1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình Lập đợt thu trên phần mềm.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
- Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi Lập đợt thu.
- Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
2. Cách xử lý
2.1. Làm thế nào để lập đợt thu chỉ thể hiện học sinh đăng ký?
Khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị tất cả danh sách học sinh, bao gồm cả học sinh chưa đăng ký khoản thu. Vì vậy, anh/chị có thể thấy một số học sinh không đăng ký khoản thu vẫn xuất hiện trong danh sách đợt thu với số tiền cần thu bằng 0 đồng.
Nguyên nhân: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ lập đợt thu chỉ chỉ thể hiện danh sách các học sinh đăng ký khoản thu.
Giải pháp: Sau khi lập đợt thu, nếu anh/chị chỉ muốn thể hiện các học sinh có đăng ký khoản thu, anh/chị vào đợt thu đã tạo và thực hiện xóa các học sinh không đăng ký ra khỏi đợt thu theo các bước:
Bước 1: Vào Quản lý thu/ nhấn Đợt thu, sau đó chọn đợt thu cần xóa học sinh ra khỏi đợt thu tháng tương ứng và nhấn Xem chi tiết.
Bước 2:Tại danh sách học sinh trong đợt thu, anh/chị kéo thanh cuộn ngang sang bên phải.
Bước 3: Cuối mỗi dòng học sinh sẽ hiển thị biểu tượng thùng rác, anh/chị nhấn vào biểu tượng này để xóa học sinh khỏi đợt thu hoặc bỏ học sinh khỏi danh sách thu tiền của tháng đó.
Bước 4: Nhấn Đồng ý để xác nhận xóa học sinh khỏi đợt thu.
Bước 5: Sau đó nhấn Lưu để cập nhật lại thông tin trên phần mềm.
2.2. Làm thế nào để khóa đợt thu để phụ huynh không chuyển tiền vào nữa?
Để phụ huynh không tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu, anh/chị có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Hủy thông báo thu tiền
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần hủy thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 2: Chọn loại thông báo Hủy thông báo thu tiền: Tại mục Loại thông báo (góc trên tay phải dưới Hình thức thông báo SISAP hoặc Zalo), nhấn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống (▼) ở cuối ô, chọn Hủy thông báo thu tiền để tiếp tục thao tác.
Bước 3: Khai báo các thông tin khác như đợt thu, phạm vi thu và tùy chọn.
- Chọn lại đợt thu nếu cần
- Chọn Phạm vi cần hủy thông báo thu: Toàn trường, theo khối lớp hoặc chỉ gửi đến một số học sinh.
- Tích Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo và Chỉ gửi cho Phụ huynh đăng ký hình thức thanh toán chuyển khoản theo nhu cầu đơn vị
- Nhấn Gửi
Cách 2: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền để tự động khóa đợt thu
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP
Thiết lập nội dung gửi thông báo.
- Chọn Đợt thu cần gửi thông báo
- Dự kiến thu từ ngày… đến ngày…: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền. Sau thời điểm này, phụ huynh sẽ không thể tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu.
2.3. Làm thế nào khi có học sinh mới nhập học hoặc không học đủ tháng (ví dụ: học 1 tuần, 3 tuần, 5 ngày…) và cần tính tiền theo số ngày học thực tế?
Bước 1: Tạo khoản thu theo ngày
- Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới.
- Nhập Tên khoản thu.
- Tại trường Đơn giá của khoản thu, nhập đơn giá tương ứng với Đơn vị tính (Ngày).
- Nhấn Lưu.
Bước 2: Đăng ký khoản thu theo ngày cho từng học sinh
- Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Đăng ký khoản thu.
- Tích chọn khoản thu theo ngày tương ứng tại từng học sinh cần đăng ký.
- Nhấn Lưu.
Bước 3: Lập đợt thu riêng cho các học sinh chỉ học một phần của tháng.
Khi có học sinh mới nhập học hoặc chỉ học một số ngày trong tháng (ví dụ: học 1 tuần, 5 ngày…), anh/chị tạo một đợt thu riêng cho các học sinh này.
- Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
- Chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.
- Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).
- Tại Danh sách các khoản cần thu, tích chọn khoản thu theo ngày đã tạo.
- Tại cột Số lượng, nhập số ngày học thực tế của từng khoản thu để phần mềm tính đúng số tiền cần thu.
- Nhấn Đồng ý.
2.4. Làm thế nào để đang ở giao diện chi tiết danh sách học sinh trên đợt thu muốn quay lại danh sách khối lớp để xem tổng quan?
Khi đang xem chi tiết danh sách học sinh trong một đợt thu, anh/chị có thể quay lại màn hình tổng quan danh sách khối lớp để theo dõi số liệu chung của đợt thu, anh chị thực hiện các bước sau.
Bước 1: Truy cập menu Quản lý thu → chọn tab Đợt thu.
Bước 2: Tại giao diện chi tiết danh sách học sinh, nhấn Quay lại ở góc dưới cùng bên phải màn hình.
Bước 3: Phần mềm sẽ chuyển về màn hình danh sách khối lớp để anh/chị xem tổng quan số liệu của đợt thu.
