Hướng dẫn lập đợt thu và quản lý đợt thu theo cơ sở

Contents

I. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách thiết lập đợt thu theo cơ sở. Khi chọn phạm vi cơ sở, hệ thống sẽ chỉ hiển thị những học sinh đăng ký khoản thu trong phạm vi đã chọn. Nhờ đó, anh/chị có thể nhanh chóng tập trung vào đúng đối tượng cần xử lý, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình lập đợt thu.

II. Các bước thực hiện

1. Lập đợt thu

Bước 1: Chọn Quản lý thu/nhấn tab Đợt thu. Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.

Bước 2: Nhập tên đợt thu, lựa chọn các khoản thu cần áp dụng cho đợt thu

Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).
Phạm vi: Cơ sở. Với phạm vi Cơ sở, anh/chị có thể tích chọn những cơ sở thu, bỏ chọn những cơ sở không đăng ký khoản thu.

Danh sách các khoản cần thu: Phần mềm tự động hiển thị các khoản thu đang theo dõi trong Danh sách khoản thu.
- Bỏ tích chọn những khoản thu không cần thu trong đợt thu này.
- Tích chọn những khoản thu cần thu trong đợt thu này.
- Số lượng: Nhập thời gian thu (tháng/ngày/năm) tương ứng với các khoản thu.

Lưu ý: Có thể nhập Số lượng lẻ trong trường hợp phát sinh tiền học lẻ tháng.

Tùy chọn thiết lập khi lập đợt thu:

Cho phép phụ huynh đóng từng khoản thu: Tích chọn nếu muốn phụ huynh có thể thanh toán từng khoản riêng lẻ.
Lập cho cả học sinh chưa xếp lớp: Tích chọn để áp dụng thu cho học sinh chưa xếp lớp.
Thiết lập sử dụng tiền tồn trong đợt thu:
- Không sử dụng tồn chưa thu tiền: Không dùng số dư cũ để bù trừ.
- Có sử dụng tồn chưa thu tiền: Các học sinh có số lượng tồn chưa thu sẽ được dùng để làm giảm số tiền tổng phải thu của đợt.

Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký:

Sử dụng hết số còn tồn: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng hết số tồn 300.000, phần còn lại ghi nhận trả lại hoặc vào số dư.
Chỉ sử dụng bằng số phải thu của đợt: Ví dụ Số phải thu 200.000, Tiền tồn tháng trước 300.000 → sử dụng 200.000, còn lại 100.000 dùng cho tháng sau.

Thiết lập quy tắc sử dụng tiền tồn của khoản thu có đăng ký: Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Tích chọn Cập nhật lại thông tin cho đợt thu.
Nhấn Lưu để lưu thiết lập sử dụng tiền tồn của khoản thu.

Bước 3: Nhấn Đồng ý

Sau khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị bảng tổng hợp số tiền phải thu theo từng khối, lớp. Anh/chị có thể tích chọn vào từng khối, lớp để xem chi tiết danh sách học sinh và số tiền phải thu của từng lớp.

2. Thông báo thu tiền

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.

Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP

Thiết lập nội dung gửi thông báo.

Chọn loại thông báo cần gửi:
- Thông báo thu tiền: gửi thông báo phụ huynh về thông tin thu tiền: số tiền phải thu, địa điểm, thời gian thu.
- Thông báo hủy thu tiền: thu hồi lại thông báo thu tiền đã gửi cho phụ huynh.
Chọn Đợt thu cần gửi thông báo
Nhập thông tin dự kiến thu từ ngày … đến ngày.. (Để thay đổi hoặc gia hạn thời gian nộp tiền trực tuyến cho phụ huynh, anh/chị cập nhật lại thời gian dự kiến thu và gửi lại thông báo thu tiền)
Nhập Ghi chú, lưu ý muốn gửi kèm thông báo đến phụ huynh.
Thiết lập tùy chọn khi gửi:
- Để thiết lập thời gian nộp tiền học, không cho phép phụ huynh nộp tiền trực tuyến sau khi hết hạn nộp, tích chọn Phụ huynh chỉ được thanh toán trong thời gian dự kiến thu.
- Trường hợp đơn vị có điều chỉnh đợt thu và thực hiện gửi lại thông báo thu tiền học mới sau khi điều chỉnh cho tất cả học sinh thì bỏ tích chọn Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi.
- Nếu muốn chỉ gửi thông báo cho những phụ huynh đăng ký hình thức nộp tiền là chuyển khoản, lựa chọn Chỉ gửi cho phụ huynh đăng ký hình thức là chuyển khoản

Bước 3: Chọn Phạm vi gửi:

Nếu muốn gửi thông báo cho toàn trường, chọn Phạm vi Toàn trường.

Nếu muốn gửi thông báo cho từng học sinh, chọn phạm vi Học sinh cần gửi, tích chọn tất cả các lớp trong khối.

- Nhấn Thêm học sinh để thêm danh sách học sinh muốn gửi thông báo.
- Chọn học sinh từ Danh sách học sinh bên trái, học sinh được lựa chọn sẽ thêm vào Danh sách học sinh đã chọn.
- Nhấn Đồng ý.

Có thể xem trước nội dung thông báo trước khi gửi cho phụ huynh bằng cách chọn Xem trước thông báo dưới mục Ghi chú hoặc chọn Xem trước tại góc dưới màn hình.\

Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn Gửi.

Lưu ý: Trường hợp đã gửi thông báo thu tiền, trên ứng dụng Sisap sẽ tự động cập nhật số tiền phải nộp nếu nhà trường có phát sinh sửa lại dữ liệu trong đợt thu.

3. Cập nhật đợt thu

Bước 1, Bước 2: Anh/chị thực hiện theo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 3: Lựa chọn các tính năng tương ứng theo nghiệp vụ phát sinh.

3.1. Thay đổi Khoản thu trong Đợt thu

(Bổ sung/bỏ bớt khoản thu hoặc thay đổi nhanh số lượng đăng ký khoản thu).

Nhấn Thực hiện tại mục Thay đổi Khoản thu trong Đợt thu.

Lựa chọn Phạm vi cần cập nhật: Cơ sở

Tích chọn khoản thu cần bổ sung, bỏ tích khoản thu muốn bỏ bớt chi tiết tại đây.

Nhập lại số lượng tại cột tương ứng để cập nhật đăng ký khoản thu khi đã chọn sai số lượng/số tháng thu trong đợt thu (ví dụ: thu 2 tháng nhưng khi lập đợt thu anh/chị gõ số lượng thu là 1 tháng).