1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và lập đợt thu học hè trên phần mềm EMIS Khoản thu, bao gồm các thao tác tạo lớp học hè, xếp lớp, chuyển lớp học sinh, tạo khoản thu và lập đợt thu học hè.
Trường hợp anh/chị không thấy các tháng hè (tháng 6, tháng 7, tháng 8) tại chức năng Quản lý thu > Đợt thu để lập đợt thu; hoặc đã tạo khoản thu học hè nhưng khi lập đợt thu không hiển thị số lượng, số buổi, chỉ hiển thị thành tiền hoặc không có dữ liệu học sinh để thu, nguyên nhân thường liên quan đến việc chưa thiết lập thời gian học hè, chưa đăng ký khoản thu cho học sinh, đăng ký nhưng không thấy tên học sinh hoặc chưa bật chế độ Nhập chi tiết. Bài viết này hướng dẫn cách thiết lập học hè và xử lý các tình huống thường gặp trong quá trình lập đợt thu học hè như: loại học sinh khỏi đợt thu, lập đợt thu nhưng có cả học sinh không đăng ký học hè,…
Nhà trường có thể tạo riêng các khoản thu học hè như học phí hè, tiền ăn hè hoặc các khoản phát sinh khác, sau đó áp dụng cho toàn trường hoặc từng lớp có học sinh đăng ký học hè.
Bài viết hướng dẫn anh/chị thực hiện các thao tác sau:
- Thiết lập thời gian năm học có bao gồm học hè.
- Tạo lớp học hè và chuyển học sinh sang lớp học hè.
- Tạo mới khoản thu học hè (học phí hè, tiền ăn hè…).
- Đăng ký khoản thu tự nguyện cho học sinh học hè.
- Lập đợt thu học hè cho học sinh.
Lưu ý: Phần mềm không hỗ trợ tạo riêng một năm học mới chỉ để quản lý học hè (tháng 6, 7, 8). Khi có nhu cầu thu học hè hoặc quản lý học sinh học hè, anh/chị thực hiện trên năm học hiện tại bằng cách chỉnh sửa thời gian kết thúc năm học để bao gồm thời gian học hè và tạo lớp học hè riêng.
Chỉ trường mầm non mới có lớp ghép, các trường cấp 1, cấp 2, liên cấp không có khối lớp ghép.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Thiết lập năm học
Chỉnh sửa thời gian kết thúc năm học phù hợp với thời gian học hè thực tế tại đơn vị (Thông thường, năm học chính thức sẽ bắt đầu từ tháng 9 năm N đến hết tháng 5 năm N+1, thời gian học hè từ tháng 6 đến tháng 8 năm N+1.)
- Trường hợp khi tạo năm học mới, anh/chị thiết lập ngày kết thúc năm học là tháng 5 năm N+1 thì cần chỉnh sửa lại thời gian kết thúc năm học để bao gồm cả thời gian học hè vào các tháng 6, 7, 8.
- Tại menu góc trái, nhấn Hệ thống, chọn Thiết lập năm học trong trường Thiết lập. Nhấn biểu tượng cây bút ✎ để thực hiện chỉnh sửa thông tin năm học.
- Cập nhật thời gian kết thúc năm học, bao gồm cả thời gian học hè phù hợp với thực tế quản lý tại đơn vị tại đây.
Bước 2: Tạo lớp học hè
Hiện tại, phần mềm không hỗ trợ đặt tên lớp học hè trùng với tên lớp trong năm học chính thức. Ví dụ: cùng là lớp 1A, anh/chị đặt tên lớp học hè có thêm ký hiệu phân biệt để dễ quản lý, ví dụ: Lớp 1A – Hè. Việc đặt tên khác với lớp chính thức sẽ giúp tránh trùng dữ liệu khi xếp lớp và theo dõi học sinh.
1. Đối với đơn vị hệ đào tạo Mầm non: Khi tạo lớp học hè, anh/chị có thể chọn nhiều độ tuổi trong cùng một lớp.
- Tại menu Hệ thống → chọn Danh sách lớp học. Nhấn Thêm lớp (ví dụ tạo lớp: Lớp học hè và chọn Độ tuổi: Nhóm trẻ 13 – 24 tháng tuổi, Nhóm trẻ 13 – 24 tháng tuổi…)
- Anh/chị tham khảo chi tiết tạo danh sách lớp học hè tại đây.
2. Đối với đơn vị hệ đào tạo Tiểu học, THCS và THPT: Anh/chị tạo lớp học hè theo từng lớp riêng biệt.
- Tại menu Hệ thống → chọn Danh sách lớp học. Nhấn Thêm lớp (ví dụ: Lớp 1 Hè, Lớp 2 Hè… thuộc khối 1 hoặc 2….)
- Anh/chị tham khảo chi tiết tạo danh sách lớp học hè tại đây.
Bước 3: Chuyển học sinh lớp cũ sang lớp học hè hoặc thêm mới học sinh vào lớp học hè
Trường hợp 1: Chuyển học sinh lớp cũ sang lớp học hè
- Tại menu Hệ thống → chọn Danh sách học sinh. Nhấn biểu tượng ✎ Sửa tại dòng học sinh cần chỉnh sửa.
- Chọn Lớp cần chuyển: Lớp học hè.
- Chọn Thời điểm chuyển lớp đúng: Thời gian học hè.
- Anh/chị tham khảo chi tiết chuyển học sinh sang lớp học hè theo hướng dẫn tại đây.
- Đối với các học sinh đã tồn tại ở lớp cũ, nếu anh/chị không có nhu cầu chuyển lớp hè mà chỉ muốn tạo danh sách học sinh cho lớp mới giống với lớp cũ, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn tại Trường hợp 2.
Trường hợp 2: Thêm mới học sinh vào lớp học hè
Cách 1: Khai báo từng học sinh
Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh. Khai báo thông tin học sinh chọn lớp học hè tương ứng tại đây.
- Trường hợp học sinh đã có trong thời gian học chính thức nhưng nhà trường vẫn muốn khai báo thêm vào thời gian học hè, khi thêm học sinh mới anh/chị sẽ tạo mã học sinh khác với mã học sinh đã có trước đó để tránh trùng dữ liệu giữa thời gian học chính thức và lớp học hè.
Khi anh/chị thực hiện Xếp vào lớp tại Hệ thống > Danh sách học sinh, hệ thống sẽ ghi nhận đầy đủ lịch sử chuyển lớp. Khi xem Hồ sơ học sinh > Lịch sử chuyển lớp, anh/chị có thể theo dõi được học sinh đã học ở những lớp nào.
Cách 2: Nhập khẩu học sinh từ Excel
Tại thanh menu bên trái, chọn Hệ thống → trong cột Danh mục, chọn Danh sách học sinh. Nhấn biểu tượng 3 chấm góc trên cùng tay phải ⋯ nhấn Nhập khẩu chi tiết tại đây.
- Trường hợp tệp mẫu không hiển thị lớp học hè, nguyên nhân là do anh/chị đã tải tệp mẫu trước khi tạo lớp học hè trên phần mềm. Anh/chị vui lòng thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tạo lớp học hè trên hệ thống
- Bước 2: Sau khi đã có danh sách lớp học hè, thực hiện xuất khẩu/tải lại tệp mẫu nhập khẩu
- Khi tải lại tệp mẫu mới, phần mềm sẽ cập nhật đầy đủ danh sách lớp học hè vừa tạo.
Khi anh/chị nhập khẩu cập nhật lớp học sinh, hệ thống chỉ cập nhật lớp hiện tại và không ghi nhận lịch sử chuyển lớp, do đó không xem được thông tin học sinh đã học ở lớp nào trước đó.
Khi anh/chị nhập khẩu Excel thêm mới học sinh vào lớp, hệ thống sẽ tạo mã học sinh mới. Vì vậy:
-
- Không kế thừa được số dư, công nợ hoặc dữ liệu liên quan của mã học sinh cũ.
- Khi gửi thông báo thu tiền, phụ huynh cần được cung cấp mã học sinh mới để thực hiện thêm lại học sinh trên ứng dụng.
Lưu ý:
Sau khi kết thúc thời gian học hè, nhà trường có thể thực hiện thao tác chuyển lớp để đưa học sinh từ lớp học hè trở về lớp chính thức hoặc lớp ban đầu theo nhu cầu quản lý thực tế của đơn vị tại đây.
Bước 4: Tạo khoản thu học hè
- Tại menu góc trái, nhấn Lập kế hoạch thu, chọn tab Danh sách khoản thu, nhấn Thêm mới. Anh/chị thực hiện tạo mới các khoản thu như: Học phí hè, Tiền ăn hè….
- Nhập đơn giá…/ đơn vị tính…(nếu đơn vị tính là ngày anh chị tích cho phép hoàn trả).
- Nhấn Lưu.
- Anh/chị tham khảo chi tiết tạo danh sách khoản thu tại đây.
Bước 6: Lập đợt thu học hè
- Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu. Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng cần lập đợt thu học hè, sau đó nhấn Lập đợt thu. Nhập Tên đợt thu (ví dụ: Đợt thu học hè tháng 6) chọn khoản thu học hè. Nhấn Đồng ý.
- Anh/chị tham khảo chi tiết theo hướng dẫn tại đây.
Bước 7: Thông báo thu tiền
- Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu. Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu, anh/chị chọn tháng hè và đợt thu hè cần thông báo thu tiền, sau đó nhấn Thông báo thu tiền
- Anh/chị tham khảo chi tiết theo hướng dẫn tại đây.
Bước 8: In danh sách thu tiền học hè
- Tại menu góc bên tay trái màn hình chọn Quản lý thu/ nhấn tab Đợt thu. Trên màn hình hiển thị danh sách các tháng thu học hè, anh/chị chọn tháng, đợt thu cần in thông báo thu tiền, sau đó nhấn biểu tượng máy in góc tay trái trên màn hình, chọn Thông báo thu tiền/ Danh sách thu tiền.
- Anh/chị tham khảo chi tiết theo hướng dẫn tại đây.
3. Lưu ý
- Bạn chỉ được khai báo thời gian bắt đầu và kết thúc không vượt quá 12 tháng, vui lòng khai báo lại.
- Phần mềm EMIS Khoản thu không hỗ trợ tạo riêng một năm học mới chỉ để quản lý học hè. Khi lập các khoản thu học hè, anh/chị cần chỉnh sửa thời gian kết thúc của năm học hiện tại để bao gồm cả thời gian học hè.
-
Nếu không muốn số lượng tồn, số tiền tồn, tiền thừa hoặc số dư của các đợt thu trước (ví dụ: tiền thừa tháng 5) tự động chuyển tiếp sang đợt thu học hè, anh/chị nên thực hiện hoàn trả trước khi lập đợt thu học hè tại đây. Việc hoàn trả trước sẽ giúp hạn chế tình trạng tiền dư, tiền thừa hoặc công nợ cũ tiếp tục hiển thị và chuyển sang các đợt thu mới.
