Hướng dẫn thu tiền nợ (tồn lũy kế âm) của học sinh vào các đợt thu sau

1. Tổng quan

Trong quá trình thu các khoản thu của học sinh, có thể phát sinh trường hợp học sinh đã sử dụng dịch vụ hoặc khoản thu trong tháng trước nhưng nhà trường chưa thu đủ tiền, dẫn đến còn nợ tiền (tồn lũy kế âm/âm phiếu). Ví dụ: Học sinh ăn thực tế 18 bữa nhưng nhà trường mới thu tiền 17 bữa, dẫn đến còn thiếu tiền 1 bữa.

Trước đây: Với học sinh còn nợ tiền (tồn lũy kế âm/âm phiếu) từ tháng trước, nếu tháng sau không đăng ký khoản thu (không mua phiếu mới), kế toán sẽ không thể thu bù số tiền còn thiếu.

Hiện nay: Phần mềm cho phép thu bù tiền nợ của học sinh vào các đợt thu sau, kể cả khi học sinh không còn đăng ký khoản thu, thông qua việc sử dụng tồn lũy kế âm.

Bài viết hướng dẫn kế toán cách thu bù tiền nợ của học sinh vào các đợt thu sau, kể cả khi học sinh đã nghỉ học hoặc tháng hiện tại học sinh không đăng ký khoản thu mới (không mua phiếu mới), giúp nhà trường thu đúng số tiền còn nợ và không bỏ sót công nợ.

Tùy theo đơn vị tính của khoản thu, cách xử lý sẽ khác nhau:

• Đối với khoản thu có đơn vị tính Ngày/Buổi/Tiết: Nhà trường có thể sử dụng tính năng Sử dụng tồn lũy kế âm để thu bù số tiền còn nợ từ tháng trước vào đợt thu tháng sau, kể cả khi học sinh không đăng ký khoản thu mới.
• Đối với khoản thu có đơn vị tính Tháng/Quý/Năm: Phần mềm không hỗ trợ sử dụng tồn lũy kế âm để chuyển số tiền chưa thu của tháng trước sang cộng vào số tiền phải thu của tháng sau. Nhà trường cần thu riêng theo từng đợt thu. Riêng khi in Thông báo thu tiền có mã QR, phần mềm hỗ trợ gộp số tiền phải thanh toán của hai đợt vào một mã QR để phụ huynh thanh toán cùng lúc.

Lưu ý:

• Để sử dụng tồn lũy kế âm, anh/chị cần thiết lập Có sử dụng tồn chưa thu tiền khi lập đợt thu mới.
• Trường hợp học sinh không đăng ký khoản thu trong đợt hiện tại, cần tích chọn thêm Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký.
• Nếu học sinh đã nghỉ học, anh/chị cần thực hiện thu hết số tiền còn nợ trước khi ngừng theo dõi học sinh.

Trường hợp không thấy học sinh hoặc khoản thu có tồn lũy kế âm để sử dụng trong đợt thu mới, anh/chị cần kiểm tra thiết lập sử dụng tồn chưa thu tiền và điều kiện phát sinh tồn của đợt thu trước.