1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình Lập đợt thu trên phần mềm.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
- Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp khi Lập đợt thu.
- Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
2. Cách xử lý
2.1. Làm thế nào để lập đợt thu chỉ thể hiện học sinh đăng ký?
Khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị tất cả danh sách học sinh, bao gồm cả học sinh chưa đăng ký khoản thu. Vì vậy, anh/chị có thể thấy một số học sinh không đăng ký khoản thu vẫn xuất hiện trong danh sách đợt thu với số tiền cần thu bằng 0 đồng.
Nguyên nhân: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ lập đợt thu chỉ chỉ thể hiện danh sách các học sinh đăng ký khoản thu.
Giải pháp: Sau khi lập đợt thu, nếu anh/chị chỉ muốn thể hiện các học sinh có đăng ký khoản thu, anh/chị vào đợt thu đã tạo và thực hiện xóa các học sinh không đăng ký ra khỏi đợt thu theo các bước:
Bước 1: Vào Quản lý thu/ nhấn Đợt thu, sau đó chọn đợt thu cần xóa học sinh ra khỏi đợt thu tháng tương ứng và nhấn Xem chi tiết.
Bước 2: Tại danh sách học sinh trong đợt thu, anh/chị kéo thanh cuộn ngang sang bên phải.
Bước 3: Cuối mỗi dòng học sinh sẽ hiển thị biểu tượng thùng rác, anh/chị nhấn vào biểu tượng này để xóa học sinh khỏi đợt thu hoặc bỏ học sinh khỏi danh sách thu tiền của tháng đó.
Bước 4: Nhấn Đồng ý để xác nhận xóa học sinh khỏi đợt thu.
Bước 5: Sau đó nhấn Lưu để cập nhật lại thông tin trên phần mềm.
2.2. Làm thế nào để khóa đợt thu để phụ huynh không chuyển tiền vào nữa?
Để phụ huynh không tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu, anh/chị có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Hủy thông báo thu tiền
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần hủy thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 2: Chọn loại thông báo Hủy thông báo thu tiền: Tại mục Loại thông báo (góc trên tay phải dưới Hình thức thông báo SISAP hoặc Zalo), nhấn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống (▼) ở cuối ô, chọn Hủy thông báo thu tiền để tiếp tục thao tác.
Bước 3: Khai báo các thông tin khác như đợt thu, phạm vi thu và tùy chọn.
- Chọn lại đợt thu nếu cần
- Chọn Phạm vi cần hủy thông báo thu: Toàn trường, theo khối lớp hoặc chỉ gửi đến một số học sinh.
- Tích Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo và Chỉ gửi cho Phụ huynh đăng ký hình thức thanh toán chuyển khoản theo nhu cầu đơn vị
- Nhấn Gửi
Cách 2: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền để tự động khóa đợt thu
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.
Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP
Thiết lập nội dung gửi thông báo.
- Chọn Đợt thu cần gửi thông báo
- Dự kiến thu từ ngày… đến ngày…: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền. Sau thời điểm này, phụ huynh sẽ không thể tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu.
Lưu ý:
Trong trường hợp đã qua ngày kết thúc thu tiền nhưng vẫn còn phụ huynh chưa thanh toán hết và nhà trường muốn tiếp tục cho phép nộp tiền, anh/chị thao tác như sau:
- Bước 1: Thực hiện Hủy thông báo thu tiền đã gửi cho các phụ huynh đó.
- Bước 2: Vào thiết lập lại đợt thu, điều chỉnh thời gian tại tiêu chí “Dự kiến thu đến ngày” (gia hạn thêm đến một ngày cụ thể) hoặc để trống trường thông tin này. Sau khi lưu và gửi lại thông báo, phụ huynh có thể tiếp tục chuyển tiền/thanh toán bình thường.
2.3. Làm thế nào khi có học sinh mới nhập học hoặc không học đủ tháng (ví dụ: học 1 tuần, 3 tuần, 5 ngày…) và cần tính tiền theo số ngày học thực tế?
Bước 1: Tạo khoản thu theo ngày
- Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới.
- Nhập Tên khoản thu.
- Tại trường Đơn giá của khoản thu, nhập đơn giá tương ứng với Đơn vị tính (Ngày).
- Nhấn Lưu.
Bước 2: Đăng ký khoản thu theo ngày cho từng học sinh
- Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Đăng ký khoản thu.
- Tích chọn khoản thu theo ngày tương ứng tại từng học sinh cần đăng ký.
- Nhấn Lưu.
Bước 3: Lập đợt thu riêng cho các học sinh chỉ học một phần của tháng.
Khi có học sinh mới nhập học hoặc chỉ học một số ngày trong tháng (ví dụ: học 1 tuần, 5 ngày…), anh/chị tạo một đợt thu riêng cho các học sinh này.
- Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
- Chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.
- Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).
- Tại Danh sách các khoản cần thu, tích chọn khoản thu theo ngày đã tạo.
- Tại cột Số lượng, nhập số ngày học thực tế của từng khoản thu để phần mềm tính đúng số tiền cần thu.
- Nhấn Đồng ý.
2.4. Làm thế nào để đang ở giao diện chi tiết danh sách học sinh trên đợt thu muốn quay lại danh sách khối lớp để xem tổng quan?
Khi đang xem chi tiết danh sách học sinh trong một đợt thu, anh/chị có thể quay lại màn hình tổng quan danh sách khối lớp để theo dõi số liệu chung của đợt thu, anh chị thực hiện các bước sau.
Bước 1: Truy cập menu Quản lý thu → chọn tab Đợt thu.
Bước 2: Tại giao diện chi tiết danh sách học sinh, nhấn Quay lại ở góc dưới cùng bên phải màn hình.
Bước 3: Phần mềm sẽ chuyển về màn hình danh sách khối lớp để anh/chị xem tổng quan số liệu của đợt thu.
2.7. Không chọn được danh sách miễn giảm khi lập đợt thu?
Khi lập đợt thu, anh/chị không chọn được danh sách miễn giảm để áp dụng cho học sinh.
Nguyên nhân 1: Danh sách miễn giảm được khai báo khác kỳ
Danh sách miễn giảm được khai báo không đúng kỳ áp dụng của đợt thu nên khi lập đợt thu, phần mềm không hiển thị hoặc không cho chọn danh sách miễn giảm tương ứng.
Ví dụ: Anh/chị lập đợt thu tháng 5 nhưng danh sách miễn giảm đang có kỳ áp dụng là Kỳ I. Do thời gian miễn giảm không bao gồm đợt thu tháng 5 nên khi lập đợt thu, phần mềm không hiển thị danh sách miễn giảm để lựa chọn.
Giải pháp: Anh/chị kiểm tra và điều chỉnh lại thời gian áp dụng của danh sách miễn giảm như sau:
Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách miễn giảm.
Bước 2: Kiểm tra thời gian miễn giảm của danh sách đang áp dụng có bao gồm thời gian của đợt thu cần lập hay không.
Bước 3: Nếu thời gian miễn giảm chưa đúng, anh/chị nhấn biểu tượng cây bút để sửa lại thời gian miễn giảm, đảm bảo thời gian áp dụng có bao gồm đợt thu đang lập.
Bước 4: Quay lại chức năng Lập đợt thu và kiểm tra lại danh sách miễn giảm.
Nguyên nhân 2: Khoản thu đã được ngừng theo dõi
Sau khi lập đợt thu, khoản thu học phí đã được tích Ngừng theo dõi. Khi đó, phần mềm không tiếp tục cập nhật các thay đổi của khoản thu, bao gồm thông tin liên quan đến danh sách miễn giảm, vào đợt thu đã lập.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện bỏ trạng thái Ngừng theo dõi của khoản thu, sau đó cập nhật lại thông tin miễn giảm cho đợt thu như sau:
Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.
Bước 2: Tích Hiển thị khoản thu ngừng theo dõi.
Bước 3: Chọn khoản thu nhấn biểu tượng cây bút để sửa→ bỏ tích Ngưng theo dõi → nhấn Lưu.
Bước 4: Vào Đợt thu → Cập nhật đợt thu.
Bước 5: Chọn Cập nhật miễn giảm, lớp học, số tiền tồn cho học sinh → tích chọn Danh sách học sinh cần cập nhật → nhấn Cập nhật.
Sau khi cập nhật, anh/chị kiểm tra lại thông tin miễn giảm trong đợt thu.
2.8. Làm thế nào khi khi lập đợt thu không lên tiền tồn kỳ trước còn dư?
Vấn đề: Khi lập đợt thu tháng hiện tại, anh/chị thấy học sinh có số tồn, số suất tồn hoặc số lượng tồn nhưng không hiển thị số tiền tồn tương ứng.
Nguyên nhân: Anh/chị lập đợt thu tháng hiện tại trước khi chốt đợt thu tháng trước.
Ví dụ: Anh/chị lập đợt thu tháng 7 trước, sau đó mới chốt đợt thu tháng 6. Khi đó, số tiền tồn của tháng 6 chưa được cập nhật sang đợt thu tháng 7.
Cách xử lý: Anh/chị thực hiện cập nhật lại đợt thu tháng hiện tại để phần mềm lấy số tiền tồn từ kỳ trước:
Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần sửa đợt thu, sau đó nhấn Xem chi tiết để xem chi tiết các khoản thu.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, chọn Cập nhật đợt thu. u.
Bước 4: Nhấn Thực hiện tại mục Cập nhật miễn giảm, lớp học, số tiền tồn cho Học sinh
Bước 5: Tích chọn học sinh cần cập nhật rồi nhấn cập nhật
Sau khi cập nhật, phần mềm sẽ lấy số tiền tồn còn được sử dụng của kỳ trước vào đợt thu hiện tại.
2.9. Làm thế nào khi khi lập đợt thu báo không có dữ liệu?
Nguyên nhân: Sau khi lập đợt thu, trang web chưa được tải lại nên dữ liệu mới chưa được cập nhật trên giao diện.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện F5 hoặc tải lại trang web để phần mềm cập nhật dữ liệu mới nhất, sau đó kiểm tra và thực hiện lại thao tác.
