tiền có thông tin QRCode.

Trong trường hợp cần in thông báo cho nhiều đợt thu, thầy/cô có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

Cách 1: Sử dụng mẫu Thông báo thu tiền không có QRCode để in thông tin của nhiều đợt thu trên cùng một thông báo.
Cách 2: Chỉ chọn 01 đợt thu khi in Thông báo thu tiền để phần mềm hiển thị và in mã QR tương ứng của đợt thu đó.

2.6. Làm thế nào khi gửi thông báo thu tiền báo lỗi 'Không có học sinh nào cần gửi thông báo do tất cả học sinh đều đã nộp tiền đủ.'

Vấn đề: Anh/ chị mới thêm 1 học sinh mới vào đợt thu và muốn gửi thông báo thu cho phu huynh để phụ huynh thực hiện đóng đóng học phí cho con nhưng phần mềm cảnh báo không có học sinh nào cần gửi thông báo do tất cả học sinh đều đã nộp tiền đủ

Nguyên nhân 1: Học sinh có số lượng sử dụng bằng 0

Sau khi thêm học sinh vào đợt thu, nếu khoản thu được thiết lập theo số lượng sử dụng nhưng học sinh chưa được nhập số lượng, hệ thống sẽ tính:

Số lượng sử dụng = 0
Số tiền phải thu = 0 đồng

Do không phát sinh số tiền phải thu nên phần mềm sẽ không cho phép gửi thông báo thu tiền.

Cách xử lý:

Bước 1: Vào Quản lý thu → Chọn đợt thu cần kiểm tra.

Bước 2: Tích chọn Nhập chi tiết.

Bước 3: Nhập số lượng đăng ký/sử dụng cho học sinh.

Bước 4: Kiểm tra lại số tiền phải thu của học sinh. Khi số tiền phải thu lớn hơn 0, anh/chị có thể thực hiện gửi thông báo thu tiền cho phụ huynh.

Nguyên nhân 2: Học sinh được miễn giảm 100%

Học sinh thuộc đối tượng miễn giảm 100% sẽ có:

Đơn giá = 0 đồng
Số tiền phải thu = 0 đồng

Do không phát sinh khoản tiền cần thanh toán nên hệ thống không gửi thông báo thu tiền cho phụ huynh.

Cách xử lý:

Kiểm tra lại thông tin miễn giảm của học sinh. Nếu học sinh được miễn giảm 100% thì không cần gửi thông báo thu tiền.

Nguyên nhân 3: Học sinh đã được ghi nhận thu tiền

Học sinh đã được ghi nhận thu tiền đủ trên phần mềm nên hệ thống xác định học sinh không còn số tiền cần thanh toán và không đưa vào danh sách gửi thông báo thu tiền.

Trường hợp thực tế chưa thu tiền nhưng anh/chị đã thao tác ghi nhận thu tiền thủ công, anh/chị thực hiện hủy giao dịch thu tiền để gửi lại thông báo.

Cách xử lý:

Bước 1: Vào Quản lý thu → Thu tiền.

Bước 2: Tìm kiếm và kiểm tra học sinh cần gửi thông báo.

Bước 3: Nếu học sinh thực tế chưa nộp tiền nhưng phần mềm đã ghi nhận thu tiền, thực hiện Hủy thu tiền chi tiết tại đây .

Bước 4: Quay lại đợt thu → Thông báo thu tiền và thực hiện gửi lại thông báo cho phụ huynh.

2.7. Làm thế nào thiết lập tài khoản ngân hàng nhận cho từng đợt thu?

Vấn đề: Nhà trường cần thu tiền vào các tài khoản ngân hàng khác nhau và muốn tạo mã QR thanh toán riêng cho từng tài khoản.

Trả lời: Trường hợp này, anh/chị cần chia thành các đợt thu khác nhau để thực hiện thông báo thu tiền. Với mỗi đợt thu, anh/chị chọn ngân hàng hiển thị QR code thanh toán tương ứng với tài khoản ngân hàng muốn nhận tiền.

Trường hợp 1: In thông báo thu tiền có mã QR tương ứng với tài khoản ngân hàng

Anh/chị thực hiện như sau:

In thông báo thu tiền
Chọn Đợt thu cần thiết lập.
Tại phần Tham số, lăn chuột xuống dưới đến mục Ngân hàng hiển thị QR code thanh toán → chọn ngân hàng mà nhà trường muốn sử dụng cho đợt thu đó.
Nhấn Đồng ý để in thông báo thu tiền. Khi đó, mã QR thanh toán trên thông báo thu sẽ tương ứng với tài khoản ngân hàng đã chọn.

Trường hợp 2: Phụ huynh thanh toán trên SISAP

Khi phụ huynh thanh toán qua SISAP, phụ huynh cần chọn đúng tài khoản ngân hàng nhận tiền tương ứng với đợt thu trước khi thực hiện thanh toán.

Nhà trường cần thông báo cho phụ huynh tài khoản ngân hàng tương ứng với từng đợt thu để phụ huynh lựa chọn đúng tài khoản khi thanh toán, tránh chuyển tiền nhầm sang tài khoản khác.

2.8. Làm thế nào khi tạo mã QR trên Thông báo thu tiền nhưng tên đơn vị vẫn hiển thị theo tên cũ, không sửa được thành tên mới?

Nguyên nhân: Đơn vị đã sáp nhập và phần mềm đã cập nhật theo tên đơn vị mới, tuy nhiên nhà trường chưa đăng ký lại tên đơn vị mới với ngân hàng. Do đó, khi tạo mã QR, tên đơn vị vẫn hiển thị theo thông tin đã đăng ký với ngân hàng.

Giải pháp: Nhà trường liên hệ với ngân hàng đang sử dụng tài khoản nhận tiền để đăng ký, cập nhật tên đơn vị mới. Sau khi ngân hàng cập nhật thông tin, tên đơn vị trên mã QR sẽ được hiển thị theo tên mới.

2.9. Làm thế nào khi in thông báo thu tiền chỉnh mã sisap thành mã học sinh hoặc ngược lại?

Bước 1: Chọn menu Hệ thống → Danh sách chứng từ, thông báo thu tiền.

Bước 2: Nhấn biểu tượng ✎ Sửa tại mẫu cần chỉnh sửa → Chọn phần Tùy chỉnh chi tiết.

Bước 3: Chỉnh sửa nội dung từng vùng: Nhấn vào vùng thông tin cần tùy chỉnh → Tích chọn nội dung tại mục Tùy chọn nội dung bên phải màn hình.

Ví dụ: Nhấn chuột vào thông tin Mã Sisap trên mẫu. Khi đó, thông tin tương ứng sẽ được chọn và hiển thị tại khu vực Tùy chỉnh nội dung ở bên phải màn hình.

Bước 3: Tại mục Tùy chỉnh nội dung, tìm đến dòng Mã SISAP. Nhấn vào ô nội dung và gõ lại thông tin muốn hiển thị trên mẫu.

Bước 4: Kiểm tra lại nội dung sau khi chỉnh sửa. Có thể điều chỉnh các thông tin khác trên mẫu theo cách tương tự: nhấn chuột vào nội dung cần sửa trên mẫu → chỉnh lại tại phần Tùy chỉnh nội dung.

Bước 5: Sau khi hoàn tất, nhấn Áp dụng ở góc dưới bên phải màn hình để lưu các thay đổi.

Updated on September 18, 2026

Was this article helpful?

Yes No