1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn kế toán thu tiền nợ của học sinh vào các đợt thu sau, kể cả khi học sinh đã nghỉ học hoặc tháng hiện tại không phát sinh đăng ký khoản thu (không mua phiếu mới), giúp thu đúng số tiền còn nợ và không bỏ sót công nợ.
Trước đây: Với học sinh còn nợ tiền (tồn lũy kế âm/âm phiếu) từ tháng trước, nếu tháng sau không đăng ký khoản thu (không mua phiếu mới), kế toán sẽ không thể thu bù số tiền còn thiếu.
Hiện nay: Phần mềm cho phép thu bù tiền nợ của học sinh vào các đợt thu sau, kể cả khi học sinh không còn đăng ký khoản thu, thông qua việc sử dụng tồn lũy kế âm.
Nếu tháng hiện tại học sinh không phát sinh khoản thu mới mà chỉ cần thu số tiền còn nợ của tháng trước thì anh/chị thực hiện thiết lập sử dụng tồn lũy kế âm theo hướng dẫn dưới đây.
Lưu ý: Nếu học sinh nghỉ học, anh/chị cần thực hiện thu tiền nợ ở tháng này xong thì mới thực hiện ngừng theo dõi học sinh.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Chốt đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng chốt đợt thu, anh/chị chọn tháng cần chốt và nhấn Chốt đợt thu tháng.
- Phần mềm sẽ hiển thị thông báo: “Đợt thu Tháng … còn … lớp chưa chốt đợt thu. Nếu các lớp này không phát sinh học sinh nào có tiền hoàn trả, bạn vui lòng bấm Đồng ý để chốt đợt thu cho các lớp còn lại.”
Bước 2: Nhấn Đồng ý để thực hiện chốt đợt thu.
Bước 3: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
- Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.
- Nếu tháng trước có đợt thu liên quan đến khoản thu có hoàn trả, phần mềm hiển thị cảnh báo ” Đợt thu tháng … có khoản …. cần chốt số buổi hoàn trả trước khi lập đợt thu mới. Bạn vui lòng bấm Chốt đợt thu để xác nhận số buổi hoàn trả hoặc bấm Lập đợt thu mới để bỏ qua bước này“. Khi đó, anh/chị nhấn Lập đợt thu mới.
Bước 4: Trên phần mềm hiển thị màn hình Lập đợt thu.
Nếu tháng hiện tại học sinh không phát sinh khoản thu mới (không mua phiếu mới) mà chỉ cần thu số tiền còn nợ của tháng trước thì anh/chị thực hiện thiết lập sử dụng tồn lũy kế âm theo hướng dẫn dưới đây.
Anh/chị vào thiết lập sử dụng tiền tồn trong đợt thu. Hệ thống mặc định tích chọn Không sử dụng tồn chưa thu tiền
- Anh/chị tích chọn tại ô Có sử dụng tồn chưa thu tiền
TH1: Học sinh không đăng ký khoản thu: Anh/chị tích chọn ô Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký
TH2: Học sinh đăng ký khoản thu: Anh/chị không cần tích chọn ô Sử dụng tiền hoàn trả của khoản thu khi khoản đó không đăng ký
Bước 5: Nhấn Đồng ý để hoàn tất.
Bước 6: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng sau đó nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, chọn Sử dụng tồn lũy kế âm.
Bước 7: Phần mềm hiển thị danh sách các học sinh đã sử dụng khoản thu trong các tháng trước nhưng chưa được thu tiền.
- Anh/chị tích chọn 1 hoặc nhiều học sinh để thu bù vào tháng hiện tại.
- Nhấn Đồng ý
- Trên phần mềm đã ghi nhận số tiền phải thu của học sinh tại cột Tiền tồn sử dụng
