Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Lập đợt thu

Khi lập đợt thu, phần mềm sẽ hiển thị tất cả danh sách học sinh, bao gồm cả học sinh chưa đăng ký khoản thu. Vì vậy, anh/chị có thể thấy một số học sinh không đăng ký khoản thu vẫn xuất hiện trong danh sách đợt thu với số tiền cần thu bằng 0 đồng.

Nguyên nhân: Hiện tại, phần mềm chưa hỗ trợ lập đợt thu chỉ chỉ thể hiện danh sách các học sinh đăng ký khoản thu.

Giải pháp: Sau khi lập đợt thu, nếu anh/chị chỉ muốn thể hiện các học sinh có đăng ký khoản thu, anh/chị vào đợt thu đã tạo và thực hiện xóa các học sinh không đăng ký ra khỏi đợt thu theo các bước:

Bước 1: Vào Quản lý thu/ nhấn Đợt thu, sau đó chọn đợt thu cần xóa học sinh ra khỏi đợt thu tháng tương ứng và nhấn Xem chi tiết.

Bước 2: Tại danh sách học sinh trong đợt thu, anh/chị kéo thanh cuộn ngang sang bên phải.

Bước 3: Cuối mỗi dòng học sinh sẽ hiển thị biểu tượng thùng rác, anh/chị nhấn vào biểu tượng này để xóa học sinh khỏi đợt thu hoặc bỏ học sinh khỏi danh sách thu tiền của tháng đó.

Bước 4: Nhấn Đồng ý để xác nhận xóa học sinh khỏi đợt thu.

Bước 5: Sau đó nhấn Lưu để cập nhật lại thông tin trên phần mềm.

Để phụ huynh không tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu, anh/chị có thể thực hiện một trong hai cách sau:

Cách 1: Hủy thông báo thu tiền

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần hủy thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.

Bước 2: Chọn loại thông báo Hủy thông báo thu tiền: Tại mục Loại thông báo (góc trên tay phải dưới Hình thức thông báo SISAP hoặc Zalo), nhấn vào biểu tượng mũi tên xổ xuống (▼) ở cuối ô, chọn Hủy thông báo thu tiền để tiếp tục thao tác.

Bước 3: Khai báo các thông tin khác như đợt thu, phạm vi thu và tùy chọn.

• Chọn lại đợt thu nếu cần
• Chọn Phạm vi cần hủy thông báo thu: Toàn trường, theo khối lớp hoặc chỉ gửi đến một số học sinh.
• Tích Chỉ gửi cho học sinh chưa gửi thông báo và Chỉ gửi cho Phụ huynh đăng ký hình thức thanh toán chuyển khoản theo nhu cầu đơn vị
• Nhấn Gửi

Cách 2: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền để tự động khóa đợt thu

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng và đợt thu cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền.

Bước 2: Lựa chọn hình thức gửi tin qua SISAP

Thiết lập nội dung gửi thông báo.

• Chọn Đợt thu cần gửi thông báo
• Dự kiến thu từ ngày… đến ngày…: Thiết lập ngày kết thúc thu tiền. Sau thời điểm này, phụ huynh sẽ không thể tiếp tục chuyển khoản/thanh toán vào đợt thu.

Lưu ý:

Trong trường hợp đã qua ngày kết thúc thu tiền nhưng vẫn còn phụ huynh chưa thanh toán hết và nhà trường muốn tiếp tục cho phép nộp tiền, anh/chị thao tác như sau:

• Bước 1: Thực hiện Hủy thông báo thu tiền đã gửi cho các phụ huynh đó.
• Bước 2: Vào thiết lập lại đợt thu, điều chỉnh thời gian tại tiêu chí “Dự kiến thu đến ngày” (gia hạn thêm đến một ngày cụ thể) hoặc để trống trường thông tin này. Sau khi lưu và gửi lại thông báo, phụ huynh có thể tiếp tục chuyển tiền/thanh toán bình thường.

Bước 1: Tạo khoản thu theo ngày

• Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới.
• Nhập Tên khoản thu.
• Tại trường Đơn giá của khoản thu, nhập đơn giá tương ứng với Đơn vị tính (Ngày).
• Nhấn Lưu.

Bước 2: Đăng ký khoản thu theo ngày cho từng học sinh

• Tại menu góc trái, chọn Lập kế hoạch thu → tab Đăng ký khoản thu.
• Tích chọn khoản thu theo ngày tương ứng tại từng học sinh cần đăng ký.
• Nhấn Lưu.

Bước 3: Lập đợt thu riêng cho các học sinh chỉ học một phần của tháng.

Khi có học sinh mới nhập học hoặc chỉ học một số ngày trong tháng (ví dụ: học 1 tuần, 5 ngày…), anh/chị tạo một đợt thu riêng cho các học sinh này.

• Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.
• Chọn tháng cần lập đợt thu, sau đó nhấn Lập đợt thu.
• Tên đợt thu: Phần mềm sẽ tự động đặt tên mặc định cho đợt thu (anh/chị có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu quản lý).
• Tại Danh sách các khoản cần thu, tích chọn khoản thu theo ngày đã tạo.
• Tại cột Số lượng, nhập số ngày học thực tế của từng khoản thu để phần mềm tính đúng số tiền cần thu.
• Nhấn Đồng ý.

Khi đang xem chi tiết danh sách học sinh trong một đợt thu, anh/chị muốn quay lại màn hình danh sách khối lớp để theo dõi số liệu chung của đợt thu hoặc lập đợt thu mới nhưng không thấy nút Lập đợt thu, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập menu Quản lý thu → chọn tab Đợt thu.

Bước 2: Tại giao diện chi tiết danh sách học sinh, nhấn Quay lại ở góc dưới cùng bên phải màn hình.

Bước 3: Phần mềm sẽ chuyển về màn hình danh sách khối lớp để anh/chị xem tổng quan số liệu của đợt thu.

Xử lý: Số tồn của các khoản thu theo ngày/ buổi/ tiết (như ăn bán trú, tiền sửa học đường, học thêm) không cho phép hoàn trả sẽ không chuyển tồn sang tháng sau.

Anh/ chị muốn chuyển tồn sang tháng sau thì khoản thu phải chọn cho phép hoàn trả.

Vấn đề: Làm thế nào để lập được đợt thu bao gồm tuần của tháng trước ?

Cách xử lý:

Phần mềm không hỗ trợ lập một đợt thu có thời gian thuộc nhiều tháng. Nếu cần thu các tuần của hai tháng liên tiếp, anh/chị thực hiện như sau:

• Lập 2 đợt thu riêng cho từng tháng.
• Ví dụ: Học sinh học đến 15/04, nhà trường muốn thu tiền ăn bán trú từ tháng 3 đến ngày 15/04 trong một lần:
  • Lập đợt thu tháng 3.
  • Lập đợt thu tháng 4.
  • Tại phần Chấm ăn của tháng 4, chỉ chấm đến 15/04.
  • Gửi thông báo của cả hai đợt thu. Khi thanh toán, phụ huynh chỉ cần tích chọn cả 2 đợt thu để đóng trong cùng một lần.

Khi lập đợt thu, anh/chị không chọn được danh sách miễn giảm để áp dụng cho học sinh.

Nguyên nhân 1: Danh sách miễn giảm được khai báo khác kỳ

Danh sách miễn giảm được khai báo không đúng kỳ áp dụng của đợt thu nên khi lập đợt thu, phần mềm không hiển thị hoặc không cho chọn danh sách miễn giảm tương ứng.

Ví dụ: Anh/chị lập đợt thu tháng 5 nhưng danh sách miễn giảm đang có kỳ áp dụng là Kỳ I. Do thời gian miễn giảm không bao gồm đợt thu tháng 5 nên khi lập đợt thu, phần mềm không hiển thị danh sách miễn giảm để lựa chọn.

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra và điều chỉnh lại thời gian áp dụng của danh sách miễn giảm như sau:

Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách miễn giảm.

Bước 2: Kiểm tra thời gian miễn giảm của danh sách đang áp dụng có bao gồm thời gian của đợt thu cần lập hay không.

Bước 3: Nếu thời gian miễn giảm chưa đúng, anh/chị nhấn biểu tượng cây bút để sửa lại thời gian miễn giảm, đảm bảo thời gian áp dụng có bao gồm đợt thu đang lập.

Bước 4: Quay lại chức năng Lập đợt thu và kiểm tra lại danh sách miễn giảm.

Nguyên nhân 2: Khoản thu đã được ngừng theo dõi

Sau khi lập đợt thu, khoản thu học phí đã được tích Ngừng theo dõi. Khi đó, phần mềm không tiếp tục cập nhật các thay đổi của khoản thu, bao gồm thông tin liên quan đến danh sách miễn giảm, vào đợt thu đã lập.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện bỏ trạng thái Ngừng theo dõi của khoản thu, sau đó cập nhật lại thông tin miễn giảm cho đợt thu như sau:

Bước 1: Vào Lập kế hoạch thu → Danh sách khoản thu.

Bước 2: Tích Hiển thị khoản thu ngừng theo dõi.

Bước 3: Chọn khoản thu nhấn biểu tượng cây bút để sửa→ bỏ tích Ngưng theo dõi → nhấn Lưu.

Bước 4: Vào Đợt thu → Cập nhật đợt thu.

Bước 5: Chọn Cập nhật miễn giảm, lớp học, số tiền tồn cho học sinh → tích chọn Danh sách học sinh cần cập nhật → nhấn Cập nhật.

Sau khi cập nhật, anh/chị kiểm tra lại thông tin miễn giảm trong đợt thu.

Vấn đề: Khi lập đợt thu tháng hiện tại, anh/chị thấy học sinh có số tồn, số suất tồn hoặc số lượng tồn nhưng không hiển thị số tiền tồn tương ứng.

Nguyên nhân: Anh/chị lập đợt thu tháng hiện tại trước khi chốt đợt thu tháng trước.

Ví dụ: Anh/chị lập đợt thu tháng 7 trước, sau đó mới chốt đợt thu tháng 6. Khi đó, số tiền tồn của tháng 6 chưa được cập nhật sang đợt thu tháng 7.

Cách xử lý: Anh/chị thực hiện cập nhật lại đợt thu tháng hiện tại để phần mềm lấy số tiền tồn từ kỳ trước:

Bước 1: Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần sửa đợt thu, sau đó nhấn Xem chi tiết để xem chi tiết các khoản thu.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc phải màn hình, chọn Cập nhật đợt thu. u.

Bước 4: Nhấn Thực hiện tại mục Cập nhật miễn giảm, lớp học, số tiền tồn cho Học sinh

Bước 5: Tích chọn học sinh cần cập nhật rồi  nhấn cập nhật

Sau khi cập nhật, phần mềm sẽ lấy số tiền tồn còn được sử dụng của kỳ trước vào đợt thu hiện tại.

Nguyên nhân: Sau khi lập đợt thu, trang web chưa được tải lại nên dữ liệu mới chưa được cập nhật trên giao diện.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện F5 hoặc tải lại trang web để phần mềm cập nhật dữ liệu mới nhất, sau đó kiểm tra và thực hiện lại thao tác.

Để sửa tên đợt thu đã lập, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Quản lý thu > chọn tab Đợt thu.

Bước 2: Chọn đúng tháng/đợt thu cần sửa tên.

Bước 3: Nhấn mũi tên xuống bên cạnh tên đợt thu, sau đó nhấn biểu tượng hình bút chì (Sửa).

Bước 4: Tại cửa sổ Sửa tên đợt thu, nhập lại tên đợt thu mong muốn.

Bước 5: Nhấn Đồng ý để lưu thay đổi.

Ví dụ: Có thể sửa tên từ “Đợt 1 tháng 09/2026” thành “Đợt thu BHYT tháng 09 năm 2026”.

Trả lời: Anh/chị có thể xóa học sinh ra khỏi đợt thu để không thu tiền học sinh đó trong tháng tương ứng.

Bước 1: Vào Quản lý thu/ nhấn Đợt thu, sau đó chọn đợt thu cần xóa học sinh ra khỏi đợt thu tháng tương ứng và nhấn Xem chi tiết.

Bước 2: Tại danh sách học sinh trong đợt thu, anh/chị kéo thanh cuộn ngang sang bên phải.

Bước 3: Cuối mỗi dòng học sinh sẽ hiển thị biểu tượng thùng rác, anh/chị nhấn vào biểu tượng này để xóa học sinh khỏi đợt thu hoặc bỏ học sinh khỏi danh sách thu tiền của tháng đó.

Bước 4: Nhấn Đồng ý để xác nhận xóa học sinh khỏi đợt thu.

Bước 5: Sau đó nhấn Lưu để cập nhật lại thông tin trên phần mềm.

Biểu hiện: Khi lập đợt thu tại trường liên cấp có cả cấp Tiểu học và THCS, phần mềm hiện đang tách riêng việc lập đợt thu theo từng cấp học. Vì vậy, trên giao diện Lập đợt thu, anh/chị không thấy có cấp Toàn trường để chọn mà chỉ có thể chọn 1 trong 2 cấp Tiểu học và cấp THCS.

Giải pháp: Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ lập một đợt thu chung cho cả Tiểu học và THCS.

Anh/chị thực hiện như sau:

• Lập 01 đợt thu cho cấp Tiểu học và chọn các lớp/học sinh thuộc cấp Tiểu học.
• Lập 01 đợt thu cho cấp THCS và chọn các lớp/học sinh thuộc cấp THCS.
• Do cùng một khoản thu không được lập ở 2 đợt thu trong cùng một tháng, anh/chị cần tạo 2 khoản thu riêng, tương ứng với từng cấp học. Ví dụ: Học phí – Tiểu học và Học phí – THCS.

Lưu ý: Không thể dùng cùng một khoản thu để đưa vào cả đợt thu Tiểu học và đợt thu THCS trong cùng tháng.

Biểu hiện: Sau khi bổ sung thêm học sinh vào đợt thu, cột Thời gian nộp tiền của các học sinh này bị trống, không hiển thị các mốc thời gian như 01/09, 01/10,… trong khi các học sinh đã có trong đợt thu trước đó vẫn hiển thị bình thường.

Nguyên nhân: Học sinh mới được bổ sung vào đợt thu nhưng nhà trường chưa gửi lại Thông báo thu tiền cho các học sinh này nên cột Thời gian nộp tiền chưa có thông tin, không hiển thị các mốc thời gian như 01/09, 01/10,…

Giải pháp: Anh/chị thực hiện gửi lại Thông báo thu tiền cho các học sinh mới bổ sung:

1. Nhấn Thông báo thu tiền trên giao diện đợt thu.
2. Phần mềm mở ra giao diện Thông báo thu tiền, anh/chị tích chọn lớp cần gửi lại thông báo.
3. Nhấn Gửi.
4. Quay lại đợt thu và kiểm tra cột Thời gian nộp tiền.

Sau khi gửi lại thông báo, thời gian nộp tiền của học sinh sẽ được cập nhật và hiển thị trên cột Thời gian nộp tiền.

Anh/chị cần lập đợt thu để thu tiền ăn của giáo viên, trong đó giáo viên là đối tượng tự đóng tiền cho chính mình. Để thực hiện, anh/chị cần khai báo giáo viên trên hệ thống như học sinh, sau đó tạo khoản thu và lập đợt thu tiền ăn cho giáo viên.

Bước 1: Nhập khẩu danh sách giáo viên

• Vào Hệ thống → chọn Danh sách học sinh.
• Nhấn biểu tượng 3 chấm → chọn Nhập khẩu.
• Tải tệp mẫu nhập khẩu nhanh hoặc tệp mẫu nhập khẩu chi tiết.

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết trên file mẫu

• Anh/chị cần chọn Cơ sở trước, sau đó mới chọn Lớp. Phần mềm sẽ hiển thị danh sách lớp tương ứng với cơ sở đã chọn.
• Nhập thông tin giáo viên, tại cột Lớp chọn Chưa xếp lớp.

• Sau khi nhập đủ thông tin, Nhấn Lưu tệp.

Bước 3: Nhập khẩu danh sách giáo viên vào phần mềm

• Chọn file mẫu đã có dữ liệu → Nhấn Tiếp tục.
  
• Thực hiện nhập khẩu vào phần mềm.

Bước 4: Tạo khoản thu tiền ăn của giáo viên

• Tại menu góc trái, nhấn Lập kế hoạch thu, chọn tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới.
• Tạo khoản thu Tiền ăn giáo viên và khai báo các thông tin của khoản thu theo nhu cầu chi tiết tại đây.

Bước 5: Lập đợt thu

• Lưu đợt thu để thực hiện thu tiền giáo viên chi tiết tại đây.

Cách lập khoản thu và đợt thu cho giáo viên thực hiện tương tự như khi lập khoản thu, đợt thu cho học sinh

Vấn đề: Khi thực hiện nhập khẩu đợt thu, phần mềm báo lỗi “Lỗi cột dữ liệu không hợp lệ”.

Nguyên nhân: Tệp nhập khẩu đang sử dụng có cột dữ liệu không đúng với cấu trúc của tệp mẫu hiện tại trên phần mềm.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện tải lại tệp mẫu nhập khẩu mới trên phần mềm, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp cũ sang tệp mẫu mới và thực hiện nhập khẩu lại.

Trường hợp 1: Đã nhấn “Nhập khẩu bản ghi hợp lệ”

Khi thực hiện nhập khẩu, phần mềm báo có bản ghi không hợp lệ và anh/chị đã nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ, thực hiện như sau:

1. Vào Quản lý thu \ Đợt thu \ Nhập khẩu, tải lại tệp mẫu nhập khẩu mới.
2. Mở tệp mẫu mới và tệp đã nhập trước đó.
3. Sao chép dữ liệu từ tệp cũ sang đúng các cột tương ứng trên tệp mẫu mới.
4. Lưu tệp và thực hiện nhập khẩu lại.

Trường hợp 2: Chưa nhấn “Nhập khẩu bản ghi hợp lệ”

Khi thực hiện nhập khẩu, phần mềm báo có bản ghi không hợp lệ nhưng anh/chị chưa nhấn Nhập khẩu bản ghi hợp lệ, thực hiện như sau:

1. Vào Quản lý thu \ Đợt thu \ Nhập khẩu, thực hiện Nhập khẩu bản ghi hợp lệ.
2. Vào Quản lý thu \ Đợt thu \ Nhập khẩu, tải lại tệp mẫu nhập khẩu mới.
3. Mở tệp mẫu mới và tệp đã nhập trước đó.
4. Sao chép dữ liệu từ tệp cũ sang đúng các cột tương ứng trên tệp mẫu mới.
5. Lưu tệp và thực hiện nhập khẩu lại.

Vấn đề: Khi xem đợt thu hoặc in danh sách miễn giảm, anh/chị thấy học sinh không còn đăng ký miễn giảm nhưng vẫn được ghi nhận miễn giảm trên đợt thu.

Nguyên nhân: Trước đó, học sinh đã có tên trong danh sách miễn giảm. Sau khi xóa thông tin miễn giảm, anh/chị chưa cập nhật lại đợt thu nên dữ liệu miễn giảm cũ vẫn được ghi nhận.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện kiểm tra danh sách miễn giảm và cập nhật lại đợt thu theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra danh sách miễn giảm

• Vào Quản lý thu → Lập kế hoạch thu → Danh sách miễn giảm.
• Tìm kiếm học sinh cần kiểm tra.
• Nếu học sinh không còn thuộc diện miễn giảm, thực hiện xóa học sinh khỏi danh sách miễn giảm.

Bước 2: Cập nhật đợt thu

• Vào Quản lý thu → Đợt thu, chọn tháng đã lập đợt thu cần chỉnh sửa.
• Nhấn Cập nhật đợt thu.

Bước 3: Cập nhật thông tin miễn giảm

• Nhấn Thực hiện tại mục Cập nhật miễn giảm, lớp học, số tiền tồn cho Học sinh.
• Tích chọn học sinh cần cập nhật và nhấn Cập nhật.

Vấn đề: Khi xem chi tiết đợt thu, phần mềm hiển thị số tiền phải thu là một giá trị nhưng khi xuất khẩu đợt thu ra Excel, số tiền phải thu trên file Excel lại khác với số tiền hiển thị trên phần mềm.

Nguyên nhân: Phần mềm tính số lượng theo công thức: Số lượng = Thành tiền / Đơn giá.

Trường hợp anh/chị nhập đơn giá và thành tiền, phần mềm sẽ tự động tính số lượng. Nếu kết quả tính có nhiều chữ số thập phân, phần mềm làm tròn số lượng hiển thị và không thể hiện đầy đủ các chữ số thập phân phía sau.

Khi xuất khẩu ra Excel, file lấy số lượng đã được làm tròn theo giá trị hiển thị trên phần mềm để tính số tiền phải thu theo công thức: Thành tiền = Số lượng × Đơn giá. Do đó, số tiền phải thu trên file Excel có thể khác với số tiền hiển thị trên phần mềm.

Ví dụ: Anh/chị nhập đơn giá là 614.790 đồng, thành tiền là 666.023 đồng. Phần mềm tự động tính số lượng theo công thức:

• Số lượng = 666.023 / 614.790 ≈ 1,0833.
• Do số lượng hiển thị trên phần mềm được làm tròn thành 1,1, nên số tiền phải thu hiển thị trên phần mềm vẫn là 666.023 đồng.
• Khi xuất khẩu ra Excel, số lượng chi tiết là 1,0833. Excel tính số tiền phải thu bằng số lượng nhân đơn giá: 1,0833 × 614.790 ≈ 666.002 đồng.

Như vậy, số tiền phải thu trên file Excel thấp hơn số tiền hiển thị trên phần mềm do số lượng đã được làm tròn khi hiển thị, dẫn đến chênh lệch khi tính toán.

Giải pháp: Đối với trường hợp nhà trường thu bảo hiểm y tế (BHYT) theo thời hạn 11 tháng, 12 tháng hoặc 13 tháng, anh/chị thực hiện thiết lập và thu bảo hiểm y tế theo hướng dẫn chi tiết tại đây