Các vấn đề thường gặp liên quan đến Danh sách học sinh

Để thực hiện bổ sung thông tin miễn giảm, đăng ký khoản thu, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Để thực hiện sắp xếp danh sách học sinh theo Alphabet để in phiếu thu đúng thứ tự, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Để thực hiện chuyển học sinh đã chuyển lớp sang đợt thu lớp mới, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

• Nguyên nhân: Do học sinh mới không điền ngày Ngày chuyển đến nên phần mềm không hiển thị được danh sách học sinh.
• Giải pháp:

• • Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
  • Tìm học sinh cần kiểm tra và nhấn biểu tượng Sửa (hình chiếc bút) ở cuối dòng.
  • Bổ sung thông tin tại trường Ngày chuyển đến.
  • Lưu lại và thực hiện in lại Danh sách học sinh chuyển đến, chuyển đi.

Sau khi cập nhật Ngày chuyển đến, học sinh sẽ được hiển thị trên danh sách chuyển đến.

Giải pháp: Anh/chị có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Xuất danh sách học sinh từ Danh sách học sinh

Phù hợp khi cần lấy danh sách học sinh hiện có (trạng thái Đang theo dõi hoặc Ngừng theo dõi) trên phần mềm theo phạm vi Toàn trường, Khối hoặc Lớp.

• Vào Hệ thống\Danh sách học sinh.
• Nhấn biểu tượng 3 chấm (⋯) → Nhập khẩu.

• Chọn Tải tệp xuất khẩu → Tiếp tục.
• Tại màn hình tham số xuất khẩu, lựa chọn phạm vi cần xuất (Toàn trường, Khối hoặc Lớp).
• Nếu tích chọn Chỉ xuất khẩu học sinh đang theo dõi, phần mềm chỉ xuất các học sinh đang theo dõi. Nếu không tích chọn, phần mềm sẽ xuất cả học sinh đang theo dõi và ngừng theo dõi.
• Thực hiện xuất khẩu file Excel.

Cách 2: Xuất danh sách học sinh theo thời điểm của đợt thu (áp dụng với học sinh đã lập đợt thu)

Phù hợp khi cần lấy danh sách học sinh tại một tháng hoặc đợt thu cụ thể.

• Vào Quản lý thu, chọn tháng và đợt thu cần tra cứu.
• Nhấn biểu tượng Máy in (góc trên cùng tay phải), chọn mẫu Danh sách thu tiền (theo học sinh).

• Nhấn Xuất khẩu để xuất ra file Excel.

Danh sách xuất ra bao gồm các thông tin như: Mã học sinh, Mã thống kê, Mã BHYT, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Hộ khẩu thường trú, Số chứng từ, Thông tin khác, Số đăng ký, Số tồn sử dụng, Số tiền và Số đã thu.

Trường hợp danh sách chưa có các thông tin cần thiết, anh/chị có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo theo hướng dẫn tại đây.

Vấn đề: Học sinh đã được khai báo trên danh sách học sinh nhưng bị sai lớp. Khi vào chỉnh sửa thông tin học sinh, trường thông tin lớp học bị khóa nên không thể sửa trực tiếp trên phần mềm.

Nguyên nhân: Lớp học của học sinh được quản lý theo dữ liệu nhập khẩu. Để cập nhật lại lớp đúng (không phải nghiệp vụ chuyển lớp), anh/chị cần xuất file danh sách học sinh, chỉnh sửa thông tin lớp trên Excel và nhập khẩu lại dữ liệu.

Trường hợp 1: Chỉ có 1 số học sinh sai và chưa phát sinh đợt thu → Anh/ chị xóa học sinh đi khai báo lại học sinh mới

Trường hợp 2: Có nhiều học sinh sai, muốn sửa hàng loạt, anh/ chi làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Vào menu Hệ thống → chọn Danh sách học sinh → nhấn biểu tượng ⋮ → chọn Nhập khẩu.

Bước 2: Nhấn Tải tệp xuất khẩu → chọn Phạm vi (Toàn trường/Khối/Lớp) → nhấn Xuất khẩu.

Bước 3: Mở file Excel, bổ sung/chỉnh sửa thông tin → Lưu file.

Bước 4: Quay lại phần mềm, nhấn Tiếp tục → chọn file Excel đã chỉnh sửa → nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ. Xem chi tiết tại đây

Cách xử lý

Hiện tại, khi chỉnh sửa Họ và tên trên hồ sơ học sinh, phần mềm sẽ tự động cập nhật tên mới trên toàn bộ các đợt thu của học sinh và không lưu lại tên cũ theo từng thời điểm.

Do đó, nếu nhà trường muốn:

• Các đợt thu từ tháng 9 đến hết tháng 3 vẫn hiển thị tên cũ.
• Các đợt thu từ tháng 4 trở đi hiển thị tên mới theo giấy khai sinh.

thì cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Hoàn trả số tiền còn tồn (nếu có)

Bước 2: Ngừng theo dõi học sinh có tên cũ

• Vào Danh sách học sinh.
• Tìm học sinh theo tên hoặc mã học sinh.
• Chọn học sinh cần xử lý.
• Thực hiện Ngừng theo dõi học sinh.

Bước 3: Thêm học sinh mới với tên mới

• Vào Danh sách học sinh.
• Chọn Thêm học sinh.
• Nhập đầy đủ thông tin của học sinh theo giấy khai sinh mới, đặc biệt là Họ và tên mới.
• Khai báo mã học sinh mới (không sử dụng lại mã học sinh cũ).
• Lưu thông tin.

Bước 4: Lập đợt thu từ tháng 4

Khi lập đợt thu từ tháng 4 trở đi, phần mềm sẽ lấy thông tin của học sinh mới nên các chứng từ và thông báo thu tiền sẽ hiển thị theo tên mới.

Bước 5: Thông báo cho phụ huynh

Do học sinh được tạo với mã học sinh mới, nhà trường cần gửi lại mã học sinh cho phụ huynh để phụ huynh cập nhật trên ứng dụng và tiếp tục nhận thông báo thu tiền của con.

Lưu ý

• Không chỉnh sửa trực tiếp tên trên hồ sơ học sinh cũ nếu muốn giữ nguyên tên trên các đợt thu đã lập trước đó.
• Học sinh mới sẽ sử dụng mã học sinh mới, không kế thừa số dư, công nợ hoặc số tiền tồn của học sinh cũ.
• Nếu học sinh còn tiền tồn, cần xử lý hết trước khi ngừng theo dõi học sinh cũ để tránh phát sinh chênh lệch dữ liệu.

Biểu hiện: Anh/chị đã thêm học sinh nhầm lớp, sau đó xóa hồ sơ để tạo lại vào đúng lớp. Tuy nhiên, khi thêm mới tại Hệ thống → Danh sách học sinh, phần mềm báo lỗi “Mã định danh đã tồn tại” nên không thể khai báo lại học sinh.

Nguyên nhân: Mã định danh của học sinh vẫn đang tồn tại trong dữ liệu của hệ thống (hoặc năm học trước), vì vậy phần mềm không cho phép tạo mới một hồ sơ khác có cùng mã định danh.

Cách xử lý: Thay vì thêm mới học sinh, anh/chị thực hiện Xếp lớp đầu năm để đưa học sinh vào đúng lớp.

Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh, nhấn biểu tượng ⋯ và chọn Xếp lớp đầu năm.

Bước 2: Chọn Từ năm học cũ: Phần mềm lấy danh sách học sinh của năm học trước. Anh/chị tìm tên học sinh đang cần thêm, tích ô vuông trước tên học sinh và nhấn Chuyển lớp nhanh để chuyển học sinh sang đúng lớp của năm học mới.

Bước 3: Nhấn Xác nhận để hoàn tất việc xếp lớp.

Lưu ý: Nếu học sinh đã tồn tại trên hệ thống với mã định danh đó, anh/chị không nên tạo mới hồ sơ. Hãy sử dụng chức năng Xếp lớp đầu năm hoặc Chuyển lớp nhanh để đưa học sinh vào đúng lớp, tránh phát sinh lỗi “Mã định danh đã tồn tại”.

Cách xử lý: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh, tìm học sinh cần đổi tên, nhập tên mới và bấm Lưu.

Lưu ý: Khi đổi tên học sinh, phần mềm sẽ tự động cập nhật tên mới trên tất cả các đợt thu đã tạo trước đó. Để tránh nhầm lẫn trong quá trình đối chiếu, nhà trường nên hoàn tất việc thu tiền của học sinh trước khi thực hiện đổi tên.

Vấn đề: Tổng số học sinh trên Hệ thống → Danh sách học sinh hiển thị nhiều hơn thực tế (ví dụ: thực tế có 100 học sinh nhưng phần mềm hiển thị 150 học sinh).

Nguyên nhân: Thường là do một hoặc nhiều học sinh đã nghỉ học nhưng chưa được tích Ngừng theo dõi trên phần mềm.

Cách xử lý:

• Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.
• Kiểm tra lớp hoặc học sinh đã nghỉ học.
• Kiểm tra trạng thái Ngừng theo dõi của học sinh.
• Nếu học sinh chưa được tích Ngừng theo dõi, anh/chị thực hiện tích Ngừng theo dõi và lưu lại.

Sau khi cập nhật, phần mềm sẽ không tính các học sinh đã ngừng theo dõi vào tổng số học sinh trên màn hình Danh sách học sinh.

Lưu ý: Chỉ những học sinh ở trạng thái Đang theo dõi mới được tính vào tổng số học sinh của nhà trường. Nếu đã tích Ngừng theo dõi nhưng tổng số vẫn chưa đúng, anh/chị vui lòng kiểm tra lại các học sinh còn lại hoặc tải lại màn hình để cập nhật dữ liệu.

Vấn đề: Khi thêm học sinh mới, anh/chị nhập Số định danh cá nhân nhưng phần mềm báo “Số định danh cá nhân đã tồn tại. Vui lòng kiểm tra lại!”.

Nguyên nhân: Số định danh cá nhân đang nhập đã được khai báo cho một học sinh khác trên hệ thống nên khi thêm cho học sinh mới, phần mềm phát hiện trùng số định danh và hiển thị thông báo “Số định danh cá nhân đã tồn tại. Vui lòng kiểm tra lại!”.

Giải pháp:

Cách 1: Anh/chị thực hiện tìm học sinh đang sử dụng số định danh bị trùng, xóa số định danh khỏi học sinh đó rồi nhập lại cho học sinh mới.

Bước 1: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.

Bước 2: Tích chọn Tất cả học sinh trong hệ thống để tìm cả học sinh hiện tại và học sinh đã ngừng theo dõi.

Bước 3: Tìm kiếm theo Số định danh cá nhân đang báo trùng.

Bước 4: Tại học sinh đang sử dụng số định danh này, nhấn biểu tượng cây bút để sửa.

Bước 5: Xóa Số định danh cá nhân, sau đó nhấn Lưu.

Bước 6: Quay lại hồ sơ học sinh mới và nhập Số định danh cá nhân cần khai báo.

Cách 2: Anh/chị tìm học sinh đang sử dụng mã định danh bị trùng, sau đó nhấn Xếp vào lớp để xếp lớp mới cho học sinh đã có sẵn mã định danh.

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống, chọn Danh sách học sinh.

Bước 2: Tích chọn từng học sinh hoặc nhiều học sinh → Nhấn Xếp vào lớp.

Bước 3: Chọn Lớp cần chuyển → Chọn Thời điểm chuyển lớp → Nhấn Lưu.

Nguyên nhân: Phần mềm không hỗ trợ chuyển trạng thái Theo dõi/Ngừng theo dõi tại Danh sách học sinh thuộc mục Hệ thống khi xem danh sách của toàn bộ các năm học.

Giải pháp: Anh/chị chuyển sang năm học hiện tại, sau đó thực hiện chuyển trạng thái học sinh sang Theo dõi hoặc Ngừng theo dõi theo nhu cầu.

• Tại Danh sách học sinh, chọn năm học hiện tại.
• Tìm học sinh cần thay đổi trạng thái.
• Tại cột Trạng thái, nhấn vào nút bên phải dòng chữ Đang theo dõi của học sinh cần ngừng theo dõi hoặc ngược lại.

Trả lời: Mỗi học sinh chỉ được sử dụng một mã học sinh duy nhất trên hệ thống. Phần mềm không quy định bắt buộc về cấu trúc hoặc quy tắc đặt mã học sinh.

• Khi thêm hoặc sửa thủ công mã học sinh, nhà trường có thể chủ động đặt mã theo quy tắc riêng, phù hợp với nhu cầu quản lý và theo dõi của đơn vị.
• Khi nhập khẩu danh sách học sinh từ Excel, nhà trường có thể bỏ trống cột Mã học sinh để phần mềm tự động sinh mã.

Vấn đề: Khi chỉnh sửa thông tin học sinh, phần mềm không hiển thị tên lớp. Tại mục Cơ sở, thông tin đang bị ẩn nên anh/chị không chọn được cơ sở.

Nguyên nhân: Học sinh chưa được thiết lập Cơ sở nên phần mềm chưa xác định được cơ sở và lớp mà học sinh đang theo học.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện Xếp vào lớp chọn Lớp cần chuyển và thời gian chuyển lớp cho học sinh theo đúng thông tin thực tế.

Sau đó nhấn Lưu để ghi nhận thông tin vừa sửa.

Vấn đề: KHi sử thông tin học sinh nhấn lưu pm báo Không thể đăng ký nhiều tính chất trong một khoản thu. Vui lòng kiểm tra lại!”

Nguyên nhân: Khi sửa thông tin học sinh và nhấn Lưu, phần mềm báo lỗi “Không thể đăng ký nhiều tính chất trong một khoản thu. Vui lòng kiểm tra lại!” do tại Mục 4. Đăng ký khoản thu, học sinh đang được đăng ký nhiều khoản thu có tính chất khác nhau.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại màn hình sửa thông tin học sinh, vào Mục 4. Đăng ký khoản thu, bỏ chọn các khoản thu đang đăng ký.

Bước 2: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin học sinh.

Bước 3: Truy cập mục Lập kế hoạch thu, thực hiện đăng ký lại các khoản thu cho học sinh chi tiết tại đây.

Vấn đề: Khi thêm/sửa danh sách học sinh, mục Phường/Xã trong phần Hộ khẩu thường trú không hiển thị tên phường cần chọn.

Nguyên nhân: Do anh/chị đang chọn thêm thông tin Quận/Huyện trong khi hiện nay địa chỉ hành chính được tổ chức theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, gồm cấp Tỉnh/Thành phố và cấp Phường/Xã.

Giải pháp: Khi thêm hoặc sửa thông tin Hộ khẩu thường trú của học sinh, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Tại mục Tỉnh/Thành phố, chọn tỉnh/thành phố tương ứng.

Bước 2: Tại mục Phường/Xã, chọn phường/xã cần tìm. Không cần chọn Quận/Huyện.

Sau khi chọn đúng Tỉnh/Thành phố và Phường/Xã, phần mềm sẽ hiển thị thông tin địa chỉ tương ứng.

Trả lời: Tùy vào tình trạng lập đợt thu, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn sau:

– Trường hợp chưa lập đợt thu: Vào Hệ thống → Danh sách học sinh.

Các bước thực hiện: 

– Trường hợp đã lập đợt thu: Anh/chị nên in danh sách tại Quản lý thu → Đợt thu. để kiểm tra danh sách học sinh thuộc từng đợt thu, đảm bảo số liệu chính xác. Vì danh sách học sinh trong đợt thu có thể khác danh sách học sinh hiện tại, chẳng hạn có học sinh đã ngừng theo dõi.

Các bước thực hiện: In từ màn hình Đợt thu 

1. Tại menu Quản lý thu, nhấn tab Đợt thu, chọn tháng và đợt thu cần in

2. Nhấn biểu tượng máy in góc trên bên trái màn hình và chọn Danh sách thu tiền.

Lưu ý: Để kiểm tra chính xác danh sách học sinh cần thu tiền của từng đợt thu, anh/chị nên in danh sách từ Danh sách thu tiền thay vì Danh sách mã học sinh khi đợt thu đã được lập.