Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Hóa đơn trên phần mềm MISA EMIS Khoản thu

Nguyên nhân: Do ứng dụng Itaxviewer không hỗ trợ đọc file xml hóa đơn điện tử.

Giải pháp:

• Để xem file hóa đơn định dạng xml, Anh/chị vào website tra cứu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn và tra cứu theo file xml.
• Ví dụ với hóa đơn MISA: https://www.meinvoice.vn/tra-cuu/
• Ngoài ra có thể sử dụng website của Tổng cục Thuế, chọn chức năng Đọc hóa đơn xml để tải file lên và xem thông tin hóa đơn.

Vấn đề: Anh/chị đã thực hiện thu tiền và vào phân hệ Hóa đơn để ký số hoặc phát hành hóa đơn nhưng không thấy hóa đơn hiển thị trong danh sách. Một số trường hợp khi vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn và lọc trạng thái Chưa phát hành cũng không tìm thấy hóa đơn cần xử lý.

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do hóa đơn chưa được cấp số hóa đơn. Khi vào menu Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn và lọc trạng thái Chưa phát hành, hệ thống sẽ không hiển thị dữ liệu nếu chưa thực hiện cấp số hóa đơn.

Giải pháp: Anh/chị cần thực hiện cấp số hóa đơn trước khi phát hành, ký số và gửi cơ quan thuế theo các bước sau:

Bước 1: Vào menu Quản lý thu → chọn tab Hóa đơn.

Bước 2: Sử dụng Bộ lọc để tìm học sinh cần cấp hóa đơn.

Bước 3: Tích chọn học sinh, nhấn Cấp hóa đơn.

Bước 4: Chọn Ký hiệu và điền Ngày hóa đơn. Nhấn Cập nhật để cập nhật Ký hiệu/Ngày hóa đơn cho tất cả học sinh.

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn thành việc cấp số hóa đơn.

Sau khi hoàn thành việc cấp số hóa đơn, anh/chị thực hiện Phát hành hóa đơn để ký số và gửi cơ quan thuế.

Lưu ý: Chỉ những hóa đơn đã được cấp số mới hiển thị trong danh sách để thực hiện phát hành và ký số.

Cách xử lý: 

Để thay đổi tên trường, anh/chị thực hiện cập nhật thông tin đơn vị trên MeInvoice và lập tờ khai thay đổi thông tin gửi Cơ quan thuế theo hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HDĐT → Thiết lập hồ sơ hóa đơn điện tử → Thực hiện. Hệ thống sẽ tự động chuyển sang MeInvoice.

Hoặc đăng nhập trực tiếp tại: https://app3.meinvoice.vn/login

Bước 2: Tại MeInvoice, chọn biểu tượng cây bút ở phần Thông tin đơn vị để sửa tên trường hoặc địa chỉ.

Bước 3: Vào mục Đăng ký phát hành, chọn dòng Lập tờ khai, nhấn nút Lập tờ khai.

• Tích chọn Thay đổi thông tin, khai báo thông tin thay đổi, nhấn Lưu và gửi để gửi tờ khai đến Cơ quan thuế. Xem chi tiết tại đây.

Lưu ý:

• Trường hợp hóa đơn chưa cấp số, đã cấp số miễn là ký số phát hành, nếu mục đích là thay đổi tên trường/Thông tin đơn vị, anh/chị vẫn thực hiện đầy đủ các bước trên, bao gồm lập tờ khai thay đổi thông tin.
• Việc hóa đơn chưa cấp số không phải là căn cứ để bỏ qua bước Lập tờ khai.
• Không hiểu rằng chỉ cần sửa tên tại Thông tin đơn vị là hoàn tất việc thay đổi tên trường trên hóa đơn vì việc sửa thông tin đơn vị xong anh/chị cần lập tờ khai thay đổi thông tin để báo với cơ quan Thuế là có thông tin thay đổi.

Sau khi hoàn tất cập nhật và thực hiện các bước liên quan, anh/chị quay lại MISA EMIS Khoản thu để tiếp tục thao tác với hóa đơn.

Vấn đề: Khi thực hiện cấp hoặc phát hành hóa đơn, hệ thống hiển thị thông báo:

“Hệ thống ghi nhận còn học sinh chưa được lập hóa đơn ở các đợt thu trước. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc chậm trễ hoặc bỏ sót lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt hành chính. Thầy/cô có chắc chắn bỏ qua và đối mặt rủi ro không?”

Thông báo này xuất hiện do hệ thống phát hiện vẫn còn học sinh thuộc các đợt thu trước chưa được cấp hoặc phát hành hóa đơn.

Cách xử lý:

Anh/chị vào Quản lý hóa đơn → Danh sách hóa đơn, kiểm tra các hóa đơn thuộc các đợt thu trước.

• Nếu có hóa đơn ở trạng thái Chưa phát hành, anh/chị thực hiện phát hành hóa đơn.
• Nếu còn học sinh thuộc các đợt thu trước chưa được cấp hóa đơn, anh/chị thực hiện cấp hóa đơn và phát hành bổ sung theo quy định.

Sau khi xử lý hết các hóa đơn còn tồn đọng, hệ thống sẽ không còn hiển thị cảnh báo này.

Lưu ý: Thông báo chỉ mang tính chất cảnh báo để giúp đơn vị rà soát các hóa đơn chưa được lập hoặc phát hành đúng thời điểm theo quy định.

Vấn đề: Xuất hóa đơn không thấy lên khoản thu và học sinh.

Nguyên nhân 1: Do khoản thu chưa được tích chọn “Cho phép xuất hóa đơn”

Cách xử lý:

Bước 1: Tại menu góc bên trái chọn Lập kế hoạch thu, danh sách khoản thu.

Bước 2: Kích chọn khoản thu chưa lên hóa đơn, tích chọn ô Cho phép xuất hóa đơn, bấm Lưu.

• Trường hợp ô này đã được tích mà hóa đơn không hiển thị, anh/chị bỏ tích ô này, sau đó tích lại và bấm Lưu để cập nhật thiết lập, sau đó thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 2: Khoản thu đang thiết lập thời điểm xuất hóa đơn là Đã thu đủ, nhưng học sinh chưa thanh toán đủ tiền.

Cách xử lý

Trường hợp 1: Muốn xuất hóa đơn khi đã thu đủ tiền

• Yêu cầu phụ huynh hoàn tất khoản thanh toán còn thiếu.
• Hoặc vào Quản lý thu → Thu tiền để ghi nhận số tiền đã thu cho học sinh.

Trường hợp 2: Muốn xuất hóa đơn ngay cả khi chưa thu đủ tiền

Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.

Bước 2: Chọn khoản thu cần chỉnh sửa.

Bước 3: Tại mục Thời điểm xuất hóa đơn, tích chọn đồng thời cả hai trạng thái:

• Đã thu đủ
• Chưa thu đủ

Bước 4: Nhấn Lưu.

Bước 5: Thực hiện cấp hóa đơn tích chọn trạng thái thu tiền: Hiển thị học sinh chưa thu tiền.

Nguyên nhân 1: Thông tin giữa EMIS Khoản thu và phần mềm hóa đơn điện tử chưa được đồng bộ

Vấn đề: Khi cấp hóa đơn, trường Ký hiệu hóa đơn hiển thị màu đỏ và không chọn được ký hiệu hóa đơn.

Cách xử lý

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.

Bước 2: Chọn Hủy kết nối.

Bước 3: Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:

• Mã số thuế
• Tên đăng nhập
• Mật khẩu

Bước 4: Lưu thông tin và thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 2: Phần mềm hoặc đường truyền mạng đang chậm

Cách xử lý

• Đăng xuất khỏi phần mềm.
• Đăng nhập lại hệ thống.
• Thực hiện cấp hóa đơn lại.

Nguyên nhân 3: Đã sử dụng hết số hóa đơn của ký hiệu hiện tại

Cách xử lý

Bước 1: Tại góc tay phải màn hình phần mềm hiển thị Số hóa đơn còn lại: 0 

Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT. Chọn Thiết lập hóa đơn điện tử. Nhấn Thực hiện.

Bước 2: Hệ thống sẽ tự động chuyển sang phần mềm meInvoice để kiểm tra tài nguyên hóa đơn chi tiết tại đây.

Bước 3: Kiểm tra số lượng hóa đơn còn được sử dụng trên Meinvoice.

• Trường hợp trên MeInvoice đã hết số hóa đơn, anh/chị cần mua thêm số hóa đơn tại đây.
• Trường hợp trên MeInvoice vẫn còn số hóa đơn có thể sử dụng nhưng tài nguyên trên EMIS chưa được cập nhật, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn tại Nguyên nhân 1.

Trường hợp đã mua thêm tài nguyên nhưng số hóa đơn còn lại trên phần mềm EMIS khoản thu vẫn = 0, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn tại Nguyên nhân 1.

Bước 4: Sau khi hoàn tất trên meInvoice, quay lại EMIS và thực hiện cấp hóa đơn lại.

Trả lời:

Giải pháp:
Để hiển thị thêm các thông tin như số tài khoản, số điện thoại của trường trên hóa đơn điện tử, anh/chị cần thiết lập trường thông tin mở rộng trên mẫu hóa đơn.

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn, chọn tab Quy trình, nhấn Khởi tạo mẫu.

Bước 2: Phần mềm sẽ chuyển qua phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice để sửa mẫu hóa đơn đang sử dụng.

Bước 3: Anh/chị nhấn vào hình chiếc bút cuối dòng mẫu hóa đơn để sửa bổ sung thông tin Có thể thiết lập hiển thị thêm các thông tin theo nhu cầu:

• Hiển thị thêm Thông tin đơn vị

• Hiển thị thêm Thông tin người mua hàng.

Tại bước Khởi tạo mẫu hóa đơn, chọn Hiển thị thêm thông tin đơn vị, sau đó nhấn Thêm mới để khai báo các trường thông tin cần hiển thị (ví dụ: Số tài khoản, Số điện thoại) và nhấn Đồng ý, sau đó Lưu mẫu hóa đơn.

Sau khi thiết lập, khi lập hóa đơn hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin đã khai báo và các thông tin này sẽ được in trên hóa đơn.

Lưu ý: Nếu tích chọn các trường nhưng khi xem mẫu hóa đơn vẫn không lên thông tin, anh/chị thực hiện vào menu Hệ thống > chọn Hồ sơ hóa đơn điện tử. Tại mục Thông tin đơn vị, nhấn vào biểu tượng cây bút ✎ để sửa thông tin mới (Tên đơn vị, Địa chỉ, Ngành nghề kinh doanh…). Nhấn Lưu để lưu thay đổi.

Giải pháp: Có. Nếu anh/chị không muốn phát hành hóa đơn trực tiếp trên EMIS Khoản thu, anh/chị có thể thực hiện nhập khẩu danh sách hóa đơn từ excel và phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm meInovice:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm meInvoice tại link: https://app3.meinvoice.vn/login/

Bước 2: Nhập khẩu danh sách hóa đơn từ file Excel và thực hiện phát hành hóa đơn trên meInvoice theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân: Thông tin giữa EMIS Khoản thu và phần mềm hóa đơn điện tử chưa được đồng bộ

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT. Chọn Thiết lập hóa đơn điện tử. Nhấn Thực hiện.

Bước 2: Hệ thống sẽ tự động chuyển sang phần mềm meInvoice để kiểm tra tài nguyên hóa đơn chi tiết tại đây.

Bước 3: Kiểm tra số lượng hóa đơn còn được sử dụng trên Meinvoice.

Trường hợp trên MeInvoice đã hết số hóa đơn, anh/chị cần mua thêm số hóa đơn tại đây.

Trường hợp trên MeInvoice vẫn còn số hóa đơn có thể sử dụng nhưng tài nguyên trên EMIS chưa được cập nhật, anh/chị vui lòng thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.
•  Chọn Hủy kết nối.
• Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:
  • Mã số thuế
  • Tên đăng nhập
  • Mật khẩu
• Lưu thông tin và kiểm tra tài nguyên.

Nguyên nhân:

• Đường truyền internet không ổn định.
• Dịch vụ hóa đơn điện tử đang bảo trì hoặc quá tải tạm thời.

Giải pháp:

• Kiểm tra và đảm bảo kết nối internet ổn định.
• Chờ khoảng 15–30 phút rồi thực hiện xuất hóa đơn lại.
• Thử đăng nhập và thao tác trên cửa sổ trình duyệt ẩn danh .

Thường do lỗi kết nối giữa phần mềm ký số (MISA eSign/USB Token) với trình duyệt. Kế toán cần cài lại bộ công cụ MISA ký số bản mới nhất.

Bước 1: Gỡ và cài lại MISA KYSO

• Gỡ cài đặt: Nhấn Windows + R, gõ appwiz.cpl, nhấn enter.
• Tìm MISA Kyso trong danh sách chương trình đã cài đặt.
• Nhấn chuột phải vào MISA Kyso → chọn Gỡ cài đặt → nhấn OK để xác nhận.

Bước 2: Cài đặt lại MISA Kyso

• Tải bộ cài MISA Kyso phiên bản mới nhất theo hướng dẫn tại đây
• Thực hiện lần lượt các bước Tiếp tục → Cài đặt → Hoàn thành.

Sau khi cài đặt xong, anh/chị nên khởi động lại trình duyệt (hoặc máy tính nếu cần) rồi thực hiện phát hành hóa đơn lại.

Để hiển thị Mã định danh học sinh, tên học sinh trên hóa đơn điện tử, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm MeInvoice

Bước 2: Chỉnh sửa mẫu hóa đơn trên MeInvoice, thêm trường CCCD người mua, Họ tên người mua hàng theo hướng dẫn tại đây.

Bước 3: Trên phần mềm EMIS Khoản thu, vào Quản lý hóa đơn → Quản lý HĐĐT.

Bước 4: Chọn Hủy kết nối.

Bước 5: Thực hiện kết nối lại bằng cách nhập:

• Mã số thuế.
• Tên đăng nhập.
• Mật khẩu.

Bước 6: Chọn Lưu thông tin, sau đó thực hiện cấp hóa đơn lại.

Sau khi cập nhật mẫu hóa đơn và kết nối lại

• Trường căn cước công dân trên hóa đơn sẽ hiển thị Mã định danh của học sinh.
• Trường Họ tên người mua hàng trên hóa đơn sẽ hiển thị Họ và tên học sinh.

Nguyên nhân: Đã chọn nhiều hơn 50 hóa đơn trong một lần xem.

Giải pháp:

Bước 1: Vào Quản lý hóa đơn > Danh sách hóa đơn

Bước 2: Tại góc dưới bên trái màn hình anh/chị kiểm tra  Số bản ghi đã chọn.

• Nếu số bản ghi đã chọn lớn hơn 50, anh/chị cần bỏ bớt các hóa đơn đã tích chọn.

Ví dụ: Hiển thị Số bản ghi đã chọn: 51/158 bản ghi nghĩa là hiện đang chọn 51 hóa đơn nên sẽ xuất hiện thông báo giới hạn.

Bước 3: Giảm số lượng hóa đơn được chọn.

• Bỏ tích bớt các hóa đơn để số lượng còn 50 hóa đơn hoặc ít hơn.
• Trường hợp đã chuyển sang trang khác và tổng số hóa đơn được chọn vượt quá 50, anh/chị có thể quay lại các trang trước để bỏ tích bớt hóa đơn đã chọn.

Sau khi số lượng hóa đơn được chọn không vượt quá 50, anh/chị thực hiện xem hóa đơn lại, phần mềm sẽ hoạt động bình thường và không còn hiển thị thông báo trên.

Trả lời: Hiện tại, MISA EMIS Khoản thu chỉ hỗ trợ lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử đầu ra (hóa đơn xuất cho học sinh hoặc các đơn vị khác). Phần mềm không hỗ trợ tra cứu hoặc quản lý hóa đơn đầu vào của đơn vị.

Trường hợp anh/chị muốn tra cứu hóa đơn đầu vào (hóa đơn do nhà cung cấp hoặc đơn vị khác xuất cho đơn vị mình), anh/chị có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

• Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Nếu đơn vị sử dụng MISA meInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào, anh/chị đăng nhập hệ thống https://app3.meinvoice.vn/login/1 để đồng bộ và tra cứu hóa đơn đầu vào.

Lưu ý: MISA EMIS Khoản thu không có chức năng quản lý hóa đơn đầu vào, vì vậy việc không tra cứu được hóa đơn đầu vào trên phần mềm là đúng theo chức năng của hệ thống.

Giải pháp: Để tra cứu hóa đơn đã phát hành theo đối tượng, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn khoảng thời gian cần tra cứu

• Vào Quản lý hóa đơn\Danh sách hóa đơn.
• Nhấn vào ô Ngày hóa đơn.
• Chọn khoảng Từ ngày – Đến ngày cần tra cứu, sau đó nhấn Đồng ý.

Ví dụ: Muốn xem các hóa đơn xuất trong ngày 23/06/2026, nhập:

• Từ ngày: 23/06/2026

• Đến ngày: 23/06/2026

Bước 2: Chọn Loại hóa đơn và Tình trạng hóa đơn

• Tại mục Loại hóa đơn: Chọn Tất cả.
• Tại mục Tình trạng hóa đơn: Chọn Tất cả hóa đơn hoặc Đã cấp mã.

Bước 3: Lọc theo đối tượng nhận hóa đơn

Trường hợp 1: Lọc hóa đơn xuất cho học sinh

• Tại cột Học sinh/Khách hàng, nhập tên học sinh vào ô tìm kiếm.
• Phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn của học sinh tương ứng.

Trường hợp 2: Lọc hóa đơn xuất cho công ty hoặc khách hàng ngoài học sinh

• Tại cột Học sinh/Khách hàng, nhấn biểu tượng Bộ lọc (hình phễu).
• Chọn điều kiện Trống.

Khi đó, phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn không gắn với học sinh, thường là hóa đơn xuất cho công ty, tổ chức hoặc khách hàng ngoài học sinh.

Lưu ý:

• Muốn xem toàn bộ hóa đơn trong khoảng thời gian đã chọn, không nhập tên học sinh và xóa các điều kiện lọc tại cột Học sinh/Khách hàng.
• Nếu không tìm thấy hóa đơn, kiểm tra lại khoảng Ngày hóa đơn đã chọn.

Biểu hiện: Khi vào màn hình Cấp hóa đơn, anh/chị không tìm thấy tên học sinh trong danh sách hoặc khi nhập tìm kiếm cũng không hiển thị kết quả.

Nguyên nhân 1: Chưa chọn được ký hiệu hóa đơn theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân 2: Thông thường, học sinh không hiển thị do bộ lọc trên màn hình chưa đúng với thông tin của học sinh cần cấp hóa đơn, như:

• Chưa chọn đúng Đợt thu.
• Chưa chọn đúng Thời gian thu tiền.
• Chưa chọn đúng Phạm vi (Khối/Lớp).
• Học sinh không thuộc phạm vi đang lọc.

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện kiểm tra và điều chỉnh lại các điều kiện lọc:

Bước 1: Chọn đúng Đợt thu mà học sinh đã phát sinh khoản thu hoặc đã thanh toán.

Bước 2: Kiểm tra lại Thời gian thu tiền để đảm bảo khoảng thời gian bao gồm giao dịch của học sinh.

Bước 3: Chọn đúng Phạm vi (Khối/Lớp) của học sinh.

Bước 4: Sau khi điều chỉnh các điều kiện lọc, danh sách học sinh sẽ hiển thị để anh/chị lựa chọn và thực hiện cấp hóa đơn.

Lưu ý: Nếu đã kiểm tra các điều kiện lọc nhưng vẫn không tìm thấy học sinh, anh/chị kiểm tra lại học sinh đã phát sinh giao dịch thuộc đợt thu cần cấp hóa đơn hay chưa.

Nguyên nhân: Thường do thông tin tài khoản MeInvoice khai báo trên phần mềm chưa chính xác, chẳng hạn như sai mã số thuế, sai tài khoản đăng nhập hoặc sai mật khẩu.

Giải pháp: Anh/chị vui lòng kiểm tra lại các thông tin sau:

• Mã số thuế: Đảm bảo mã số thuế khai báo trên phần mềm trùng khớp với mã số thuế đang sử dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.
• Số điện thoại hoặc Email: Trường hợp đang nhập bằng số điện thoại nhưng kết nối không thành công, anh/chị thử đăng nhập bằng địa chỉ email đã đăng ký với MeInvoice hoặc ngược lại.
• Mật khẩu: Đảm bảo mật khẩu được nhập chính xác.
  • Nếu không nhớ mật khẩu hoặc nghi ngờ nhập sai mật khẩu, anh/chị vui lòng đăng nhập vào hệ thống MeInvoice và thực hiện chức năng Quên mật khẩu để đặt lại mật khẩu, sau đó thực hiện kết nối lại trên phần mềm.
  • Anh/ chị đăng nhập vào ứng dụng MEINVOICE  https://app3.meinvoice.vn/login/1 vẫn được nhưng không kết nối được với EMIS khoản thu thì liên hệ tư vấn MISA để được hỗ trợ.

Trả lời: Do cơ chế hoạt động và yêu cầu bảo mật của phần mềm hóa đơn Viettel và phần mềm quản lý thu MISA EMIS là khác nhau nên anh/chị không thể phát hành hóa đơn Viettel trực tiếp trên MISA EMIS. Anh/chị có thể sử dụng hết số hóa đơn Viettel hiện có, sau đó chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice để phát hành hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm quản lý thu MISA EMIS.

Trả lời: Theo quy định, khi đơn vị thu học phí hoặc các khoản thu từ việc trực tiếp cung cấp dịch vụ (như học thêm, bán trú,…) thì phải lập và xuất hóa đơn điện tử cho người nộp. Việc xác định khoản thu có phải xuất hóa đơn hay không phụ thuộc vào mô hình hoạt động của đơn vị:

• Trường hợp đơn vị trực tiếp cung cấp dịch vụ (ví dụ: nhà trường tự tổ chức, thuê nhân sự để thực hiện dịch vụ và thu tiền của học sinh) thì phải xuất hóa đơn cho khoản thu đó.
• Trường hợp đơn vị chỉ thu hộ cho bên thứ ba (ví dụ: thuê đơn vị bên ngoài cung cấp dịch vụ và nhà trường chỉ thu tiền để thanh toán lại cho đơn vị đó) thì không xuất hóa đơn cho khoản thu hộ. Nếu đơn vị được bên thứ ba chi trả hoa hồng hoặc phí dịch vụ thu hộ thì đơn vị phải xuất hóa đơn đối với khoản hoa hồng hoặc phí dịch vụ này.

Anh/chị vui lòng căn cứ vào mô hình hoạt động thực tế của đơn vị để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với từng khoản thu tham khảo chi tiết tại đây.

Vấn đề: Khi thực hiện cấp hóa đơn, nhà trường thu nhiều khoản thu trong cùng một tháng nhưng chỉ có nhu cầu xuất hóa đơn cho một số khoản thu, các khoản thu còn lại chưa cần xuất hóa đơn. Ví dụ: tháng 1 nhà trường thu 4 khoản nhưng chỉ muốn xuất hóa đơn cho 1 khoản thu.

Nguyên nhân: Khi tạo khoản thu, anh/chị đã tích chọn Cho phép xuất hóa đơn nên khi thực hiện cấp hóa đơn, phần mềm hiển thị tất cả các khoản thu được thiết lập cho phép xuất hóa đơn.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện bỏ tích Cho phép xuất hóa đơn đối với các khoản thu chưa có nhu cầu xuất hóa đơn, cụ thể như sau:

Bước 1: Vào Quản lý thu → Lập kế hoạch thu.

Bước 2: Chọn khoản thu chưa cần xuất hóa đơn, nhấn biểu tượng cây bút để sửa.

Bước 3: Bỏ tích Cho phép xuất hóa đơn, sau đó nhấn Lưu để lưu lại thông tin.

Bước 4: Quay lại chức năng Cấp hóa đơn. Phần mềm chỉ hiển thị các khoản thu đang được tích Cho phép xuất hóa đơn.

Bước 5: Thực hiện cấp và xuất hóa đơn cho các khoản thu có nhu cầu.

Vấn đề: Khi thực hiện sáp nhập, cơ quan thuế yêu cầu đơn vị nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trong khi đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nguyên nhân: Hiện nay, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chỉ áp dụng trong một số trường hợp cụ thể, đặc biệt là trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Giải pháp: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dữ liệu hóa đơn đã được gửi lên hệ thống của cơ quan thuế.

Anh/chị liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hỏi lại và xác nhận:

• Đơn vị có thuộc trường hợp phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không.
• Cụ thể cần lập mẫu báo cáo nào.
• Báo cáo được lập và nộp trên HTKK, hệ thống thuế điện tử hay hình thức nào khác.

Cấp chung số hóa đơn cho phép phần mềm tổng hợp các khoản tiền học sinh đã thanh toán ở nhiều đợt thu khác nhau để xuất một hóa đơn duy nhất, thay vì cấp hóa đơn riêng cho từng đợt thu.

Trường hợp anh/chị muốn cấp chung hóa đơn cho 2 tháng khác nhau của cùng một khoản thu, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Hóa đơn.

Bước 2: Tại phần Danh sách lập hóa đơn anh/chị lựa chọn Bộ lọc để tìm kiếm nhanh thông tin học sinh với khoản thu tương ứng để cấp hóa đơn.

• Thời gian thu tiền: Hiển thị học sinh phát sinh thu tiền theo khoảng thời gian (ngày/tháng/quý/học kỳ).
• Nhóm loại hóa đơn: Tất cả / Hóa đơn điện tử / Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Phạm vi: Lọc theo lớp / khối / toàn trường.
• Trạng thái thu tiền: Hiển thị học sinh chưa thu tiền.
  • Tích chọn: Hiển thị học sinh chưa thu tiền.
  • Bỏ tích: Hiển thị học sinh đã thu tiền.
• Trạng thái hóa đơn: Chọn Tất cả để hiển thị toàn bộ các hóa đơn.

Bước 3: Tìm và tích chọn học sinh có các đợt thu cần cấp chung hóa đơn. Trường hợp cấp chung hóa đơn cho 2 tháng của cùng một khoản thu, cần đảm bảo cả 2 đợt thu đều phát sinh tiền và đủ điều kiện để cấp chung hóa đơn.

Bước 4: Nhấn Cấp chung hóa đơn để cấp hóa đơn cho nhiều HSSV cùng lúc.

• Phần mềm tự động lấy lên một số thông tin cấp phát và thông tin hóa đơn. Nhấn Cập nhật để cập nhật Ký hiệu/Ngày hóa đơn cho tất cả HSSV.

Bước 5: Xem trước hóa đơn trước khi phát hành

• Nhấn Xem toàn bộ hóa đơn hoặc nhấn biểu tượng xem trước (hình con mắt) để kiểm tra hóa đơn vừa lập.

• Phần mềm trả về hóa đơn vừa thiết lập.

Bước 6: Nhấn Lưu.

Để xuất PDF hoặc in hóa đơn, anh/chị thực hiện như sau:

• Trường hợp xuất file PDF: Nhấn vào biểu tượng Tải xuống ở góc trên bên phải màn hình.
• Trường hợp in hóa đơn: Nhấn vào biểu tượng máy in ở góc trên bên phải màn hình.

Vấn đề: Đơn vị sáp nhập, giải thể hoặc chấm dứt mã số thuế cần xử lý, hủy các số hóa đơn chưa sử dụng còn lại trên hệ thống.

Trả lời: Tùy theo trường hợp ngừng hoạt động của đơn vị, việc xử lý hóa đơn chưa sử dụng sẽ khác nhau:

• Trường hợp giải thể hoặc chấm dứt mã số thuế: Hiện chưa có quy định yêu cầu lập tờ khai ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Đơn vị có thể liên hệ Cơ quan Thuế (CQT) quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể về việc xử lý số hóa đơn chưa sử dụng.
• Trường hợp tạm ngừng kinh doanh và có xác định thời gian tạm ngừng: Thực hiện thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại đây.
• Trường hợp sáp nhập, ngừng hoạt động hoặc chấm dứt mã số thuế: Hiện chưa có quy định cụ thể về việc lập tờ khai ngừng sử dụng và hủy số hóa đơn chưa sử dụng trong trường hợp này. Đơn vị nên liên hệ CQT quản lý trực tiếp để được hướng dẫn trước khi thực hiện.

Lưu ý: Phần mềm không tự động hủy số hóa đơn chưa sử dụng để đóng mã số thuế. Việc xử lý hóa đơn trong các trường hợp ngừng hoạt động cần thực hiện theo hướng dẫn của CQT.

Biểu hiện: Anh/chị muốn thêm, bỏ hoặc thay đổi các thông tin hiển thị trên hóa đơn điện tử như Thông tin người mua, Địa chỉ, Tên đơn vị.

• Giải pháp:
  Anh/chị vào Hệ thống → Thiết lập sử dụng hóa đơn, chứng từ → Hóa đơn.
• Tại mục Thông tin người mua trên hóa đơn, thực hiện lựa chọn thông tin muốn hiển thị:
  • Thông tin người mua: Có thể chọn Tên lớp, Tên học sinh.
  • Địa chỉ: Có thể chọn Hộ khẩu thường trú, Tên trường, Tên lớp hoặc để trống.
  • Tên đơn vị: Có thể chọn Tên trường, Tên lớp hoặc để trống.
  • Sau khi thiết lập, nhấn Lưu.

Ví dụ: Nếu không muốn hiển thị tên lớp tại thông tin người mua, anh/chị thay đổi lựa chọn tại Thông tin người mua và bỏ Tên lớp.

Ví dụ:

• Muốn hiển thị tên lớp trên hóa đơn → tích chọn Tên lớp.
• Không muốn hiển thị tên lớp trên hóa đơn → bỏ tích Tên lớp.

Trường hợp hóa đơn không hiển thị CCCD người mua, anh/chị kiểm tra theo từng trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn chưa phát hành

Khi xem nháp hóa đơn nhưng không thấy thông tin CCCD người mua, nguyên nhân có thể do:

• Mẫu hóa đơn trên MeInvoice chưa thiết lập hiển thị trường CCCD người mua.
• Học sinh chưa được khai báo Mã định danh cá nhân trên phần mềm.

Giải pháp:

Bước 1: Đăng nhập MeInvoice, thực hiện chỉnh sửa mẫu hóa đơn và thiết lập hiển thị trường CCCD người mua chi tiết tại đây.

Bước 2: Trên EMIS Khoản thu, vào Danh sách học sinh, tìm kiếm đến học sinh cần phát hành hóa đơn và nhấn sửa nhập Mã số định danh cá nhân.

Bước 3: Quay lại giao diện hóa đơn Thực hiện Cập nhật hóa đơn. Phần mềm sẽ cập nhật thông tin học sinh và hiển thị thêm CCCD người mua trên hóa đơn.

Nhấn Xem hóa đơn( hình con mắt)

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin hóa đơn và thực hiện phát hành hóa đơn.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã phát hành nhưng không hiển thị CCCD

Trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng không có thông tin CCCD người mua

Nguyên nhân: Có thể do tại thời điểm phát hành hóa đơn, học sinh chưa được khai báo Mã định danh cá nhân.

Giải pháp:

Bước 1: Trên EMIS Khoản thu, vào Danh sách học sinh, tìm kiếm đến học sinh cần bổ sung thông tin và nhập Mã định danh cá nhân.

Bước 2: Đăng nhập MeInvoice, chỉnh sửa mẫu hóa đơn và thiết lập hiển thị trường CCCD người mua tại đây.

Bước 3: Đối với hóa đơn đã phát hành không chỉnh sửa hóa đơn trực tiếp được anh chị thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại đây.

Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị thông tin Khu vực trên hóa đơn.

Nguyên nhân: Thông tin Khu vực trong hồ sơ học sinh được sử dụng để thiết lập đơn giá theo khu vực, không phải thông tin địa chỉ dùng để hiển thị trên hóa đơn.

Giải pháp: Trường hợp anh/chị cần hiển thị địa chỉ của học sinh chi tiết hơn trên hóa đơn, tạm thời nhập thông tin bổ sung vào trường Số nhà trong hồ sơ học sinh.

Nguyên nhân: Khi thay đổi quy tắc phát hành hóa đơn, phần mềm yêu cầu học sinh đã được phát hành đủ hóa đơn, tức số tiền đã phát hành hóa đơn bằng số tiền phải thu, đồng thời không còn số tồn cần hoàn trả.

Cách xử lý:

• Kiểm tra số tiền đã phát hành hóa đơn và số tiền phải thu của từng học sinh.

• Trường hợp hóa đơn chưa phát hành đủ, thực hiện phát hành bổ sung theo số tiền phải thu.

• Trường hợp còn số tồn, cần ghi nhận hoàn trả để không còn số tồn trước khi thay đổi quy tắc phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Chỉ được thay đổi quy tắc khi đáp ứng đủ các điều kiện trên. Sau khi phát hành hóa đơn, không thể sửa trực tiếp số lượng thực tế trên hóa đơn đã phát hành. Nếu cần điều chỉnh, anh/chị phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

Nguyên nhân: Kết nối giữa phần mềm EMIS và MISA meInvoice có thể đang bị ngắt, khiến phần mềm không lấy được dữ liệu hóa đơn từ meInvoice và không hiển thị bản thể hiện hóa đơn hoặc hiển thị không có dữ liệu hoặc 0 hóa đơn.

Cách xử lý:

Anh/chị thực hiện kết nối lại meInvoice theo các bước sau:

Trả lời: Hiện tại, phần mềm EMIS phát hành hóa đơn học phí cho học sinh nên thông tin người mua trên hóa đơn là thông tin của học sinh.

Theo Khoản 3 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ phục vụ giảm trừ chi phí giáo dục khi tính thuế TNCN phải thể hiện thông tin của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc của người nộp thuế. Vì vậy, trường hợp học sinh là người phụ thuộc của phụ huynh, hóa đơn có thể sử dụng thông tin của học sinh để làm căn cứ đề nghị giảm trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Anh/chị kiểm tra thông tin học sinh trên hóa đơn, đặc biệt là số định danh cá nhân và địa chỉ theo thông tin hộ khẩu. Trường hợp phụ huynh đề nghị bổ sung họ tên và mã số thuế của phụ huynh lên hóa đơn, nhà trường trao đổi lại với phụ huynh về quy định nêu trên để phụ huynh nắm được thông tin.