1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn Cán bộ thiết bị (CBTB) cách xử lý khi sửa, xóa phiếu ghi tăng thiết bị không được, phần mềm báo đã có phát sinh mượn trả hoặc các nghiệp vụ liên quan.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Hướng dẫn xóa phiếu ghi tăng trường hợp thiết bị đã mượn nhưng chưa trả.
- Hướng dẫn xóa phiếu ghi tăng trường hợp thiết bị đã mượn và đã trả.
2. Cách xử lý
2.1. Nguyên nhân
Thiết bị đã có phát sinh mượn trả sẽ không thực hiện sửa/ xóa phiếu ghi tăng được, để sửa/xóa phiếu ghi tăng thiết bị anh/chị cần Bỏ ghi mượn/ Bỏ ghi trả để xóa được các phiếu mượn liên quan đến thiết bị trước.
2.2. Giải pháp
Tùy vào từng trường hợp, anh/chị xử lý như sau:
Trường hợp 1: Thiết bị đã được lập Phiếu mượn, đã ghi mượn nhưng chưa trả
Trường hợp thiết bị đã được lập Phiếu mượn, đã ghi mượn nhưng chưa trả, anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Mượn trả\ Trả thiết bị\ Danh sách TB cần trả và thực hiện bỏ ghi mượn:
- Tìm kiếm nhanh phiếu ghi mượn bằng cách nhập tên giáo viên hoặc mã thiết bị, tên thiết bị,…
- Tích chọn thiết bị cần bỏ ghi mượn, chọn Bỏ ghi mượn.
Lưu ý: Nếu không thấy phiếu ghi mượn cần bỏ, có thể thiết bị đã được ghi trả, anh/chị thực hiện Bỏ ghi trả theo hướng dẫn của trường hợp 2.
Bước 2: Vào Mượn trả\ Kế hoạch mượn, xóa đăng ký mượn tương ứng.
Bước 3: Vào Thiết bị\Tăng thiết bị. Chọn biểu tượng hình cây bút ✎ để sửa hoặc chọn biểu tượng 🗑️ thùng rác tại dòng phiếu ghi tăng tương ứng để Xóa.
Bước 4: Xác nhận Xóa để hoàn tất.
Trường hợp 2: Thiết bị đã được lập Phiếu mượn, đã mượn và đã trả
Trường hợp thiết bị đã được lập phiếu mượn và đã ghi trả, anh/chị thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Mượn trả\Trả thiết bị\Lịch sử trả TB và thực hiện Bỏ ghi trả:
- Tìm kiếm nhanh phiếu ghi trả bằng cách nhập tên giáo viên hoặc mã thiết bị, tên thiết bị,…
- Tích chọn thiết bị cần bỏ ghi trả, chọn Bỏ ghi trả.
- Anh/chị có thể bỏ ghi trả bằng cách tích chọn phiếu mượn đã được ghi trả, chọn Bỏ ghi trả.
Bước 2: Sau khi thực hiện bỏ ghi trả, anh/chị thực hiện Bỏ ghi mượn như hướng dẫn tại trường hợp 1
Bước 3: Vào Mượn trả\ Kế hoạch mượn, xóa đăng ký mượn tương ứng.
Bước 4: Vào Thiết bị\Tăng thiết bị. Chọn biểu tượng hình cây bút ✎ để sửa hoặc chọn biểu tượng 🗑️ thùng rác tại dòng phiếu ghi tăng tương ứng để Xóa.
Bước 5: Xác nhận Xóa để hoàn tất.
3. Lưu ý
- Khi xóa phiếu, cần thực hiện theo đúng trình tự thời gian: xóa phiếu phát sinh sau trước, sau đó mới xóa các phiếu phát sinh trước.
- Phần mềm chưa hỗ trợ khôi phục phiếu đã xóa, vì vậy phiếu sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống. Anh/chị nên kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi thực hiện và chỉ xóa khi thực sự cần thiết.
