Hướng dẫn cách lập đợt thu mới

Anh/chị thực hiện tạo khoản thu mới nếu chưa có theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý:

• Nếu nhà trường đã có sẵn khoản thu nhưng cần áp dụng mức tiền khác cho học sinh vào sau mà không muốn sửa khoản thu cũ, anh/chị có thể tạo thêm khoản thu mới và thêm hậu tố để dễ phân biệt, ví dụ: Nước uống – HK2, Bảo vệ – Học sinh mới, Trải nghiệm – Tháng 5. Với cách này, khi lên báo cáo các khoản thu sẽ được tách riêng, không cộng gộp vào khoản thu cũ.

• Trường hợp anh/chị muốn số tiền thu của học sinh vào sau vẫn được cộng vào khoản thu cũ, anh/chị có thể sửa đợt thu cũ bằng cách cập nhật bổ sung học sinh mới vào đợt thu theo hướng dẫn tại đây và sửa trực tiếp số tiền phải thu của các học sinh đó trên đợt thu.

  Khi thực hiện, lưu ý không cập nhật lại đơn giá hàng loạt để tránh ảnh hưởng đến mức thu của các học sinh khác.

• Phần mềm không cho phép chọn lớp khi lập đợt thu vì trong lập kế hoạch thu/ danh sách khoản thu đã khai báo phạm vi thu Toàn trường, Cấp học, Khối, phần mềm sẽ lấy tự động các lớp lên đợt thu

• Khi tạo đợt thu, phần mềm không cho phép chọn lớp vì trong lập Kế hoạch thu/Danh sách khoản thu chỉ hỗ trợ khai báo phạm vi thu theo Toàn trường, Cấp học hoặc Khối và phần mềm sẽ tự động lấy các lớp thuộc phạm vi đó lên đợt thu.
• Đối với lớp ghép của trường mầm non, do lớp có nhiều độ tuổi nên không thuộc một khối cố định. Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ khai báo phạm vi thu theo từng lớp, vì vậy không thể thiết lập khoản thu chỉ áp dụng riêng cho lớp ghép.

• • Nếu khoản thu được thiết lập phạm vi thu là Toàn trường, đợt thu sẽ tự động áp dụng cho tất cả các lớp trong trường.
  • Nếu khoản thu được thiết lập phạm vi thu là Khối 1, đợt thu sẽ tự động áp dụng cho tất cả các lớp thuộc Khối 1 (1A, 1B, 1C,…).

Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.

Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).

Danh sách các khoản cần thu: Phần mềm tự động hiển thị các khoản thu đang theo dõi trong Danh sách khoản thu (ví dụ: tiền hỗ trợ trông trưa, tiền bán trú, các khoản thu học kỳ) và có thời điểm thu thuộc tháng anh/chị đang lập đợt thu.

• Bỏ tích chọn những khoản thu không cần thu trong đợt thu này.
• Tích chọn những khoản thu cần thu trong đợt thu này.
• Số lượng: Nhập thời gian thu (tháng/ngày/năm) tương ứng với các khoản thu.

Lưu ý: Có thể nhập Số lượng lẻ trong trường hợp phát sinh tiền học lẻ tháng.

Tùy chọn thiết lập khi lập đợt thu:

• Cho phép phụ huynh đóng từng khoản thu: Tích chọn nếu muốn phụ huynh có thể thanh toán từng khoản riêng lẻ.
• Lập cho cả học sinh chưa xếp lớp: Tích chọn để áp dụng thu cho học sinh chưa xếp lớp.
• Thiết lập sử dụng tiền tồn trong đợt thu:
  • Không sử dụng tồn chưa thu tiền: Không dùng số dư cũ để bù trừ.
  • Có sử dụng tồn chưa thu tiền: Các học sinh có số lượng tồn chưa thu sẽ được dùng để làm giảm số tiền tổng phải thu của đợt.
    
  • Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký:
    • Sử dụng hết số còn tồn: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng hết số tồn 300.000, phần còn lại ghi nhận trả lại hoặc vào số dư.
    • Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng 200.000, còn lại 100.000 dùng cho tháng sau.
      
  • Thiết lập quy tắc sử dụng tiền tồn của khoản thu có đăng ký: Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
    • Tích chọn Cập nhật lại thông tin cho đợt thu. 
    • Nhấn Lưu để lưu thiết lập sử dụng tiền tồn của khoản thu.
      

Sau khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị bảng tổng hợp số tiền phải thu theo từng khối lớp. Anh/chị có thể tích chọn vào từng khối, lớp để xem chi tiết danh sách học sinh và số tiền phải thu của từng lớp.