Các câu hỏi thường gặp liên quan đến nhập khẩu danh sách học sinh từ Excel

Nguyên nhân: Do Excel tự động chuyển dữ liệu số điện thoại sang định dạng số nên làm mất số 0 ở đầu.

Cách xử lý

• Thêm dấu nháy đơn (‘) trước số điện thoại.Ví dụ: ‘0987654321 hoặc chuyển cột Số điện thoại sang định dạng Text trước khi nhập dữ liệu.
• Sau khi chỉnh sửa, lưu file và thực hiện nhập khẩu lại.

Lưu ý: Dấu ‘ chỉ dùng để định dạng trong Excel, khi nhập lên phần mềm sẽ không hiển thị.

Nguyên nhân: Vấn đề này thường xảy ra khi mã học sinh hoặc mã định danh đã tồn tại trên hệ thống, hoặc dữ liệu đang trùng với hồ sơ đã có. Trường hợp, anh/chị muốn nhập học sinh mới hoàn toàn nhưng vẫn sử dụng mã của năm cũ nên phần mềm cảnh báo trùng.

Cách xử lý:

• Tại màn hình nhập khẩu, tích chọn ô “Lấy tất cả những bạn bị trùng” (hoặc “Chọn tất cả“) để hệ thống cập nhật thông tin học sinh đã có từ năm cũ vào năm học mới thay vì tạo mới hoàn toàn.
• Nếu thực sự là học sinh mới và mã bị trùng với trường khác, hãy đặt lại mã học sinh phức tạp hơn (ví dụ: tối thiểu 9 ký tự) để tránh trùng lặp trên hệ thống tra cứu toàn quốc.

Nguyên nhân: Do khách hàng tải và sử dụng nhầm mẫu “Nhập khẩu cập nhật” (mẫu này yêu cầu phải có ID học sinh đã tồn tại trên phần mềm) để nhập cho học sinh mới.

Cách xử lý:

• Quay lại màn hình nhập khẩu, chọn tải tệp mẫu tại cột “Nhập khẩu nhanh” hoặc “Nhập khẩu chi tiết“. Các mẫu này cho phép để trống cột mã học sinh để phần mềm tự sinh mã theo quy tắc.
• Sau khi copy dữ liệu sang mẫu mới, thực hiện nhập khẩu lại vào phần mềm.

Nguyên nhân: Do cột ngày sinh trong Excel đang để định dạng Text hoặc dạng số (Number) hiển thị không đúng, hoặc sử dụng các ký tự ngăn cách không chuẩn như dấu chấm (.) thay vì dấu gạch chéo (/).

Cách xử lý:

• Bôi đen toàn bộ cột Ngày sinh trong Excel, vào Format Cells, chọn mục Date.
• Tại phần Location, chọn English (United Kingdom) và chọn định dạng DD/MM/YYYY (ngày/tháng/năm).
• Kiểm tra và xóa bỏ các ký tự lạ hoặc dấu chấm thừa trong các ô ngày sinh trước khi lưu và nhập khẩu lại.

Nguyên nhân 1: Do học sinh được nhập khẩu vào nhưng chưa được xếp lớp cụ thể (thường do file Excel để trống cột lớp hoặc tên lớp không khớp), nên phần mềm tự động đưa vào danh sách Chưa xếp lớp.

Cách xử lý:

• Vào mục Hệ thống \ Danh sách học sinh, chọn tính năng Xếp lớp đầu năm.
• Sử dụng bộ lọc trạng thái “Chưa xếp lớp“, sau đó chọn học sinh và sử dụng chức năng Chuyển lớp nhanh để đưa các em vào đúng lớp của năm học mới.

Nguyên nhân 2: Do đơn vị sáp nhập, anh/chị xuất khẩu file danh sách học sinh từ đơn vị cũ rồi nhập khẩu trực tiếp vào đơn vị mới.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện tải tệp mẫu nhập khẩu mới tại đơn vị mới, sau đó sao chép dữ liệu từ file cũ sang tệp mẫu này:

1. Vào Hệ thống → Danh sách học sinh, nhấn nút 3 chấm.
2. Chọn Nhập khẩu.
3. Chọn Tải tệp mẫu nhập khẩu nhanh hoặc Tải tệp mẫu nhập khẩu chi tiết.
4. Mở tệp mẫu vừa tải, sao chép dữ liệu học sinh từ file đã có sang đúng các cột tương ứng trong tệp mẫu.
5. Lưu tệp mẫu sau khi cập nhật dữ liệu.
6. Quay lại phần mềm và thực hiện nhập khẩu bằng tệp mẫu mới.

Nguyên nhân: Do file Excel nhập khẩu bị lỗi định dạng (thường do copy-paste cả định dạng từ file khác vào), lỗi font chữ hoặc dung lượng tệp quá lớn.

Cách xử lý:

• Tải lại tệp mẫu trắng từ phần mềm.
• Khi đưa dữ liệu từ file cũ sang file mẫu, nhấp chuột phải và chọn lệnh Paste Values (biểu tượng 123) để chỉ lấy giá trị văn bản, không mang theo định dạng cũ.
• Đảm bảo file được lưu đúng định dạng .xlsx hoặc.xls trước khi tải lên lại.

Nguyên nhân: Mã định danh (thường là số CCCD hoặc mã định danh của Bộ Giáo dục) đã được gán cho một hồ sơ học sinh khác trong cùng hệ thống hoặc ở năm học cũ.

Cách xử lý:

• Kiểm tra lại dữ liệu học sinh năm cũ, nếu có học sinh đã ra trường vẫn còn giữ mã định danh đó thì thực hiện xóa mã định danh ở năm cũ (nếu được phép) để giải phóng mã cho năm mới.
• Trong trường hợp nhập khẩu mới hoàn toàn mà bị trùng, hãy xóa số định danh trong file Excel và nhập khẩu trước, sau đó sẽ cập nhật thủ công vào hồ sơ học sinh sau khi đã kiểm tra lại thông tin.
• Lưu ý: Đối với hồ sơ đã phát sinh hóa đơn, phần mềm sẽ hạn chế việc xóa hoặc sửa thông tin định danh để đảm bảo tính pháp lý.

Nguyên nhân: Khi gửi hóa đơn điện tử qua email, một số phụ huynh không nhận được hóa đơn do hồ sơ học sinh chưa được khai báo địa chỉ email của phụ huynh/người giám hộ.

Cách xử lý: Anh/ chị làm theo các bươc dưới dây

Bước 1: Trên màn hình gửi hóa đơn, nhấn Tải danh sách học sinh chưa cập nhật email để tải file Excel về máy

Bước 2: Tại nhóm cột Thông tin phụ huynh/Người giám hộ, nhập địa chỉ email của phụ huynh hoặc người giám hộ vào cột Email tương ứng.

• Chọn Tùy chọn thứ 3 (Nhập khẩu cập nhật) → nhấn Tiếp tục, sau đó chọn file Excel đã cập nhật email để thực hiện nhập khẩu.

Bước 4: Gửi lại hóa đơn.

Khi Xếp lớp đầu năm để chuyển học sinh sang năm học mới:

• Kế thừa được số tồn, số phải thu, phải trả của học sinh từ kỳ học trước.
• Giữ nguyên mã học sinh.
• Phụ huynh không cần thêm lại con trên ứng dụng thanh toán học phí.

Sử dụng Nhập khẩu học sinh:

• Hệ thống sẽ tạo mã học sinh mới.
• Không kế thừa thông tin của học sinh từ năm học cũ.
• Khi gửi thông báo thu tiền, nhà trường cần cung cấp lại mã học sinh mới để phụ huynh thêm lại con và thực hiện thanh toán.

Nguyên nhân: Phần mềm chỉ hỗ trợ nhập khẩu cập nhật mã học sinh 01 lần trong mỗi năm học.

Nếu anh/chị đã từng thực hiện cập nhật mã học sinh cho các học sinh này trong năm học hiện tại, thì các lần nhập khẩu tiếp theo sẽ không cập nhật được mã mới.

Giải pháp:

Trường hợp 1: Học sinh đã phát sinh trong đợt thu

Nếu đợt thu chưa ghi nhận thu tiền và muốn chỉnh sửa mã học sinh mới vào đợt thu:

Bước 1: Xóa đợt thu đã lập theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Xuất khẩu danh sách học sinh ra file Excel theo hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Xóa học sinh trên danh mục học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Bước 4: Tải tệp mẫu Nhập khẩu nhanh danh sách học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Bước 5: Chỉnh sửa mã học sinh trên tệp mẫu vừa tải, sau đó sao chép (copy) các thông tin học sinh từ file đã xuất ở Bước 2 sang tệp mẫu.

Bước 6: Nhập khẩu lại danh sách học sinh với mã học sinh mới theo hướng dẫn tại đây.

Bước 7: Thực hiện lập lại đợt thu.

Nếu đợt thu đã ghi nhận thu tiền:

Do đã phát sinh dữ liệu thu tiền, không thể xóa và nhập khẩu lại học sinh để thay đổi mã. Anh/chị cần tiếp tục sử dụng mã học sinh hiện tại hoặc ngừng theo dõi học sinh và nhập khẩu danh sách học sinh mới

Bước 1: Xuất khẩu danh sách học sinh ra file Excel theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Ngừng theo dõi học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Tải tệp mẫu Nhập khẩu nhanh danh sách học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Bước 4: Chỉnh sửa mã học sinh trên tệp mẫu vừa tải, sau đó sao chép (copy) các thông tin học sinh từ file đã xuất ở Bước 1 sang tệp mẫu.

Bước 5: Nhập khẩu lại danh sách học sinh với mã học sinh mới theo hướng dẫn tại đây.

Trường hợp 2: Học sinh chưa phát sinh trong đợt thu nào

Bước 1: Xuất khẩu danh sách học sinh ra file Excel theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Xóa học sinh trên danh mục học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Tải tệp mẫu Nhập khẩu nhanh danh sách học sinh theo hướng dẫn tại đây.

Bước 4: Chỉnh sửa mã học sinh trên tệp mẫu vừa tải, sau đó sao chép (copy) các thông tin học sinh từ file đã xuất ở Bước 1 sang tệp mẫu.

Bước 5: Nhập khẩu lại danh sách học sinh với mã học sinh mới theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Trước khi xóa dữ liệu học sinh, anh/chị cần đảm bảo học sinh chưa phát sinh dữ liệu trong các đợt thu hoặc các nghiệp vụ liên quan để tránh ảnh hưởng đến dữ liệu đã ghi nhận.

Khi nhập dữ liệu vào file Excel, nếu báo lỗi “The cell or chart you’re trying to change is on a protected sheet” là do trang tính (Sheet) trong file Excel đang được bảo vệ, nên không cho phép chỉnh sửa dữ liệu tại các ô đã khóa.

Anh/chị thực hiện như sau:

• Mở file Excel, chọn tab Review > Unprotect Sheet để bỏ bảo vệ trang tính.
• Nếu Excel yêu cầu nhập mật khẩu, anh/chị nhập mật khẩu bảo vệ Sheet để tiếp tục chỉnh sửa.
• Sau khi bỏ bảo vệ, anh/chị thực hiện nhập dữ liệu vào file và lưu lại.

Lưu ý: Nếu file Excel là file mẫu dùng để nhập khẩu dữ liệu trên phần mềm, anh/chị nên tải lại file mẫu và sử dụng đúng file mẫu do phần mềm cung cấp, không tự ý thay đổi cấu trúc, tên cột hoặc thiết lập bảo vệ của file.

Trả lời:

Khi nhập khẩu Excel Danh mục học sinh, sau khi nhập khẩu, phần mềm có hiển thị nút Tải tệp không hợp lệ để anh/chị tải danh sách các học sinh chưa nhập khẩu thành công.

Nếu anh/chị không thực hiện tải tệp không hợp lệ mà nhấn Tiếp tục, danh sách các học sinh không hợp lệ của lần nhập khẩu đó không còn để tải lại. Nếu thực hiện nhập khẩu lại toàn bộ file ban đầu, những học sinh đã nhập khẩu thành công ở lần trước có thể bị báo trùng dữ liệu.

Trong trường hợp này, anh/chị thực hiện:

• Kiểm tra, đối chiếu số lượng học sinh thực tế của từng lớp với số lượng học sinh đang có trên phần mềm để xác định lớp còn thiếu học sinh.
• Tải lại file mẫu Nhập khẩu nhanh hoặc Nhập khẩu chi tiết, chỉ bổ sung thông tin của các học sinh còn thiếu vào file.
• Thực hiện nhập khẩu lại file đã bổ sung để thêm các học sinh này vào phần mềm.

Trường hợp học sinh đã có thông tin trên phần mềm từ năm học trước:
Anh/chị không cần nhập khẩu lại thông tin học sinh mà có thể thực hiện Xếp lớp đầu năm để đưa học sinh vào lớp mới nhanh hơn.